Witam
Od 8 miesięcy jestem w Zarzadzie PKZP, która istnieje od około 40 lat. Wczoraj od osoby prowadzącej kasę dostałem listę osób z ilością wkładów oraz pożyczek, zrobiłem bilans i sprawdziłem z faktycznym stanem konta i brakuje dość dużej kwoty.
Pani która zajmowała się obsługą kasy odeszła na emeryturę a poprzedni Zarząd powoli się wykruszał (pracownicy odchodzili na emeryturę itp.). Przez dłuższy czas, kasa działała w ten sposób, że były składane wnioski, rozpatrywane (nie wiem przez kogo) i wypłacane pieniądze przez Panią która miała dostęp do konta pomimo, że jej kadencja w Zarządzie wygasła.
Nie ma żadnych dokumentów z kontroli, żadnych sprawozdań z działaności kasy, dopiero wstępny szacunek, który udało mi się zrobić.
Zorganizowałem spotkanie ze Związkami Zawodowymi i obecnym Zarządem w celu wyjaśnienia sytuacji.
Chciałem się na forum dowiedzieć, czy powinienem napisać jakieś oficjalne pismo o zauważonych nieprawidłowościach.
Niezgodności finansowe w PKZP
Moderator: admin
Re: Niezgodności finansowe w PKZP
Witam,
TAK - należy sporządzić notatkę (w formie oświadczenia na razie do szuflady) opisującą sytuację i już stwierdzone nieprawidłowości, rozbieżności i braki oraz zacząć kompletować oświadczenia (notatki) innych osób, które mogą mieć na ten temat wiedzę (pracodawca, banki). Zanim nie stwierdzimy jednoznacznie, że nie są to pomyłki możliwe do skorygowania np. błędne księgowania, nieprawidłowe wyliczenia arytmetyczne lub braki w dokumentacji, które łatwo da się uzupełnić - nie ma sensu wszczynać otwartego postępowania, gdyż skończy się to lawiną odejść z kasy i żądaniami wycofania wkładów z jednej strony oraz być może bezpodstawnymi oskarżeniami księgowej i kierownictwa kasy z drugiej.
Warto zaangażować w proces pracodawcę (na razie bez pisma - rozmową), który JEST ODPOWIEDZIALNY za działania lub zaniechania wyznaczonych przez siebie pracowników (księgowej, kadrowej, radcy prawnego, kasjera, osobę prowadzącą kasę tj. menadżera KZP ) i powinien poczuć się do odpowiedzialności, aby sprawę wyjaśnić. Jeśli to nie pomoże lub spotkamy się z wrogością (co się często zdarza, bo pracodawca nie chce być kojarzony z malwersacjami, błędami czy zaniechaniami) to wezwać go na piśmie informując o tym związki zawodowe, które ze swej strony powinny żądania wesprzeć.
Jeśli przypuszczenia się potwierdzą i mamy do czynienia ze stratą tj. wartość wkładów i udzielonych pożyczek nie bilansuje się z saldami bankowymi to najprawdopodobniej mamy do czynienia z jakąś formą przestępstwa (przywłaszczeniem, oszustwem lub niedopełnieniem obowiązków osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) czyli należałoby zawiadomić policję lub prokuraturę (zależnie podstawy prawnej i wysokości ustalonych braków). Jednocześnie należy zaprzestać udzielania pożyczek i wypłacania wkładów członkowskich oraz zawiesić pobierania dalszych wkładów do czasu wyjaśnienia sytuacji. Pożyczki powinny być spłacane zgodnie z obowiązującymi harmonogramami. Należy również zorganizować Walne Zebranie Nadzwyczajne i poinformować na nim członków o zaistniałej sytuacji i zaproponować sposób wyjaśnienia sprawy lub przyjęcia i zaksięgowania straty w ciężar funduszu rezerwowego. Jeśli strata przekracza tę wartość to konieczne będzie proporcjonalne lub solidarnościowe obciążenie wkładów członków.
