dokumenty z posiedzeń zarządu miesięczne

[tomwar]

Witam, jestem nowy w temacie przejąłem obowiązki po odchodzącym zarządzie i miałbym kilka pytań co do dokumentacji które muszą być sporządzane.
Raz w miesiącu spotykamy się na posiedzeniu zarządu i na podstawie wniosków rozpatrujemy i przydzielamy pożyczki, do tej pory zapisywaliśmy to w zeszycie ( Imię Nazwisko wkłady pożyczka ilość rat) teraz po zmianie ustawy próbujemy tworzyć to w wersji elektronicznej.
Jakie dokumenty musimy mieć sporządzone ? Czy protokół z posiedzenia zarządu wystarczy w takiej formie jak poniżej, czy do pkt od 1 do 6 z protokołu są potrzebne dodatkowo uchwały jeśli tak do których punktów je stosować.
Jeśli w trakcie miesiąca będzie konieczność kolejnego posiedzenia zarządu w celu np przekierowania wkładów na spłatę pożyczki, to czy z takiego posiedzenia musi być sporządzony kolejny protokół i uchwała?
Dodatkowo sporządzamy listy do księgowości i działu kadr z danymi członków i informacją o podjętych decyzjach.
Ewentualnie jakie dokumenty będą jeszcze potrzebne ?

Protokół Nr 1/9/2022 z posiedzenia zarządu KZP
l. Obecni członkowie zarządu:
1. ............................................
2. ............................................
3. ............................................
4. ............................................
II. Porządek zebrania:
1. Przydzielanie pożyczek
2. Przydzielanie pożyczek uzupełniających
3. Przydzielanie zapomóg
4. Deklaracje przystąpienia do KZP
5. Wnioski o skreślenie z listy członków KZP
6. Inne Wnioski
III. Krótkie omówienie sposobu realizacji poszczególnych punktów porządku zebrania.
Ad. pkt 1. przydzielono…... pożyczek na łączną kwotę …………….
Ad. pkt 2. przydzielono ….. pożyczkę uzupełniającą.............
Ad. pkt 3. --------
Ad. pkt 4. Przyjęto
Ad. pkt 5. Skreślono
Ad. pkt 6. -----------
Podpisy zarządu

Dziękuję za pomoc

[JanT]

Witam, jestem nowy w temacie przejąłem obowiązki po odchodzącym zarządzie i miałbym kilka pytań co do dokumentacji które muszą być sporządzane.

Przyjęte jest, że odchodzący zarząd powinien przekazać obowiązki nowemu (także pokazać jak te obowiązki dotychczas spełniał).
Skądś wiedzę nowy zarząd musi zaczerpnąć (proszę szukać w internecie, tutaj na pkzp.com.pl, na szkoleniach czy też w książce o KZP).

Raz w miesiącu spotykamy się na posiedzeniu zarządu i na podstawie wniosków rozpatrujemy i przydzielamy pożyczki, do tej pory zapisywaliśmy to w zeszycie ( Imię Nazwisko wkłady pożyczka ilość rat) teraz po zmianie ustawy próbujemy tworzyć to w wersji elektronicznej.

Proponuję na papierze, żeby były podpisy członków organów (chyba, że wszyscy mają podpisy elektroniczne, to można "trzymać wszystko tylko w komputerze").

Jakie dokumenty musimy mieć sporządzone ? Czy protokół z posiedzenia zarządu wystarczy w takiej formie jak poniżej, czy do pkt od 1 do 6 z protokołu są potrzebne dodatkowo uchwały jeśli tak do których punktów je stosować.

Z grubsza tak jak Pan / Pani myśli.

Wszelkie decyzje zarząd przyjmuje uchwałami (czyli poprzez głosowanie).
Protokół może zawierać od razu uchwały (Uchwała może być kolejnym punktem w protokole np. 4. Przyjmuje się nowych członków zgodnie z załącznikiem. Głosów Za - 3; Głosów przeciw - 0); Proponuję "zrzucić się" i przynajmniej kupić jakąś dostępną książkę o KZP - na rynku dostępne są dwie.

Jeśli w trakcie miesiąca będzie konieczność kolejnego posiedzenia zarządu w celu np przekierowania wkładów na spłatę pożyczki, to czy z takiego posiedzenia musi być sporządzony kolejny protokół i uchwała?

Tak, zawsze protokół (może to być jedna kartka A4); oczywiście z uchwałą/uchwałami.


Dodatkowo sporządzamy listy do księgowości i działu kadr z danymi członków i informacją o podjętych decyzjach.

OKAY;
Wchodzi nowa ustawa o KZP i bez chociaż podstawowego szkolenia (lub przynajmniej książki) - to ani rusz.


Ewentualnie jakie dokumenty będą jeszcze potrzebne ?

Jak wyżej


Protokół Nr 1/9/2022 z posiedzenia zarządu KZP
l. Obecni członkowie zarządu:
1. ............................................
2. ............................................
3. ............................................
4. ............................................
II. Porządek zebrania:
1. Przydzielanie pożyczek
2. Przydzielanie pożyczek uzupełniających
3. Przydzielanie zapomóg
4. Deklaracje przystąpienia do KZP
5. Wnioski o skreślenie z listy członków KZP
6. Inne Wnioski
III. Krótkie omówienie sposobu realizacji poszczególnych punktów porządku zebrania.
Ad. pkt 1. przydzielono…... pożyczek na łączną kwotę …………….
Ad. pkt 2. przydzielono ….. pożyczkę uzupełniającą.............
Ad. pkt 3. --------
Ad. pkt 4. Przyjęto
Ad. pkt 5. Skreślono
Ad. pkt 6. -----------
Podpisy zarządu

Dziękuję za pomoc

Radzę jednak przynajmniej umówić się na spotkanie z poprzednim zarządem (oraz księgową prowadzącą KZP), żeby przekazał
obwiązki i sposoby ich realizacji nowemu zarządowi.

Powodzenia, pozdrawiam;