biegłą księgowa a KZP
Moderator: admin
biegłą księgowa a KZP
Czy biegła księgowa, która kontroluje bilans ma prawo kontrolować też finanse KZP?
Re: biegłą księgowa a KZP
Pytanie jest zadane w taki sposób, że trudno na nie odpowiedzieć. W ustawie o kzp zapisane jest kto i kiedy może kontrolować kzp. Bilans kontroluje/sprawdza/ocenia przede wszystkim komisja rewizyjna...
Re: biegłą księgowa a KZP
Ale czy biegła księgowa, ktora kontroluje zakład pracy przy którym działą KZP może sprawdzać też finanse kasy? CHodzi o to, zę KZP NIE wyraziła zgody na taką kontrolę i nie przewiduje tego w Statucie czy zarządzeniach.
Re: biegłą księgowa a KZP
Rozumiem, że ta "biegła księgowa" uzurpuje sobie prawo do takiej kontroli i jak Pani/Pan słusznie stwierdza - nie ma do tego podstaw prawnych!
Re: biegłą księgowa a KZP
Dzień dobry,
zakład pracy w Kasie może jedynie kontrolować pracę oddelegowanego tam pracownika (księgowej KZP),
ponieważ odpowiada za poprawność prowadzenia rachunkowości w Kasie (kompletność, terminowość, ciągłość);
najczęściej taką "kontrolę" przeprowadza bezpośredni przełożony księgowej Kasy np. główny księgowy zakładu pracy.
Nie ma prawa wtrącać się do zarządzania Kasy, do sposobu przyznawania pożyczek itd. To są kompetencje organów Kasy.
Pozdraiwam;
zakład pracy w Kasie może jedynie kontrolować pracę oddelegowanego tam pracownika (księgowej KZP),
ponieważ odpowiada za poprawność prowadzenia rachunkowości w Kasie (kompletność, terminowość, ciągłość);
najczęściej taką "kontrolę" przeprowadza bezpośredni przełożony księgowej Kasy np. główny księgowy zakładu pracy.
Nie ma prawa wtrącać się do zarządzania Kasy, do sposobu przyznawania pożyczek itd. To są kompetencje organów Kasy.
Pozdraiwam;
Re: biegłą księgowa a KZP
Trochę się tutaj podziało... więc wyjaśniam w punktach.
1. KZP jest NIEZALEŻNĄ organizacją społeczno-gospodarczą, funkcjonującą w formie ZRZESZENIA obejmującą wybranych PRZEZ siebie pracodawców zaczynając od rodzimego, czyli tego, który zatrudnia co najmniej 10 osób.
2. KZP jest samorządne a swoje decyzje podejmuje przez uprawnione ORGANY - Walne Zebranie, Zarząd i Komisja Rewizyjną. Każdy organ w określonych obszarach.
3. KZP i pracodawca od którego rekrutuje członków, czyli DWA odrębne podmioty, są zobowiązani podpisać UMOWĘ, w której ten drugi zapewni realizację obsługi (pokryje WSKAZANE w ustawie koszty) poprzez:
- wyznaczenie (oddelegowanie) do pracy na rzecz KZP swoich własnych pracowników obsługi (oczywiście za ich zgodą i odpowiednim wynagrodzeniem - to nowy odrębny zakres obowiązków, nowe całkowicie inne "księgowanie", "pomoc prawna", "obsługa klienta" itd.); ALBO
- zatrudni firmę zewnętrzną czyli obowiązek zrealizuje poprzez OUTSOURCING; ALBO
- (*) jedynie w MKZP jest jeszcze trzecia możliwość - że rozwiązanie pierwsze lub drugie zrealizuje inny pracodawca, a łączny koszt podzieli na liczbę członków i każdego pracodawcę obciąży proporcjonalnie do liczby członków od niego. Oczywiście faktury (lub noty w przypadku jednostek publicznych) wystawi PO podpisaniu odpowiedniej umowy lub porozumienia (w przypadku j.w.)
4. Zakres pracy pracownika (np. księgowej, informatyka, pracownika obsługi, radcy prawnego) reguluje owa UMOWA pracodawca-kzp i przepisy odnoszące się do zakresu pracy np. u.o.r. dla księgowej, ustawa o ochronie osób i mienia (dla kasjerki) itd.
