Pilny problem

[Mik.]

Witam Szanownych państwa, potrzebuję pomocy odnośnie kwestii działalności pkzp a mianowicie czy księgowi pkzp zatrudnieni na dodatkowe umowy cywilno-prawne mogą dysponować środkami finansowymi, tzn podpisywać przelewy za pomocą kart bankowości elektronicznej. Zaznaczam iż nie są w zarządzie pkzp ani Komisji rewizyjnej. Czy istnieją jakieś akty prawne regulujące ta kwestie ? Podobno jest również wyrok Sądu Najwyższego który stwierdził iż nie jest to zabronione, jednak nie mogę go znaleźć. Bardzo proszę o pomoc

[MAGDAA]

Na ostatnim szkoleniu otrzymaøam informację, ze przelewów nie mogą podpisywać księgowi. Jedynie Zarząd.

[Gt_]

Przepisy nowej Ustawy o KZP wejdą w życie od 11.10.2021 r. i cyt.:

Art. 24. Do kompetencji zarządu należy w szczególności:
(...)
9) podpisywanie dyspozycji pieniężnych i innych dokumentów;

(...)

Art. 37. 1. Środki pieniężne KZP są przechowywane na rachunkach płatniczych.
2. Rachunki płatnicze KZP są otwierane na wniosek zarządu. Zarząd wskazuje osoby mające prawo dysponowania tymi rachunkami.
3. Wzory podpisów osób mających prawo dysponowania rachunkami płatniczymi KZP zatwierdza zarząd.

(...)

Art. 50. 1. Rachunkowości KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej, członek komisji likwidacyjnej ani osoba prowadząca obrót gotówkowy w KZP.
2. Obrotu gotówkowego w KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej ani osoba prowadząca rachunkowość KZP.

Sytuacja stała się klarowna - to Zarząd zgodnie z art. 24 ust. 9 podpisuje dyspozycje pieniężnie i inne dokumenty.
Zaś "obortu gotówkowego" nie może prowadzić skarbnik zarządu, jak to najczęściej dotychczas bywało, gdy nie funkcjonowała u pracodawcy kasa gotówkowa. Było więc tak, że to zarząd wskazywał skarbnika, który mógł sobie wypłacić z banku, aby potem przekazać te środki np. na pożyczkę czy zapomogę. Taka praktyka będzie już niedozowolona.

Zarząd powinien więc w banku wskazać osobę prowadzącą obrót gotówkowy i osobę prowadzącą rachunkowość do odpowiedniego OGRANICZONEGO dysponowania rachunkami, tak aby odpowiednio mogli: dodawać kontrachentów (bez autoryzowania), przygotowywać przelewy (bez autoryzowania), mieć dostęp do historii (z możliwością pobierania i importów), mieć dostęp do wyciągów (z możliwością pobierania i importów), mieć możliwość przygotowywania eksportów i importów operacji (zwłaszcza, gdy KZP korzysta z bankowości masowej (tj. indywidualne rachunki wpłat członków) albo dokonywać samej operacji wpłat i wypłat (osoba prowadząca obrót gotówkowy lub konwojent) - pod warunkiem utalenia warunków krańcowych tj. np. do wysokości pogotowia kasowego (limit odpowiedzialności kasjera względem KZP). Obu funkcji jednak łączyć nie wolno - nie może więc księgowa wprowadzić kontrachenta i wykonać przelew na jego rachunek, a następnie zaksięgować transakcję. Gdyż wykonywanie (autoryzowanie) danego przelewu zgodnie z art. 24 zostało zarezerwowane dla zarządu (lub na przykład dowolnych dowóch osób z zarządu, które to właśnie wskazuje zarząd w swojej uchwale).

Powodzenia!

[Mik.]

Dziękuję bardzo za pomoc !

[AnnaL]

Ja zastanawiam się też, choć nie widzę przeciwwskazań, czy można w statucie wskazać, że do reprezentacji uprawniony jest każdy członek zarządu, ewentualnie dwóch członków zarządu (celem zabezpieczenia funkcjonowania zarządu w czasie np choroby jednego z członków). W nowej ustawie mowa bowiem o tym, że w statucie winien znaleźć się "sposób reprezentowania KZP". Z tego przyjmuję, że mam w tym zakresie swobodę. Jak to wygląda u Państwa?

[b_1]

Jeśli zarząd upoważnił osobę (kasjera - spoza zarządu, która nie prowadzi księgowości kasy) do pełnego obsługiwania rachunku bankowego, to może tak zostać po zmianie ustawy? Zarząd na wniosku członka kasy wyraża zgodę na udzielenie pożyczki, a następnie zatwierdzony wniosek trafia do kasjera, który wykonuje przelew.

[iwokas]

U nas przelewy są podpisywane tokenem przez kasjera a następnie do ostatecznego wyjścia przelewu, podpisać musi też członek zarządu.

