Pilny problem

[Jaspis]

Witam serdecznie
Mam pytanie o te złe praktyki - w czwartej linijce pisze pan o księgowaniu w ostatnim dniu miesiąca i że jest to poważna niezgodność z Ustawą o Rachunkowości - czy mogę poprosić o rozwinięcie tematu ?
Księgowość narzucona nam przez pracodawcę podobny numer nam wykonuje i to bardzo jest uciążliwe - na co można się powołać by choć raz w tygodniu księgowali dane z konta ?
Będę wdzięczny za odpowiedź .
Pozdrawiam

[AgataW]

Zdecydowanie dobrą praktyką jest księgowanie na bieżąco dodam, że czasem kasy księgują w ostatnim dniu miesiąca bo np. mają wyciągi miesięczne - wszystko do ustalenia w obrębie kasy ale czy da się kogoś zmusić - to może być ciężko.

[Gt_]

Witam serdecznie
Mam pytanie o te złe praktyki - w czwartej linijce pisze pan o księgowaniu w ostatnim dniu miesiąca i że jest to poważna niezgodność z Ustawą o Rachunkowości - czy mogę poprosić o rozwinięcie tematu ?
Księgowość narzucona nam przez pracodawcę podobny numer nam wykonuje i to bardzo jest uciążliwe - na co można się powołać by choć raz w tygodniu księgowali dane z konta ?
Będę wdzięczny za odpowiedź .
Pozdrawiam

Po pierwsze kierownikem jednostki w myśl Ustawy o rachunkowości (art. 3) jest Zarząd KZP cyt.:

Art. 3. [Definicje] 1. Ilekroć w ustawie jest mowa o: (...)
6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170);

A ta ma być prowadzona zgodnie z Rozdziałem 6 Ustawy o KZP - zgodnie z Ustawą o rachunkowości. cyt.:

Art. 49.
1. Rachunkowość KZP jest prowadzona zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
2. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Art. 50.
1. Rachunkowości KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej, członek komisji likwidacyjnej ani osoba prowadząca obrót gotówkowy w KZP.
2. Obrotu gotówkowego w KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej ani osoba prowadząca rachunkowość KZP.

Art. 51.
Sprawozdanie finansowe, o którym mowa w art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, podpisują:
1) zarząd;
2) komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności KZP, z której protokół dołącza się do sprawozdania finansowego;
3) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Pnieważ jak czytamy w ustawie o rachunkowości Art. 4 ust. 5 cyt.:

5. Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

więc, żadna "księgowa" czy "pracodwaca" nie może narzucać zarządowi, jak i w czym ma być prowadzona rachunkowość KZP.

Z samej Ustawy o rachunkowości dowiadujemy się o tym, że cyt.:

Art. 24. [Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych]
1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;

3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Zatem, jeżeli porzez NIEZAKSIĘGOWANE operacje nie jest możliwe wykonanie czynności ROZLICZENIA FINANSOWEGO zaistniałego już zdarzenia gospodarczego (art. 24 ust. 5 pkt. 1) co skutkuje brakiem możłiwości podjęcia czynności lub decyzji, czy to pożyczkowych, czy zapomogowych, skreślenie lub np. uznaniem kogoś za członka po opłaceniu przez niego wpisowego itd. nie będzie można uznać, że tak prowadzone księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco w myśl ustawy.

[Jaspis]

Bardzo dziękuję za informację - odczytuje że odpowiedzialność za poprawność księgowania spoczywa na Zarządzie MPKZP i że trudno będzie wymóc dostęp do stanu wkładów i zadłużeń członków on-line bo musiałby być aktualizowane często - obecnie otrzymujemy zestawienia miesięczne .
Mam jeszcze jedno pytanie - czasem zdarza się że jeden z pracodawców nie wpłacał pieniążków na konto MPKZP nawet przez 2 miesiące ( Kasa międzyzakładowa ) a firma księgowa księgowała wpłaty .
Na pytanie na jakiej podstawie księguje wpłaty skoro nie było przelewu odpowiedź cytuję : "księgowanie nie jest zależne od wpływów na konto i zawsze odbywa się na podstawie faktycznie zrealizowanych potrąceń pochodzących z list otrzymanych od pracodawców" . Firmie księgowej wystarcza otrzymanie e-mail od pracodawców by zaksięgować środki i tu mam mieszane uczucia czy to jest dopuszczalne ?
Pozdrawiam

[Gt_]

