Komisja Rewizyjna- RODO

Tutaj rozmawiamy o PKZP.

Moderator: admin

Komisja Rewizyjna- RODO

Postprzez Agnieszol » 15 kwi 2020, o 18:51

Dzień Dobry.
Mam do Państwa kilka trudnych pytań w zakresie działania Komisji Rewizyjnej.
1.Jestem członkiem 3 osobowej Komisji dość dużej Kasy. Komisja w nowym składzie działa od niedawna.Niestety w mojej ocenie nie doskonale.Największy problem to brak KOLEGIALNEGO działania.Członkowie nie pracują wspólnie,mają odmienne zdanie na temat zasad działania Komisji.Nadmieniam ,że Kasa nie posiada Regulaminu w tym zakresie ,a pozostali członkowie Komisji nie są zainteresowani żeby go opracować.Dodatkowo istotny jest fakt ,że przewodnicząca Komisji jednocześnie sprawuje wysoką funkcję w Zakładowych Związkach Zawodowych.Czy zatem "społeczny nadzór Związków" nad Kasą ( tak więc nad jej wszystkimi organami także Komisją Rewizyjną )jest możliwy przez członka organu Kontrolującego.Czy ta sama osoba może siebie nadzorować ? Czy nie ma tu sprzeczności interesów ?.Jeśli tak to jak tą sytuacje rozwiązać ?Czy macie Państwo dobre praktyki w tym zakresie , a może znacie wykładnie która by jednoznacznie wyjaśniała taką sytuacje.

2.Drugie pytanie dotyczy RODO.Zarząd opracował dokumenty ( wniosek,deklaracje) dostosowując je do RODO .Walne Zebranie zatwierdziło je do stosowania.W dokumentach jako administrator danych wskazana jest KASA- tak więc wszystkie jej organy .Wskazane są również cele w jakich są przetwarzane dane, a oświadczający je udostępnia.Nie ma jednak zapisu o celu KONTROLNYM.Czy zatem nie posiadając takiego wskazania celu przetwarzania danych, Komisja Rewizyjna może wykonywać swoje czynności posiłkując się dokumentami zawierającymi dane osobowe( w materiale źródłowym do kontroli znajdują się dane osobowe członków,poręczycieli ).

Proszę o pomoc! Z góry dziękuję za Państwa uwagi !Pozdrawiam! :D :D
Agnieszol
 
Posty: 2
Dołączył(a): 15 kwi 2020, o 17:03

Re: Komisja Rewizyjna- RODO

Postprzez Gt_ » 17 kwi 2020, o 14:11

Witam,

AD 1.
Komisja w nowym składzie działa od niedawna.Niestety w mojej ocenie nie doskonale.Największy problem to brak KOLEGIALNEGO działania.Członkowie nie pracują wspólnie,mają odmienne zdanie na temat zasad działania Komisji.

-- działa zgodnie z prawem i KOLEGIALNIE :-)

Skoro 1/3 ma inne zdanie niż 2/3, znaczy, że jest w mniejszości, ale nie znaczy że ma rację (lub że jej nie ma). Kolegialność polega na tym, że decyzje są głosowane i może Pani swój odmienny głos zaznaczyć. Jeśli kiedyś dojdzie do konfrontacji skutków kontroli (lub ich zaniechań) to będzie to jasny dowód kto co zrobił. Do tego czasu wszystko jest w porządku i demokracja "działa". Decyzje nie muszą (nawet nie powinny) być zawsze jednomyślne.
Należy jednak przyjąć wspólny i zgodny sposób pracy. Np. umawiamy się, że widzimy się co 3 tygodnie, umawiamy się, że przebieg każdego spotkania jest udokumentowany (protokół), umawiamy się, że aby decyzja była wiążąca wystarczą 2 z 3 podpisów itd. Ale gdyby tak przyjęte ustalenia nie były honorowane - jedynym środkiem jest odwołanie się do decyzji WALNEGO ZEBRANIA. To członkowie są suwerenem. No chyba, że dochodzi do łamania prawa - ale wtedy należy powiadomić organy ścigania (policja/prokuratura/służby itd.).