5. Zarząd odpowiada za zapewnienie odpowiednich (korzystnych) zapisów w umowie i poprawne jej rozliczenie (wykonanie) w tym określenie warunków nadzoru PRACOWNICZEGO przez zwierzchników osób oddelegowanych lub poprawnością realizacji umowy outsourcingowej.
6. Pracodawca może zostać pozwany za nierzetelne lub nieterminowe realizowanie zawartych w umowie obowiązków.
7. Ponieważ członkowie KZP nie mają ochrony związkowej to ZZ powinien podpisać w/w umowę w formie POROZUMIEŃ ZWIĄZKOWYCH z PRACODAWCĄ i w ten sposób wymusić prawem zagwarantowane zapisy i konsekwencje dla pracodawcy w przypadku nierzetelnej realizacji.
8. Księgowa, czyli zgodnie z ustawą - "osoba której powierzono prowadzenie rachunkowości" musi :
- mieć wgląd we wszystkie rachunki bankowe KZP;
- księgować raporty kasowe z transakcji kasy gotówkowej (* której nie wolno jej prowadzić!)
- zarejestrować wszystkie transakcje gospodarcze odpowiednio je klasyfikując;
- sporządzić na ich podstawie politykę rachunkowości, która musi zostać przyjęta przez uchwałę Zarządu (jako załącznik) i aktualizować ją w miarę potrzeb (co najmniej 1 raz w roku, najczęściej z jego początkiem);
- sporządzać zestawienia obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych w każdym mc;
- sporządzać kwartalne zestawienia obrotów i sald w celu kontroli KR;
- sporządzać roczne sprawozdania finansowe (zawierające: bilans, RZiS, Informację dodatkową a jeśli nie uproszczono rachunkowości lub gdy wartość obrotu przekracza wskazane progi również pozostałe składniki - rachunek przepływów i inne);
- sporządzać raporty, wyciągi i inne (np. wezwania do zapłaty, poświadczenie wypłaty zapomogi itd.)
Ma również obowiązek:
- informować zarząd KZP oraz organy ścigania lub banki o zagrożeniach, nieprawidłowych transakcjach, próbach włamania, wyłudzenia lub oszustwach, udaremnionych próbach w/w.
- zachować poufność - nie wolno jej przekazywać jakichkolwiek informacji dyrekcji zakładu pracy lub osobom trzecim bez zgody zarządu lub stosownej uchwały organu
- na każde żądanie informować członków o ich środkach (to oni są właścicielami organizacji, a księgowa obsługuje ICH rachunki i pieniądze)
9. Pracodawca POWINIEN uzgodnić ZAKRES i FORMĘ kontroli wynikającą z umowy z KZP tak by była najskuteczniejsza, w tym może zawnioskować o badanie SF przez biegłego rewidenta (choć nie jest to obowiązkowe). Takie badanie odbywa się zawsze za zgodą i pełnym wglądem ze strony zarządu oraz ograniczonym wglądem ze strony pracodawcy tylko do części co do której zarząd wyrazi taką zgodę. W przypadku nieprawidłowości biegły ma obowiązek powiadomić organy ścigania, komisję rewizyjną, która powinna zawnioskować o nadzwyczajne WZ w celu odsunięcia tych członków zarządu którzy dopuścili się nieprawidłowego działania.
10. W opisanym wyżej przypadku biegła ma obowiązek skontrolować wszystkie konta, transakcje oraz praktyki - nie bada tylko samego dokumentu SF.
Ale jeśli kontrolowany jest pracodawcy np. gdy kontrola dotyczy jednostki budżetowej i prowadzona jest przez Regionalną Izbę Obrachunkową - to bez zgody zarządu nie wolno jest rozszerzać kontroli RIO i badać jakiejkolwiek dokumentacji KZP (choć pewnie byłoby to dla kasy korzystne, że ktoś znający się sprawdza jakość pracy pracodawcy). KZP nawet jeśli działa przy jedn. budżetowej - nie podlega jej regulacjom i kontroli, a kontrola RIO ogranicza się do weryfikacji poprawności zawartej umowy KZP-Pracodawcy i ew. rozliczeń wzajemnych między pracodawcami n/p tej umowy i dokumentów z tym związanych.
