wykaz składek na wniosek członka kasy

Tutaj rozmawiamy o PKZP.

Moderator: admin

wykaz składek na wniosek członka kasy

Postprzez sylpach » 14 lut 2020, o 07:32

Witam serdecznie ,
bardzo proszę o pomoc jak poprawnie odpowiedzieć na wniosek członka kasy:
"proszę o szczegółowy wykaz comiesięcznych składek odprowadzonych do kasy od 1 września 1994r w terminie 7 dni "
- problem polega na tym, że obecna kasa w międzyczasie zmieniała przynależność w jednostkach które zostały zlikwidowane i dokumenty zostały przekazane do archiwum (wersja papierowa kartotek)
- jestem inspektorem w kasie od 3 lat i dostęp do informacji o wys. wkładów mam od 2012r. (od tego czasu jest program komputerowy)
- czy taka prośba nie powinna być skierowana do działu rozliczeń płac ? (ponieważ dzień 1 września 1994r. jest prawdopodobnie dniem przyjęcia do pracy)
- kasa zgodnie z Rozporządzeniem przekazuje co roku w miesiącu styczniu wszystkim członkom kasy salda wkładów i pożyczek z klauzulą : proszę o sprawdzenie zgodności podanych sum, ewentualne niezgodności należy zgłosić do Zarządu kasy w terminie 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia. Niezgłoszenie reklamacji uznaje się za potwierdzenie zgodności wkładów i zadłużenia.
- czy termin 7 dni jest zasadny ??? (obsługuję sama 1400 osób wiadomo że jest okres sprawozdań i bilansu, posiedzenia Zarządu raz w miesiącu )
pozdrawiam Sylwia
sylpach
 
Posty: 3
Dołączył(a): 8 lis 2018, o 20:59

Re: wykaz składek na wniosek członka kasy

Postprzez AgataW » 16 lut 2020, o 20:27

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumentację księgową przechowuje się do 6 lat.
Osobiście przekazałabym bieżące potwierdzenie salda członkowi PKZP, a po informacje dodatkowe skierowałabym członka PKZP do rachuby płac.
AgataW
 
Posty: 5
Dołączył(a): 19 lip 2019, o 23:07

Re: wykaz składek na wniosek członka kasy

Postprzez Gt_ » 1 kwi 2020, o 09:34

Pani Agato,
AgataW napisał(a):Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumentację księgową przechowuje się do 6 lat...

okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych to faktycznie 5 ostatnich (zamkniętych) lat, więc faktycznie można byłoby zrobić skrót myślowy, że przechowuje się 6 lat - licząc z bieżącym, ale tutaj mamy zbieg kilku różnych tytułów do udzielenia informacji - więc nie możemy powiedzieć, że po 6 latach całą dokumentację księgową możemy zniszczyć i nie interesuje nas nic więcej! Ale po kolei.

Pierwszy tytuł do udzielenia informacji dotyczy zapisów księgowych sensu stricte.

Jeżeli jako osoba fizyczna, prawna lub strona umowy, albo innego zdarzenia gospodarczego w przypadku, gdy stwierdzamy jakąś nieprawidłowość, błąd lub pomyłkę w posiadanych dokumentach księgowych lub ich brak, mamy obowiązek to wyjaśnić lub wnioskować o wyjaśnienie. Przyjmuje się, że ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie PKZP księgowość kas ma być prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości to po stronie kasy leży ciężar udokumentowania zdarzeń gospodarczych, a nie na członku (wynika to również z interpretacji KC, który na osoby prawne nakłada ten obowiązek, a w tym zakresie PKZP jest traktowana jako osoba prawna). Stąd na wniosek członka muszą zostać udzielone wyjaśnienia i informacje lub np. wystawione duplikaty dokumentów (nie na pracodawcy chyba, że wynika to bezpośrednio z umowy pomiędzy PKZP i Pracodawcą albo na kancelarii księgowej, gdy łączy ją umowa z PKZP).

Zarząd lub upoważniona osoba odpowiedzialna za księgowość PKZP (lub upoważniony pracownik pracodawcy, jeśli prowadzi księgowość zgodnie z umową o świadczenie bezpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz PKZP) na wniosek uprawnionego złożony do zarządu PKZP jest zobowiązany udzielić Informacji o stanie wkładów i zobowiązań, a także wyjaśnień w każdej innej kwestii.

Innym tytułem do udzielenia informacji każdemu członkowi bez wniosku za to raz do roku jest Rozporządzenie w sprawie PKZP zawierające tę dyspozycję. Najczęściej informacja taka udzielna jest na 31.12 poprzedniego roku i stanowi potwierdzenie lub uzgodnienie salda dla zamykanego księgowo roku. Jeśli więc członek w ciągu 14 dni (OD DATY OTRZYMANIA POTWIERDZENIA SALDA) nie zgłosi nieprawidłowości to saldo uznaje się za uzgodnione i można zamknąć księgi za dany rok.