Kasa nie posiada Regulaminu w tym zakresie

- nie jest to wymogiem. W wielu sytuacjach może być pomocny, ale może też ograniczać zakres działania komisji lub spowodować dodatkowe zagrożenie. Np. barak identyfikowania nowych zagrożeń i twarde trzymanie się raz opracowanego schematu.
Dobrą praktyką może być stworzenie regulaminu określającego minimalny zakres zadań i zalecaną ich częstotliwość, ale bez zamykania katalogu czy form działania.

przewodnicząca Komisji jednocześnie sprawuje wysoką funkcję w Zakładowych Związkach Zawodowych

- można uczestniczyć w wielu działaniach społecznych nie wolno jednak przenosić lub ujawniać informacji pomiędzy nimi. Gdyby doszło do tego, zwłaszcza względem danych osobowych jest to przestępstwo ścigane z urzędu, obarczone karą pozbawienia wolności do lat 2 lub w przypadku danych szczególnych do lat 3. Przetwarzanie danych jest niedopuszczalne (Art. 107 ust.1) lub dokonuje tego osoba, która nie jest uprawniona, do ich przetwarzania (ust.2) oraz ew. utrudnianie kontroli przetwarzanych danych (Art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych ze zm.)

Dobrą praktyką jest złożenie oświadczenia przez osobę siedzącą "na dwóch stołkach" o wyłączeniu się ze spraw, które dotyczą wzajemnych relacji OBU podmiotów tj. wstrzymywanie się od głosu podczas głosowań, niezabieranie głosu w dyskusji itd. lub określenie afiliacji wiodącej, tak, by w przypadku przeplotu lub konfliktu interesów pozostali wiedzieli, względem której organizacji osoba zachowa lojalność i będzie uczestniczyła w głosowaniach, a w której będzie się wstrzymywać i wyłączać.

Czy zatem "społeczny nadzór Związków" nad Kasą ( tak więc nad jej wszystkimi organami także Komisją Rewizyjną )jest możliwy przez członka organu Kontrolującego


--- TAK.
Nadzór nie jest działaniem osobowym tylko organizacyjnym.

Czy ta sama osoba może siebie nadzorować ?


--- NIE MOŻE.

Osoba, która ze względu na zasiadanie w dwóch organizacjach mogłaby sama siebie kontrolować, w instytucji kontrolnej musi się wyłączyć i poddać kontroli pozostałych osób z tej instytucji. Powinna być również przez organizację kontrolującą wykluczona ze wszelkich działań związanych z tą kontrolą i nie powinna mieć wglądu w taką dokumentację czy wpływu na jej wynik.

Nadzór związków jest ograniczony tylko do jednego działania wyrażonego przez: zapoznanie się z udostępnionym (!) sprawozdaniem finansowym. Więc dostęp pojedynczej osoby do większej ilości danych absolutnie nie może przełożyć się na decyzje związku zawodowego dot. czy kontroli czy innych działań. Osoba ujawniająca dodatkowe informacja np. z obrad komisji rewizyjnej bez upoważnienia WZ lub dane osobowe może odpowiedzieć za to i karnie (wcześniejsze paragrafy) i cywilnie (np. pomówienie).

Czy nie ma tu sprzeczności interesów ?


--- Zasadniczo nie ma. Oba organy tj. komisja rewizyjna kasy i zarząd organizacji związkowej mają zapewnić bezpieczeństwo i transparentność działania PKZP. Gdyby jednak działania osób zasiadających w obu organizacjach ukierunkowane zostały na popełnienie przestępstwa to działanie takie kwalifikowałoby się pod zorganizowaną grupę przestępczą (gdyż zaangażowane są już nie tylko osoby fizyczne, ale też prawne). Więc osoby zaangażowane w wiele dzieł społecznych muszą odznaczać się szczególną dbałością o pozostanie bezstronnym, a nawet stosować samoistne wykluczenie się w konkretnych sytuacjach np. podczas głosowań.

Czy macie Państwo dobre praktyki w tym zakresie , a może znacie wykładnię, która by jednoznacznie wyjaśniała taką sytuację?