[AgataW]

W temacie przelewów - to księgowość przygotowuje u nas paczkę przelewów - eksportuje je do systemu bankowego ale Zarząd weryfikuje i podpisuje

[Jarek]

Szanowni Państwo
Zapis ustawy zapisem ale zdrowy rozsądek trzeba zachować. Generalnie księgowa (osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości) nie powinna mieć fizycznego dostępu do konta. Pozwala to na pełną kontrolę nad finansami. Księgowa otrzymuje od Zarządu wyciągi i na tej podstawie księguje wszelkie ruchy na koncie. Czasami ze względów technicznych czy też organizacyjnych niektóre KZP dopuszczają księgowych do konta ale tylko do podglądu. Samo wprowadzenie przez księgowych danego kontrahenta może powodować zagrożenie w postaci przelania środków finansowych niezgodnie ze złożonymi deklaracjami. A jak życie pokazuje takie przypadki już były.

[Gt_]

Dobra praktyka:
- jeśli, co najmniej dwie osoby autoryzują przelew
- jeśli, kto inny wprowadza przelew, a kto inny go potem księguje (sprawdza) (np. wprowadza sam wnioskodawca na wniosku elektronicznym a dalej jest on już tylko eksportowany, wprowadza osoba prowadząca ewidencję członków w KZP, a księguje księgowa KZP sprawdzając czy rachunek na dowodach księgowych się zgadza z wyciągiem bankowym)
- jeśli, księgowa ma tylko WGLĄD - bez prawa dokonywania transakcji na rachunku;
- jeśli, księgowa nie może zmieniać danych członków / kontrahentów w rejestrach bankowych i w systemach wewnętrznych;
- jeśli, księgowość ma ubezpieczenie OC (działalność gospodarcza, a nie zlecenie !!)
- jeśli, kasjer lub konwojent ma podpisaną odpowiedzialność majątkową przed KZP do określonej kwoty, którą jako maksymalną może obracać (nie ma możliwości wypłacić np. wszystko)
- jeśli, cała komisja rewizyjna ma tylko WGLĄD - bez prawa dokonywania transakcji na rachunku;
- jeśli, cały zarząd ma prawo autoryzować przelewy, ale tylko dwuosobowo;
- jeśli, zarząd nie może dokonywać wypłat gotówkowych;
- jeśli, konkretne osoby z zarządu dysponujące kartą do rachunku mają podpisaną odpowiedzialność majątkową z określonym limitem i realizacją jedynie transakcji BEZGOTÓWKOWYCH
- jeśli, karta dopięta jest do odrębnego rachunku, na którym jest z góry określona maksymalna ilość środków;

Zła praktyka:
- księgowa wprowadza, wykonuje i księguje przelewy - może kraść i fałszować jak leci
- jeśli, ktokolwiek może jednoosobowo autoryzować transakcje - jeśli ją ktoś okradnie lub zastraszy okradnie CAŁĄ kasę
- jeśli, członkowie komisji rewizyjnej nie mają dostępu do rachunków bankowych i systemów księgowych - DO WGLĄDU w dowolnym czasie.
- jeśli, wszystkie transakcje są księgowane tylko np. w ostatnim dniu miesiąca (jest to poważna niezgodność z Ustawą o rachunkowości)
- jeśli, księgowa jest zmuszona do pracy poza etatem na umowę zlecenie za 500 zł (to kpina z odpowiedzialności i jakości jej pracy)

[EDIT: 2022-04-07]

Nowe wymogi prawne:

Art. 15. 1. Statut KZP określa:

(...)
6) tryb i sposób podejmowania uchwał, w tym wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach organów KZP oraz poza nimi;

Art. 16. 1. Organami KZP są:
1) walne zebranie członków;
2) zarząd;
3) komisja rewizyjna.
(...)
3. Organy KZP mogą obradować na posiedzeniach prowadzonych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), co może obejmować w szczególności:

1) transmisję posiedzenia w czasie rzeczywistym między uczestnikami posiedzenia;
2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której uczestnicy posiedzenia mogą wypowiadać się w jego toku;
3) identyfikację osoby, która korzysta ze środków komunikacji elektronicznej;
4) oddanie głosu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Art. 17. Uchwały organów KZP zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy liczby ich członków.

Zatem:
- wszystkie decyzje organów zapadają w obecności co najmniej połowy jego składu:
+ jeśli zarząd jest 3 osobowy to wystarczą 2 osoby (ale sam przewodniczący NIC NIE MOŻE !!)
+ jeśli WZC liczy 43 osoby to, aby podjąć jakąkolwiek uchwałę musi być na nim obecnych co najmniej 22 członków (warto pamiętać, że da się już procedować zdalnie w tym zdalnie POZA posiedzeniem
- zarząd również może podejmować uchwały zdalnie, więc pożyczki mogą i powinny być przyznawane bezzwłocznie, w sposób ciągły a nie raz na miesiąc!!
+ wszystkie decyzje zarządu to decyzje organu więc są to uchwały i jako UCHWAŁY muszą być podejmowane większościowo (co najmniej 2 z 3 os. ZA, lub 2 z 2 osób obecnych podczas podejmowania uchwały zarządu w 3-osobowym organie muszą być ZA, inaczej decyzja nie jest podjęta zgodnie z ustawą)
-- przyznanie pożyczki to UCHWAŁA zarządu, a nie decyzja księgowej, rachuby płac, prowadzącego kasę czy nawet samego przewodniczącego KZP.

Powodzenia!