Dokumentacja rachunkowa KZP i dokumentacja rachunkowa pracodawcy MUSZĄ być rozdzielone! - nie można korzystać z programów płacowych czy list potrąceń wewnątrz tych programów do ewidencjonowania wkładów członka KZP - bo to dokumentacja analityczna pracodawcy, a nie kasy.
11. wszyscy członkowie zarządu i wszyscy członkowie komisji rewizyjnej mają prawo (a nawet obowiązek) wglądu w:
- rachunkowość prowadzoną przez księgową;
- wszystkie rachunki bankowe i obrót gotówkowy kasy dla KZP (a także brać udział w komisji inwentaryzacyjnej jeśli zostaje gotówka KZP na koniec roku w kasie gotówkowej u pracodawcy);
- wszystkie dowody księgowe (uchwały, wnioski i decyzje, umowy itd.) potwierdzające każdą z w/w transakcji.
Powodzenia!
1. KZP jest NIEZALEŻNĄ organizacją społeczno-gospodarczą, funkcjonującą w formie ZRZESZENIA obejmującą wybranych PRZEZ siebie pracodawców zaczynając od rodzimego, czyli tego, który zatrudnia co najmniej 10 osób.
2. KZP jest samorządne a swoje decyzje podejmuje przez uprawnione ORGANY - Walne Zebranie, Zarząd i Komisja Rewizyjną. Każdy organ w określonych obszarach.
3. KZP i pracodawca od którego rekrutuje członków, czyli DWA odrębne podmioty, są zobowiązani podpisać UMOWĘ, w której ten drugi zapewni realizację obsługi (pokryje WSKAZANE w ustawie koszty) poprzez:
- wyznaczenie (oddelegowanie) do pracy na rzecz KZP swoich własnych pracowników obsługi (oczywiście za ich zgodą i odpowiednim wynagrodzeniem - to nowy odrębny zakres obowiązków, nowe całkowicie inne "księgowanie", "pomoc prawna", "obsługa klienta" itd.); ALBO
- zatrudni firmę zewnętrzną czyli obowiązek zrealizuje poprzez OUTSOURCING; ALBO
- (*) jedynie w MKZP jest jeszcze trzecia możliwość - że rozwiązanie pierwsze lub drugie zrealizuje inny pracodawca, a łączny koszt podzieli na liczbę członków i każdego pracodawcę obciąży proporcjonalnie do liczby członków od niego. Oczywiście faktury (lub noty w przypadku jednostek publicznych) wystawi PO podpisaniu odpowiedniej umowy lub porozumienia (w przypadku j.w.)
4. Zakres pracy pracownika (np. księgowej, informatyka, pracownika obsługi, radcy prawnego) reguluje owa UMOWA pracodawca-kzp i przepisy odnoszące się do zakresu pracy np. u.o.r. dla księgowej, ustawa o ochronie osób i mienia (dla kasjerki) itd.
5. Zarząd odpowiada za zapewnienie odpowiednich (korzystnych) zapisów w umowie i poprawne jej rozliczenie (wykonanie) w tym określenie warunków nadzoru PRACOWNICZEGO przez zwierzchników osób oddelegowanych lub poprawnością realizacji umowy outsourcingowej.
6. Pracodawca może zostać pozwany za nierzetelne lub nieterminowe realizowanie zawartych w umowie obowiązków.
7. Ponieważ członkowie KZP nie mają ochrony związkowej to ZZ powinien podpisać w/w umowę w formie POROZUMIEŃ ZWIĄZKOWYCH z PRACODAWCĄ i w ten sposób wymusić prawem zagwarantowane zapisy i konsekwencje dla pracodawcy w przypadku nierzetelnej realizacji.
8. Księgowa, czyli zgodnie z ustawą - "osoba której powierzono prowadzenie rachunkowości" musi :
- mieć wgląd we wszystkie rachunki bankowe KZP;
- księgować raporty kasowe z transakcji kasy gotówkowej (* której nie wolno jej prowadzić!)