- - - Podstawowa wykładania sądów względem oceny zachowania w sytuacjach sprzeczności interesów zasadza się na gruncie szkody tj. kodeksu cywilnego tj. Czyny niedozwolone - Art. 415. [Zasada winy] Kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. oraz Art. 422. [Nakłanianie, pomocnictwo] Za szkodę odpowiedzialny jest nie tylko ten, kto ją bezpośrednio wyrządził, lecz także ten, kto inną osobę do wyrządzenia szkody nakłonił albo był jej pomocny, jak również ten, kto świadomie skorzystał z wyrządzonej drugiemu szkody.. Więc do czasu, gdy nie ma konkretnego zdarzenia wyrządzającego komuś szkodę - taka "ogólna" interpretacja nie może się pojawić. Decyzje do póki nie wyrządziły konkretnej szkody i nie są z mocy prawa nieskuteczne - domniema się za dobre.
Jeżeli nie ma określonego w konkretnych przepisach (np. w statutach związku lub pkzp) zakazu zasiadania w jakiś ciałach kolegialnych - również nie ma podstawy do zabronienia takiej praktyki. Natomiast, gdyby taki zapis pojawił się, należałoby przyjąć oświadczenie o zasiadaniu lub niezasiadaniu w organach innych podmiotów.

Mam nadzieję, że coś wyjaśniłem - jeśli słabo - proszę pytać dalej.

Ad 2.
KASA- tak więc wszystkie jej organy

- - - to nie jest równoważne (!). Kasa jest "jednostką organizacyjną nieposiadającą PEŁNEJ osobowości prawnej" tzn. posiada NIEPEŁNĄ osobowość prawną. We wskazanych, opisanych działaniach odpowiada tak jak osoba prawna np. w sprawach związanych z RODO. We wszystkich działaniach jest reprezentowana tylko przez jeden organ tj. Zarząd, a nie przez swoje 3 organy, przez które działa. Zakres zadań zależy od organu i nie trzeba tego dodatkowo opisywać bo wynika zarówno z Rozporządzenia w sprawie PKZP jak i statutu kasy.

Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest PKZP, a nie zarząd lub komisja rewizyjna. Odpowiednio do swoich zadań każdy z organów ma swój zakres zadań oraz odpowiedzialności. PKZP jako ADO upoważnia konkretne osoby do przetwarzania konkretnych zbiorów danych, którymi dysponuje. Członkowie zarządu czy komisji rewizyjnej powinni zostać upoważnieni (upoważnienie podpisuje zarząd PKZP jako organ na rzecz osoby fizycznej) do przetwarzania wszystkich zbiorów danych, w odróżnieniu np. od osoby dokonującej uzgodnienia list potrąceń, która nie potrzebuje znać np. danych osobowych poręczycieli.

Nie ma jednak zapisu o celu KONTROLNYM.

- nie musi być takiego zapisu.

Czy zatem nie posiadając takiego wskazania celu przetwarzania danych, Komisja Rewizyjna może wykonywać swoje czynności posiłkując się dokumentami zawierającymi dane osobowe (w materiale źródłowym do kontroli znajdują się dane osobowe członków,poręczycieli ).


- - - TAK - KOMISJA REWIZYJNA MOŻE POSIŁKOWAĆ SIĘ DOKUMENTAMI ZAWIERAJĄCYMI DANE OSOBOWE.

Nie dość, że może - to jeszcze - ma taki obowiązek.
Celem komisji rewizyjnej jest bezpieczeństwo PKZP, którego nie można zapewnić bez dostępu do danych w tym do danych osobowych członków, którymi również są dane finansowe członków. Komisja rewizyjna ma najwyższy poziom uprawnień kontrolnych (jest organem) tj. może kontrolować WSZELKIE dokumenty organizacji - zarówno księgowe, ewidencyjne, osobowe, strategiczne, formalne czy planistyczne. Nie ma innego ciała, organu lub instytucji, które może mieć większy wgląd w to co "dzieje się" w kasie. Ale też KR nie może podejmować działań np. w zastępstwie za zarząd polegających na udzielaniu pożyczki czy anulowaniu spłat itd.
W przypadku wątpliwości możne skontrolować również tożsamość samego członka, pracownika czy ważność dowodu tożsamości.