Jeżeli nie mamy do czynienia z przestępstwem to możemy sami (na poziomie Walnego Zebrania) problem rozwiązać. Jeżeli jednak nieprawidłowości świadczą o możliwym przestępstwie, czyimś sprawstwie lub winie i mamy na to dowody to mamy obowiązek powiadomić policję. Warto więc skonsultować z prawnikiem opisaną sytuację.
Proszę pamiętać! W KZP ostatecznie za wszystkie nieprawidłowości i straty odpowiadają wszyscy członkowie całymi swoimi majątkami, a nie tylko wniesionymi wkładami!!! Dlatego należy rzetelnie uczestniczyć w życiu kasy tj. głównie na walnych zebraniach, podczas sprawowaniu zarządu bądź kontroli komisji rewizyjnej.
Powodzenia!
TAK - należy sporządzić notatkę (w formie oświadczenia na razie do szuflady) opisującą sytuację i już stwierdzone nieprawidłowości, rozbieżności i braki oraz zacząć kompletować oświadczenia (notatki) innych osób, które mogą mieć na ten temat wiedzę (pracodawca, banki). Zanim nie stwierdzimy jednoznacznie, że nie są to pomyłki możliwe do skorygowania np. błędne księgowania, nieprawidłowe wyliczenia arytmetyczne lub braki w dokumentacji, które łatwo da się uzupełnić - nie ma sensu wszczynać otwartego postępowania, gdyż skończy się to lawiną odejść z kasy i żądaniami wycofania wkładów z jednej strony oraz być może bezpodstawnymi oskarżeniami księgowej i kierownictwa kasy z drugiej.
Warto zaangażować w proces pracodawcę (na razie bez pisma - rozmową), który JEST ODPOWIEDZIALNY za działania lub zaniechania wyznaczonych przez siebie pracowników (księgowej, kadrowej, radcy prawnego, kasjera, osobę prowadzącą kasę tj. menadżera KZP ) i powinien poczuć się do odpowiedzialności, aby sprawę wyjaśnić. Jeśli to nie pomoże lub spotkamy się z wrogością (co się często zdarza, bo pracodawca nie chce być kojarzony z malwersacjami, błędami czy zaniechaniami) to wezwać go na piśmie informując o tym związki zawodowe, które ze swej strony powinny żądania wesprzeć.
Jeśli przypuszczenia się potwierdzą i mamy do czynienia ze stratą tj. wartość wkładów i udzielonych pożyczek nie bilansuje się z saldami bankowymi to najprawdopodobniej mamy do czynienia z jakąś formą przestępstwa (przywłaszczeniem, oszustwem lub niedopełnieniem obowiązków osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) czyli należałoby zawiadomić policję lub prokuraturę (zależnie podstawy prawnej i wysokości ustalonych braków). Jednocześnie należy zaprzestać udzielania pożyczek i wypłacania wkładów członkowskich oraz zawiesić pobierania dalszych wkładów do czasu wyjaśnienia sytuacji. Pożyczki powinny być spłacane zgodnie z obowiązującymi harmonogramami. Należy również zorganizować Walne Zebranie Nadzwyczajne i poinformować na nim członków o zaistniałej sytuacji i zaproponować sposób wyjaśnienia sprawy lub przyjęcia i zaksięgowania straty w ciężar funduszu rezerwowego. Jeśli strata przekracza tę wartość to konieczne będzie proporcjonalne lub solidarnościowe obciążenie wkładów członków.
Jeżeli nie mamy do czynienia z przestępstwem to możemy sami (na poziomie Walnego Zebrania) problem rozwiązać. Jeżeli jednak nieprawidłowości świadczą o możliwym przestępstwie, czyimś sprawstwie lub winie i mamy na to dowody to mamy obowiązek powiadomić policję. Warto więc skonsultować z prawnikiem opisaną sytuację.
Proszę pamiętać! W KZP ostatecznie za wszystkie nieprawidłowości i straty odpowiadają wszyscy członkowie całymi swoimi majątkami, a nie tylko wniesionymi wkładami!!! Dlatego należy rzetelnie uczestniczyć w życiu kasy tj. głównie na walnych zebraniach, podczas sprawowaniu zarządu bądź kontroli komisji rewizyjnej.
