Zacznę od RODO - art. 5.
Napiszę to co najważniejsze jeszcze raz:1. Dane osobowe muszą być:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
2. Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”).
(39) Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane. Zasada przejrzystości wymaga, by wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem tych danych osobowych były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Zasada ta dotyczy w szczególności informowania osób, których dane dotyczą, o tożsamości administratora i celach przetwarzania oraz innych informacji mających zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania w stosunku do osób, których sprawa dotyczy, a także prawa takich osób do uzyskania potwierdzenia i informacji o przetwarzanych danych osobowych ich dotyczących. Osobom fizycznym należy uświadomić ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługujących im w związku z takim przetwarzaniem. W szczególności konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum. Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu.
i dalejdalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);
z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”)
Teraz czym są te materiały archiwalne mówi nam o tym Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach2. Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”).
Art. 1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej „materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Art. 2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.
2. Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:
1) państwowy zasób archiwalny;
2) niepaństwowy zasób archiwalny.
Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.
Art. 8. Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; ich przejście na
własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.
Art. 44. 1. Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną, o której mowa w art. 42, jej materiały archiwalne stają się własnością Państwa, wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
1a. Jeżeli ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczenie materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, było realizowane na zasadach określonych w art. 43a, materiały te:
1) z dniem wszczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki organizacyjnej przechowującej je stają się własnością Państwa i wchodzą do
państwowego zasobu archiwalnego;
2) podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych niezwłocznie po wszczęciu likwidacji lub ogłoszeniu upadłości jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 1.
2. Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa, z następstwami określonymi w ust. 1, decyzją właściwych organów niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
3. Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą być przekazywane w depozyt archiwom państwowym.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, określi warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, w przypadkach określonych w ust. 1–3, uwzględniając wartość historyczną dokumentacji, stan jej uporządkowania i zewidencjonowania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
Art. 11. Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na przechowanie materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.
Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.
Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.
Zatem dokumenty KZP typu:Art. 45. 1. Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
2. Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu
archiwalnego.
3. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą obejmować również zasób historyczny w rozumieniu art. 25 ust. 2.
4. Współpracę archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, z państwową siecią archiwalną określają porozumienia zawarte między ich właściwymi organami a ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
- protokoły posiedzeń organów
- statut i jego zmiany
- uchwały organów (Walne zebranie, zarząd, komisja rewizyjna)
- dokumenty rejestrowe (rejestrujące i wyrejestrowujące)
- a także do niedawna sprawozdania finansowe
będą w kategorii archiwalnej A i będą przechowywane wieczyście lub 25 lat po zakończeniu działalności (likwidacji) KZP lub po zakończeniu ich przetwarzania.
Przypomnę, że przyjęcie członka czy udzielenie pożyczki odbywa się poprzez protokołowaną uchwałę zarządu.
Zapisy Ustawy o KZP mówią zaś:
Zatem jak żyć??Art. 43. 1. Przetwarzanie przez KZP danych osobowych w celu realizacji zadań ustawowych związanych z członkostwem w KZP, w tym gromadzeniem wkładów członkowskich oraz udzielaniem pomocy materialnej w formie pożyczek lub zapomóg, a także dochodzeniem związanych z nimi praw lub roszczeń, następuje na podstawie zgody udzielonej w formie oświadczenia członka KZP, osoby uprawnionej lub poręczyciela.
(...)
5. KZP przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 2:
1) pkt 1 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 10 lat od dnia ustania członkostwa;
2) pkt 2 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 5 lat od dnia wypłaty wkładu członkowskiego;
3) pkt 3 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 5 lat od dnia spłaty poręczanej pożyczki.
6. Upływ terminów wskazanych w ust. 5 obliguje administratora do niezwłocznego zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe w wersji papierowej i trwałego ich usunięcia z nośników elektronicznych.
(...)
10. Zarząd dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 2, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Zarząd usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1.
Najważniejsze z punktu widzenia gospodarczego i historycznego to dokumenty:
- treści statutu, deklaracji, regulaminów i ordynacji wyborczych ze wskazaniem kadencji i osób pełniących kluczowe funkcje
- protokoły ze zgromadzeń wspólników i uchwał wspólników - czyli protokoły i uchwały walnego zebrnia członków lub delegatów
(w tym listy (byłych) członków, okresy członkostwa, statystyki świadczeń)
- protokoły z posiedzeń zarządu i uchwał zarządu
- protokoły z posiedzeń rady nadzorczej i uchwał rady nadzorczej - czyli protokoły i uchwały komisji rewizyjnej
- księgi protokołów, zgromadzeń czy rejestry
- wzory stosowane w różnych okresach działalności np. wzór wniosku, umowy pożyczki
- akta struktury organizacyjnej - oraz dokumenty towarzyszące jej zmianom (np. wydzielenie ze ZZ, przejęcie, fuzja, podział)
- inne istotne gospodarczo lub historycznie dokumenty np. porozumienia ze związkami zawodowymi, umowy świadczenia pomocy przez pracodawców na rzecz KZP, umowy bankowe, przyznane dotacje, organizowane zbiórki, samoistne lub jubileuszowe opisy historii powstania i działalności organizacji.
Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 Nr 38 poz. 173, tj. 2020 poz. 164):
Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Art. 53. 1. Kto bez zezwolenia wywozi materiały archiwalne za granicę lub po wywiezieniu za granicę nie sprowadza ich do kraju w terminie ustalonym w zezwoleniu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
3. Sąd może orzec przepadek materiałów archiwalnych stanowiących przedmiot przestępstwa.
Art. 54. 1. Kto zbywa, pomaga w zbyciu lub nabyciu materiałów archiwalnych wchodzących w skład narodowego zasobu archiwalnego, jeżeli
wiedział, że nabywca chce je wywieźć za granicę bez zezwolenia, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Jeżeli sprawca działał nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
zaś
Zgodnie z Ustawą o ochornie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000):
Art. 107. 1. Kto przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony,
podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
2. Jeżeli czyn określony w ust. 1 dotyczy danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub
światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych przetwarzanych w celu jednoznacznego
zidentyfikowania osoby fizycznej, danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
= = =
[/color]Protokłów i uchwał wszystkich organów - NIE NARUSZAMY i NIE USUWAMY - tak zwierają dane osobowe, ale nie są już przetwarzane zgodnie z celem pierwotnym, ale zgodnie z celem archiwalnym, historycznym i statystycznym - zatem zabezpieczamy je w wewnętrzym ARCHIWUM (jeszcze bradziej ograniczamy i wydzielamy dostęp - tak, by je prawidłowo zabepzieczyć zgodnie z RODO);
Inne dokumenty operacyjne nie będące w kategorii achiwalnej A - np. dokumenty ksigowe czy adresowe, aktualizacje danych i inne dokumenty bieżące zawierające dane osób, które nie są uznane za publiczne lub powszechnie znane możemy po 10 latach od ich odejścia z KZP spokojnie (komisyjnie) brakować.
Dla tych osób znanych lub publicznych - również inne dokumenty mogą okazać się cenne historycznie - pozwólmy ocenić to Archiwum Państwowemu za 25 lat od ich wyłączenia z retencji. Przepisy dot. działaności archiwum chronią dostęp do tych dokumentów (a zarezem danych osobowych, które zawierają) uniemożliwając całkowity dostęp przez okeślony czas (tak, by nie można było informacji wykorzystać względem osoby żyjącej). Dostęp do tych dokumentów może dotyczyć ściśle określonych osób np. komisji historycznej, historyków i badaczy skierowanych przez uczelnie, czy archiwistów. Jak zorganizujemy to w KZP zależy od nas.
A co z danymi elektornicznymi ?? - trwale usuwać - TAK, bezwzględnie - ale tylko z nośników pozostających w bieżącym użyciu (!!) - niedługo zbyt łatwo będzie można się tam włamać (komputery kwantowe itd.). Ale ich kopie pozostawiamy na zabezpieczonych nośnikach zdeponowanych, podobnie jak archiwum papierowe, w archiwum wewnęrznym KZP - całkowicie odizolowanym od Internetu czy sieci wewnętrznych. Zgodnie z metodami archiwalnymi co pewien czas będziemy musieli przegrywać je na nowe nośniki, gdyż stare się degradują. Np. jeśli sprawozdania finansowe nagrywacie na płyty CD to ich trwałość szacuje się na ok. 50-100 lat - ale pod warunkiem dobrej jakości samego nośnika (producent) i odpowiedniego przechowywania. Ciężko uzyskać takie warunki, jeśli miejesce nie jest specjalnie przygotowane, więc bezpieczniej określić krótszy np. 10 lub 20 letni okres wykonywania wtórnika. Dla dysków hdd to ok. 10 lat, ale wiele z nich już po 3 latach eksploatacji lub właśnie zaprzestania eksploatacji zaczyna się psuć. Warto więc odpowiednio to zorganizować np. zdublować same nośniki lub powierzyć całość profesjonalnej firmie. Ważne - jest to działalność REJESTROWANA, a firma musi być wpisana do odpowiedniego rejestru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
(dla zainteresowanych link: https://www.archiwa.gov.pl/pl/dla-uzytkownikow/dokumentacja-pracownicza/4238-ewidencja-przechowawc%C3%B3w-akt-osobowych-i-p%C5%82acowych )
Powodzenia!