Punktem odniesienia dla danych księgowych, są te dostępne dla Zarządu / księgowości PKZP (lub pracodawcy), czyli obejmujące najczęściej bieżący rok oraz przechowywane ostatnie zamknięte lata - podręczne dwa oraz archiwalne pięć w programie księgowym, a jeśli księgowość jest prowadzona ręcznie to informacje znajdujące się na aktualnych kartach kontowych. Proszę pamiętać, że mówimy tutaj o dokumentacji stricte księgowej tj. opartej na dowodach księgowych, poleceniach księgowania itd. Dokumentacja starsza również może być przechowywana i nie ma powodów do jej brakowania. Ustawa nie mówi o jej brakowaniu, a jedynie minimalnym okresie przechowywania.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości zapisy księgowe dla każdej jednostki prowadzone są odrębnie. Stad zapisy księgowe w księgowości PKZP oraz w księgowości pracodawcy - prowadzone na imiennych kontach członków w odniesieniu do posiadanych wkładów i udzielanych pożyczkach oraz udzielanych zapomóg, mogą nie być równoważne! Kwoty otrzymywane od pracodawcy - np. niepełne potrącenia rat pożyczek ograniczonej minimalnym dopuszczalnym obciążeniem wynagrodzenia itd. lub wkłady odprowadzone na PKZP nie uwzględniają wypłat lub wpłat indywidualnych, więc rachuba płac najczęściej ma kompletnie inne kwoty(!)

Zupełnie inną podstawa prawną, trzecią, jest przyznanie prawa do informacji osobom, których dane osobowe PKZP przetwarza. Zarówno w poprzednim porządku prawnym jak i po wprowadzeniu RODO i jego reformie - PKZP jako jednostka organizacyjna kompletowała i kompletuje dokumenty ewidencyjne i tylko niektóre z nich stanowią jednocześnie dowody księgowe. Mówimy tutaj o deklaracjach przystąpienia lub skreślenia, wniosku o zwieszenie spłaty czy zmianie wysokości składki lub raty, wykazie wpłaconych i wypłaconych środków w danym roku (czyli raport członka z księgi głównej itd. Dokumenty te jednostka ma obowiązek przechowywać przez cały czas trwania członkostwa i po jego ustaniu, gdyż dokumentują jego przebieg. Powinny się tam znaleźć również wydruki lub zapisy starych kart kontowych członka, przekazywanej informacji o saldach za zamknięte lata i wszelka, związana z danym członkiem, dokumentacja. Dopiero sprzeciw na przetwarzanie danych wprowadzony w ostatnich latach pozwala na usunięcie części danych, co do których nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania. Np. deklarację przechowuje się jeszcze 5 lat po zakończeniu działalności i dopiero archiwum państwowe decyduje o możliwości jej brakowania.

Jeśli taką dokumentację Zarząd posiada - ma obowiązek (zgodnie z RODO) - na jego wniosek udostępnić ją członkowi. Udostępnienie nie polega na fizycznym dostępie do papierów, choć może przyjąć taką formę (choć bardzo rzadko), ale z reguły na przekazaniu informacji jakie dokumenty lub jakie informacje znajdują się posiadaniu PKZP (np. imię, nazwisko, nazwisko panieńskie, imiona rodziców, wysokość dochodu itd.). Jeśli więc nie dysponujemy jakimiś informacjami (nie przetwarzamy ich) powinniśmy poinformować członka, że takich danych nie przetwarzamy i jaki zakres informacji posiada kasa o nim lub o niej. Jeśli informacji za dany okres nie posiada to - również nie może udzielić mu w tym zakresie informacji.

Wykaz składek należy do dokumentacji księgowej - ale powinien być również możliwy do ustalenia z dokumentacji ewidencyjnej tj. listy potrąceń
czyli korespondencja wychodząca zarządu lub listy uzgodnień - korespondencja przychodząca.
Jeśli pomimo analizy całej dostępnej dokumentacji nie posiadamy wiedzy o przebiegu składek, a jednocześnie nie możemy jej ustalić gdyż np. dokumentacja prowadzona była w innym programie księgowym lub w formie papierowej i została zniszczona lub zaginęła to należy przekazać tę informację członkowi.

Ostatnim tytułem do udzielenia informacji jest dokumentacja pracodawcy. W tym zakresie PKZP nie ma kompetencji i nie odpowiada za te informacje, a już bezpośrednio pracodawca. Ważne, aby pamiętać, że dokumentacja pracodawcy MOŻE NIE BYĆ ZGODNA z dokumentacją PKZP. W kasach zdarza się to bardzo często, zwłaszcza, gdy odrębne programy programy ewidencyjne lub księgowe posiada rachuba płac, księgowość pracodawcy, księgowość PKZP. Nie można przyjmować za podstawę do zmiany zapisów w dokumentacji księgowej PKZP zapisów innej dokumentacji (!) - chyba, że po rozstrzygnięciu sądowym taką interpretację zapisów podzieli sąd.

Powodzenia!
Gt_
 
Posty: 52
Dołączył(a): 22 lut 2019, o 07:16
Lokalizacja: Kraków


Powrót do Wszystko o PKZP

Kto przegląda forum

Użytkownicy przeglądający ten dział: Brak zidentyfikowanych użytkowników i 7 gości

cron