Powodzenia!
-
Katarzyna25
- Posty: 2
- Rejestracja: 25 sty 2021, o 08:45
Re: Niezgodności finansowe w PKZP
Witam, mam problem, przekazano mnie w zeszłym roku prowadzenie księgowści PKZP. Na koncie 200 po stronie Ma widnieje zaksięgowana kwota ponad 60 zł, nazwa konta to "Należności wątpliwe" . Przeanalizowałam wszystkie kartoteki pracowników i emerytów, wszystkie księgowania się zgadzają, od starszych pracowników otrzymałam informację, że na koncie zaksięgowano jakieś male kwoty, które zbierały się latami, prawdopodobnie na skutek błednego księgowania poprzednich pracowników. Moga być to kwoty z wpisowego lub co gorsza źle oddanych wkładów. Chciałabym wyjaśnić do końca tę sytuację, co najlepiej zrobić w tej kwestii.
Re: Niezgodności finansowe w PKZP
Witam,
Skoro są to "należności wątpliwe" to niestety tak trzeba je traktować... Ich źródła mogą być różne i poza już wymienionymi:
- błędami rachunkowymi podczas księgowań na inne konta;
- nieprawidłowo zaksięgowanymi wpłatami wpisowego (lub, co bardziej prawdopodobne, nieprawidłowo zaksięgowanymi ponownymi wpłatami wpisowego osób wcześniej skreślonych, których kartoteka zawierała już zaksięgowane kwoty wpisowego, przy dokonywaniu księgowań ręcznych);
mogły być inne przyczyny np.:
- są to pozostałe kwoty niezwróconych wkładów po rozliczeniu z członkiem (np. z wkładów spłacał pożyczkę i została niewielka kwota, której członek nie odebrał, po roku, kilku latach lub np. po śmierci przeksięgowano je na to konto, aby nie "wisiały" na kontach analitycznych członków);
- pomyłki bankowe np. zwrócone środki z nieprawidłowo naliczonych opłat czy prowizji bankowych, niezwrócone pracodawcy;
- przekazane przez pracodawcę środki np. na zwrot kosztów zakupu przez zarząd druków akcydensowych (kiedyś dość popularna praktyka);
itd.
Aby uregulować te środki należy zapytać Walne Zebranie Członków / Delegatów co z nimi zrobić? Wyjście jest właściwie jedno - przepisać na fundusz rezerwowy.
Powodzenia
Gt_
Skoro są to "należności wątpliwe" to niestety tak trzeba je traktować... Ich źródła mogą być różne i poza już wymienionymi:
- błędami rachunkowymi podczas księgowań na inne konta;
- nieprawidłowo zaksięgowanymi wpłatami wpisowego (lub, co bardziej prawdopodobne, nieprawidłowo zaksięgowanymi ponownymi wpłatami wpisowego osób wcześniej skreślonych, których kartoteka zawierała już zaksięgowane kwoty wpisowego, przy dokonywaniu księgowań ręcznych);
mogły być inne przyczyny np.:
- są to pozostałe kwoty niezwróconych wkładów po rozliczeniu z członkiem (np. z wkładów spłacał pożyczkę i została niewielka kwota, której członek nie odebrał, po roku, kilku latach lub np. po śmierci przeksięgowano je na to konto, aby nie "wisiały" na kontach analitycznych członków);
- pomyłki bankowe np. zwrócone środki z nieprawidłowo naliczonych opłat czy prowizji bankowych, niezwrócone pracodawcy;
- przekazane przez pracodawcę środki np. na zwrot kosztów zakupu przez zarząd druków akcydensowych (kiedyś dość popularna praktyka);
itd.
Aby uregulować te środki należy zapytać Walne Zebranie Członków / Delegatów co z nimi zrobić? Wyjście jest właściwie jedno - przepisać na fundusz rezerwowy.
Powodzenia
Gt_