- zarejestrować wszystkie transakcje gospodarcze odpowiednio je klasyfikując;
- sporządzić na ich podstawie politykę rachunkowości, która musi zostać przyjęta przez uchwałę Zarządu (jako załącznik) i aktualizować ją w miarę potrzeb (co najmniej 1 raz w roku, najczęściej z jego początkiem);
- sporządzać zestawienia obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych w każdym mc;
- sporządzać kwartalne zestawienia obrotów i sald w celu kontroli KR;
- sporządzać roczne sprawozdania finansowe (zawierające: bilans, RZiS, Informację dodatkową a jeśli nie uproszczono rachunkowości lub gdy wartość obrotu przekracza wskazane progi również pozostałe składniki - rachunek przepływów i inne);
- sporządzać raporty, wyciągi i inne (np. wezwania do zapłaty, poświadczenie wypłaty zapomogi itd.)
Ma również obowiązek:
- informować zarząd KZP oraz organy ścigania lub banki o zagrożeniach, nieprawidłowych transakcjach, próbach włamania, wyłudzenia lub oszustwach, udaremnionych próbach w/w.
- zachować poufność - nie wolno jej przekazywać jakichkolwiek informacji dyrekcji zakładu pracy lub osobom trzecim bez zgody zarządu lub stosownej uchwały organu
- na każde żądanie informować członków o ich środkach (to oni są właścicielami organizacji, a księgowa obsługuje ICH rachunki i pieniądze)
9. Pracodawca POWINIEN uzgodnić ZAKRES i FORMĘ kontroli wynikającą z umowy z KZP tak by była najskuteczniejsza, w tym może zawnioskować o badanie SF przez biegłego rewidenta (choć nie jest to obowiązkowe). Takie badanie odbywa się zawsze za zgodą i pełnym wglądem ze strony zarządu oraz ograniczonym wglądem ze strony pracodawcy tylko do części co do której zarząd wyrazi taką zgodę. W przypadku nieprawidłowości biegły ma obowiązek powiadomić organy ścigania, komisję rewizyjną, która powinna zawnioskować o nadzwyczajne WZ w celu odsunięcia tych członków zarządu którzy dopuścili się nieprawidłowego działania.
10. W opisanym wyżej przypadku biegła ma obowiązek skontrolować wszystkie konta, transakcje oraz praktyki - nie bada tylko samego dokumentu SF.
Ale jeśli kontrolowany jest pracodawcy np. gdy kontrola dotyczy jednostki budżetowej i prowadzona jest przez Regionalną Izbę Obrachunkową - to bez zgody zarządu nie wolno jest rozszerzać kontroli RIO i badać jakiejkolwiek dokumentacji KZP (choć pewnie byłoby to dla kasy korzystne, że ktoś znający się sprawdza jakość pracy pracodawcy). KZP nawet jeśli działa przy jedn. budżetowej - nie podlega jej regulacjom i kontroli, a kontrola RIO ogranicza się do weryfikacji poprawności zawartej umowy KZP-Pracodawcy i ew. rozliczeń wzajemnych między pracodawcami n/p tej umowy i dokumentów z tym związanych.
Dokumentacja rachunkowa KZP i dokumentacja rachunkowa pracodawcy MUSZĄ być rozdzielone! - nie można korzystać z programów płacowych czy list potrąceń wewnątrz tych programów do ewidencjonowania wkładów członka KZP - bo to dokumentacja analityczna pracodawcy, a nie kasy.
11. wszyscy członkowie zarządu i wszyscy członkowie komisji rewizyjnej mają prawo (a nawet obowiązek) wglądu w:
- rachunkowość prowadzoną przez księgową;
- wszystkie rachunki bankowe i obrót gotówkowy kasy dla KZP (a także brać udział w komisji inwentaryzacyjnej jeśli zostaje gotówka KZP na koniec roku w kasie gotówkowej u pracodawcy);
- wszystkie dowody księgowe (uchwały, wnioski i decyzje, umowy itd.) potwierdzające każdą z w/w transakcji.
Powodzenia!