Cel, który jest określony w deklaracji odpowiada zgodzie na przetwarzanie danych osobowych jako członka organizacji. Najczęściej w tym samym zdaniu "deklaracji" znajduje się deklaracja przyjmowanego członka, że znane są mu przepisy, na podstawie których PKZP działa oraz statut i uchwały, które organizują sposób działania. Udzielenie dodatkowej celowej zgody nie jest tu już potrzebne. Nie należy ona do kategorii zastrzeżonych zgód jak np. udzielenie odrębnej zgody na różne kanały komunikacji czy działania marketingowe.
Takie zgody wymagałyby odrębnych zapisów i zgód.

Zgodnie z aktualną interpretacją, do czasu, gdy osoba nie wyrazi intencjonalnej zgody (obowiązek udokumentowania po stronie osoby prawnej) na komunikację elektroniczną jako jedyny kanał komunikacji z członkiem pozostaje tradycyjna poczta kierowana do adresu jego adresu. Dobrą praktyką jest więc, już w deklaracji dopisać zgodę na komunikację elektroniczną wraz z adresem poczty e-mail - na którą możemy kierować taką korespondencję. Ale ważne! Na gruncie kodeksu cywilnego - tak realizowana korespondencja nawet jak zawiera dyspozycję - nie ma mocy oświadczenia woli, nie może więc zastąpić wniosku o pożyczkę czy umowy. Warto o tym pamiętać.
Gt_
 
Posty: 54
Dołączył(a): 22 lut 2019, o 07:16
Lokalizacja: Kraków

Re: Komisja Rewizyjna- RODO

Postprzez Agnieszol » 18 kwi 2020, o 10:37

Dziękuję za odpowiedź.Z przyjemnością zapoznałam się z Pana szczegółową opinią.
Mam kolejne pytanie .
Jak według Pana należy ocenić działanie na rzecz " interesu społecznego "( lub wbrew temu interesowi ) w odniesieniu do Zarządu( Art 27) w następującej sytuacji:
Zarząd zwraca się do instytucji zewnętrznej ( Bank) o udostępnienie materiałów archiwalnych - przy czym wiąże się to ze znaczną opłatą na rzecz Banku. Koszty takie nie są " Statutowo" przewidziane.Materiały te dotyczą odległych lat i zwraca się o nie Komisja Rewizyjna bez uzasadnienia , wskazania konkretnego powodu ich kontroli.Odrębnym problemem jest w tym wypadku RODO .Moje pytanie jest następujące : czy narażenie Kasy na nieuzasadnione ( "nieumocowane") koszty jest naruszeniem "interesu społecznego "członków Kasy przez Zarząd, a może jest to naruszenie przez Komisje Rewizyjną??? , a Zarząd w tym wypadku spełnia jedynie jej wskazania.Jak w takim wypadku należałoby postąpić? Czy i kto ewentualnie powinien zwrócić się o stanowisko do prawnika o wydanie opinii.I czy taka opinia jest wystarczająca by opierać na niej swoje postępowanie? Wiem ,że pytanie jest dość trudne a sytuacja specyficzna , ale zależy mi na Państwa opinii w tej kwestii.Każde nowe spojrzenie daje nam szansę na właściwe postępowanie ,a na tym nam najbardziej zależy.
Pozdrawiam
Agnieszol
 
Posty: 2
Dołączył(a): 15 kwi 2020, o 17:03

Re: Komisja Rewizyjna- RODO

Postprzez Gt_ » 22 kwi 2020, o 11:19

Szanowni Państwo,

zwraca się o nie Komisja Rewizyjna bez uzasadnienia

- KOMISJA REWIZYJNA ma do tego prawo i bardzo dobrze, że to robi, a Zarząd nie może w żaden sposób kontroli utrudniać, "racjonalizować" lub ignorować. To prerogatywa KR, aby badać, a następnie przedstawić wyniki kontroli. Zarząd nie powinien nawet tego komentować tylko niezwłocznie i w jak najlepszej wierze wykonać wszystkie zalecenia.

Co do kosztów... wszelkie koszty prowadzenia działalności gospodarczej kasy powinien pokrywać podmiot, który może w pełni to zrobić - czyli PRACODAWCA. Jeśli tego nie robi, należności należy pokryć z funduszu zabezpieczenia tj. funduszu rezerwowego, co bank zrobi bez pytania kogokolwiek o to. Bank zgodnie z prawem bankowym obciąża rachunek posiadacza bez względu na to czy istnieją paragrafy w jego statucie, czy jakimś rozporządzeniu pozwalające pokrywać mu takie koszty czy nie. Więc jeśli zarząd lub komisja rewizyjna poprosi o dodatkowe dane (nawet płatne) zostaną pokryte z rachunku posiadacza, a PKZP zaksięguje je na koszt funduszu rezerwowego.