Mam jeszcze jedno pytanie - czasem zdarza się że jeden z pracodawców nie wpłacał pieniążków na konto MPKZP nawet przez 2 miesiące ( Kasa międzyzakładowa ) a firma księgowa księgowała wpłaty .
Na pytanie na jakiej podstawie księguje wpłaty skoro nie było przelewu odpowiedź cytuję : "księgowanie nie jest zależne od wpływów na konto i zawsze odbywa się na podstawie faktycznie zrealizowanych potrąceń pochodzących z list otrzymanych od pracodawców" . Firmie księgowej wystarcza otrzymanie e-mail od pracodawców by zaksięgować środki i tu mam mieszane uczucia czy to jest dopuszczalne ?

Taka sytuacja wskazuje, że sposób prowadzenia rachunkowości nie został prawidłowo skonstruowany już na etapie tworzenia zasad (polityki) rachunkowości danej KZP.

Księgowość powinna ewidencjonować zdarzenia gospodarcze, ale także kwoty zobowiązań, zobowiązań przyszłych i przeterminowanych, by m.in. móc naliczać odsetki czy monitorować terminy, a także płynność finansową.

Aby to zrozumieć wpierw musimy określić DOWDY KSIĘGOWE dla zaistniałych zdarzeń gospodarczych np. dla składki członkowskiej będzie to:

- PK - wewnętrzny dokument zastępczy - polecenie księgowanie - sporządzone na podstawie zapisów wynikających z:
- deklaracji członka - która określa kwotę,
- uchwała zarządu o przyjęciu daną osobę do KZP, która zatwierdza kwotę zgodną z zapisami statutu oraz datę jej pierwszego zobowiązania;
- oświadczenia aktualizujące - określające nową wartość zadeklarowanej kwoty wraz z uchwałą zarządu zatwierdzającą nową kwotę i termin pierwszego pobrania, w przypadku, gdy ta kwota uległa zmianie;
- statutu KZP - na którego podstawie co miesiąc do terminu w nim określonego dany członek jest zobowiązany dokonać wpłatę;
- uchwały zarządu - jeśli członek skorzystał ze zwolnienia wpłaty w danym miesiącu na pisemny lub elektroniczny uzasadniony "zdarzeniami losowymi" wniosek pod warunkiem podjęcia przez zarząd uchwały wyrażającej na to ZGODĘ .

Taki jednostkowy dokument może być zastąpiony:
- listą potrąceń - czyli zbiorczym wewnętrznym dowodem księgowym - sporządzanym w odniesieniu do wielu członków na podstawie tych samych w.w. dokumentów, ale zestawionych w tabelę lub listę zbiorczą.

Więc księgowanie zobowiązania odbywa się, bezpośrednio przed lub w miesiącu wymagalności wpłaty (lub potrącenia) po stronie zobowiązania do zrealizowania w terminie określonym w statucie, jeśli dany członek pozostaje w KZP (lub w innym terminie przewidzianym w polityce rachunkowości, np. za cały rok z góry określa się terminy wymagalności, w celu określenia spodziewanych dochodów KZP - ale taki zapis stanowi już dokumentację analityczną tj. pozabilansową (!!)).

Osobom, które nie są biegłe w rachunkowości proponuję, by dla lepszego zrozumienia potraktowały tą listę potrąceń lub PK jak wystawienie faktur z miesięcznym terminem płatności. Taki dokument nie księguje wpłaty na rachunek bankowy, ale zaistenienie zobowiązania!

NASTĘPNIE na podstawie tej "listy potrąceń" - tworzy się:
- listy potrąceń - własne zbiorcze dokumenty księgowe - przekazywane konkretnym pracodawcom
z tych dokumentów podobnych do tych wewnętrznych, usuwa się osoby, które nie wyraziły zgodę na dokonanie potrącenia przez danego pracodawcę, a zdecydowały się samemu dokonwyać tej wpłaty, a także dzieli się jedną listę na pracodawców zgodnie z listami członków, adekwatnie do miejsca ich zatrudnienia, aby nie doszło do nadmiarowego przetwarzania danych osobowych (oczywiście w kasach MKZP ).

Pracodawca (jego księgowość) przyjmuje listę potrąceń jako zewnątrzny zbiorczydowód księgowy, a następnie wraz z pozostałymi swoimi dokumentami źródłowymi m.in. umową o pracę, kodeksem pracy, zajęciami komorniczymi, wnioskami premiowymi, oświadczeniami dot. ubezpieczenia grupowego itd. siłami rachuby płac lub księgowości - przygotowuje listę płac (własny, wewnętrzny dokument księgowy).
Jeśli jakieś kwoty czy to z "zajęć", czy to z "KZP" nie są możliwe do potrącenia (pobrania) zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy oraz przpisami egzekucyjnymi to ich się nie pobiera, ale księgowość musi sporządzić informację o POBRANEJ i przelanej kwocie lub KOREKTĘ do otrzymanego dowodu księgowego (w sposób identyczny jak sporząda się korektę do faktury) przekazując oryginał księgowości KZP.
Na tej podstawie księgowość KZP może dokonać adekwatnych korekt we własnych listach potrąceń. Wielu pracodawców ten proces realizuje NIEFORMALNIE (mailem, telefonicznie, na gębę) co jest NIEDOPUSZCZALNE realizując ustawę o rachunkowości i powoduje, że nie możemy dochodzić faktycznych kwot. Często też powoduje to rozliczne błędy kiedy jednej osobie pobrano więcej a drugiej miej - co w sumie nieprawidłowo bilansuje kwotę zbiorczą.

Następnie - pracodawca na podsatwie listy potrąceń lub wystawionej korekty, jeśli zaistniała - w terminach uzgodnionych w umowie z KZP - wykonuje przelew środków na rachunek KZP.
Ustawowy zapis "niezwłocznie" powinien zostać dookreślony właśnie w tej umowie w celu ochrony interesów członków KZP z uwzględnieniem specyfiki wypłat obowiązujących u pracodawcy - np. 2 częściowe wypłaty w szkokłach - a potrącenia na KZP przekazywane są jednorazowo.
Brak przelewu w uzgodnionym terminie jest przeterminowaniem zobowiązania PRACODAWCY, a nie członków (bo tym zostały kwoty potrącone, więc w tym zakresie, w odniesieniu do jakości pracy zewnętrznej kanelarii księgowej - ta PRAWIE zachowuje się prawidłowo (!!)
W razie nieotrzymania wpłaty mamy dwa rodzaje zdarzeń w odniesieniu do listowanych członków:
- brak wpłaty członka (choć jego zoboobwiązanie zostało prawidłowo pobrane przez pracodawcę);
- brak wykonania płatności na otrzymany zbiorczy dokument księgowy przez pracodawcę w ramach uzgodnionej w umowie procedury i w związku z jego obowiązkiem wynikającym wprost z ustawy.
Mamy więc do czynienia z systuacją ANALOGICZNĄ jak niezapłacenie (niodprowadzenie) przez pracodawcę OBOWIĄZKOWEJ zaliczki na podatek dochodowy osób które zatrudnia.

Zatem w przypadku niewpłynięcia środków w terminie umownym odsetki ustawowe należy naliczyć PRACODAWCY!
Jednocześnie w przypadku niepojawienia się środków w terminie statutowym powiadomić członków i zarządać od nich wpłaty wyznaczając dodatkowy termin zapłaty (wpłaty własnej lub doprowadzenia do zrealizowania płatoności przez pracodawcę).
Naturalnie tutaj też kluczową rolę ma Zarząd, który w imieniu członków na tych pracodawców co nie zapłacili w terminie powinien wywrzeć odpowodnią presję (obowiązek ustawowy!)


Poniżej odpowiednie przepisy:

Art. 12. 1. Członek KZP jest obowiązany:
2) wpłacać miesięczne wkłady członkowskie w wysokości ustalonej przez walne zebranie członków lub wyrazić zgodę na potrącanie tych wkładów z wynagrodzenia lub zasiłku;

Art. 21. Do kompetencji walnego zebrania członków należy:
3) ustalanie wysokości wpisowego i minimalnych miesięcznych wkładów członkowskich oraz zasad udzielania zapomóg;

Art. 12.2. Członek KZP ma prawo:
1) gromadzić wkłady członkowskie w KZP według zasad określonych w statucie KZP;

Art. 34. 4. W przypadkach uzasadnionych zdarzeniami losowymi zarząd, na wniosek członka KZP, może wyrazić zgodę na czasowe zawieszenie obowiązku wpłacania miesięcznych wkładów członkowskich lub rat pożyczek.

Art. 6. 1. Pracodawca świadczy KZP pomoc w zakresie:
(...)
7) niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
(...)
2. Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, o której mowa w ust. 1, określa umowa zawarta między pracodawcą a KZP.