Odrębnym problemem jest w tym wypadku RODO

- RODO reguluje kiedy i w jaki sposób osoby prawne oraz inne jednostki organizacyjne mogą przetwarzać dane osobowe osób fizycznych. Skoro PKZP może przetwarzać dane np. swych członków - mogą to robić wszystkie organy odpowiednio do swoich kompetencji. KR może przetwarzać dane członków czy byłych członków organizacji, więc tutaj RODO nie będzie miało jakiegoś specjalnego zastosowania. KR przetwarza pod zwykłymi warunkami tj. po złożeniu oświadczenia o odpowiedzialności za dane i po uzyskaniu upoważnienia przez Zarząd (co powinno stać się równocześnie z odebraniem wzorów podpisów od członków nowo powołanej komisji rewizyjnej). Wszyscy członkowie Zarządu oraz wszyscy członkowie Komisji Rewizyjnej powinni mieć PEŁNY wgląd we wszystkie posiadane przez PKZP dane osobowe. Ograniczeniu przetwarzania danych podlegać powinny księgowe, osoby prowadzące kasę, kasjerzy itd. - im wystarczy udzielić upoważnienie do przetwarzania danych im niezbędnych.
Tutaj nie widzę problemu.

Jak w takim wypadku należałoby postąpić? Czy i kto ewentualnie powinien zwrócić się o stanowisko do prawnika o wydanie opinii.

O opinię prawną może się zawsze zwrócić dowolny członek zarządu lub komisji rewizyjnej (chyba, że zwyczajowo jest przyjęte, że robi to przewodniczący lub cały organ). Odpowiedź kancelaria/prawnik powinien przekazać do wiadomości obu zainteresowanych organów i osoby wnioskującej. Koszt opinii prawnej poniesie oczywiście pracodawca. Jeśli odmówi - można poprosić związki zawodowe o opinię ich prawnika.

I czy taka opinia jest wystarczająca by opierać na niej swoje postępowanie?

Opinie prawne mogą być wzajemnie sprzeczne, podobnie jak wyroki sądów czy urzędów. Urok życia w RP :-)
Do działania wystarczające jest przekonanie, że działa się w dobrej wierze wykonując lub zaniechując czegoś. Opinia jest pomocna, ale gdyby w przyszłości rozpatrywał to sąd to wcale nie musi brać takiej opinii pod uwagę. Gdyby opinia była wadliwa - to w osobnym postępowaniu problemy będzie miał prawnik, ale nie wpłynie to na ew. osąd w tej sprawie.

Podsumowując:
- jeśli jest uzasadniony interes ustalenia (lub potwierdzenia) stanu faktycznego wkładów, udzielonych pożyczek i spłat poprzez dokumentację bankową - należy to uczynić;
- opinia prawna nie jest potrzebna - działania mieszą się w kompetencjach organów;
- interes jest uzasadniony gdy: a) pomimo obowiązku - nie posiadamy takiej dokumentacji (należy ją odtworzyć), b) posiadana dokumentacja wskazuje na błąd lub nieprawidłowość (znaleźć i skorygować), c) zażądała tego uprawniona osoba (np. członek lub pracodawca), d) zachodzi podejrzenie, że dokumentacja została zafałszowana, a podjęte działania służą zebraniu dowodów do ew. zgłoszenia organom ścigania itd.
- komisja rewizyjna powinna prowadzić różne rodzaje kontroli w tym analizę nowych zagrożeń (np. cyber-przestępczość, czy pranie pieniędzy)
- zarząd powinien wykonywać zalecenia komisji rewizyjnej,
- działania obu organów domniemuje się, że są w dobrej wierze.

powodzenia

Gt_
Gt_
 
Posty: 54
Dołączył(a): 22 lut 2019, o 07:16
Lokalizacja: Kraków


Powrót do Wszystko o PKZP

Kto przegląda forum

Użytkownicy przeglądający ten dział: Brak zidentyfikowanych użytkowników i 14 gości

cron