Forum portalu PKZP

Przy Urzędzie funkcjonuje PKZP. Przy zmianie członków zarządu przeanalizowano zapisy księgowe na rachunku PKZP. Okazało sie, że powstał niedobór - w wyniku niedopatrzenia pracownika, który prowadzi PKZP
nie naniósł wypłaconych pożyczek na karty kontowe pożyczkobiorców ( jedna osoba pracuje, jedna już nie pracuje, dwie nieżyjące). Pożyczki te zostały wypłacone ale nie potracone z wynagrodzenia.
Sytuacja dotyczy lat 2010-2012. Pozostaje jeszcze kwota zadłużenia, która powstała przed rokiem 2008 i której nie jesteśmy w stanie sprawdzić ani przeliczyć ponieważ nie posiadamy już dokumentów dotyczących PKZP z tego okresu. Nie posiadamy Statutu, brak księgowości zgodnie ustawą o rachunkowości - kartoteki prowadzone w formie papierowej.
W związku z powyższym na podstawie jakich dokumentów zakład pracy może pokryć te straty?
Jak należy zaksięgować w księgach urzędu i organu jednostki?

Witam,

Sprawa nie jest zbyt zawiła, ale niestety trudna do realizacji. Pracodawca ma możliwość wydatkowania środków na swoich pracowników, w tym także przekazywania dotacji lub subwencji na organizacje działające na ich rzecz (PKZP). Niestety już zeszłoroczne (2019 r.) rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej samorządowych jednostek budżetowych nie przewidywało odpowiedniego paragrafu na wydatki tego rodzaju (pozostał paragraf na wydatki na cele ZFŚS, a PKZP to nie to samo). Przedsiębiorstwa albo jednostki nie działające w oparciu o uchwałę budżetową organu samorządowego nadal takie wydatki mogą ponosić i klasyfikować w kosztach pracowniczych, gdyż ich to rozporządzenie nie dotyczy, a opierają się bezpośrednio na uor lub przepisach właściwych dla danego urzędu lub jednostki.
Co więc należy zrobić, aby pokryć oczywisty błąd pracodawcy (niedopełnienie nadzoru nad pracownikami zawodowo obsługującymi PKZP) niestety będzie trzeba pójść do sądu (aby najlepiej polubownie) sprawę załatwić, a zasądzony wyrok sądu da podstawę prawną do zaksięgowania wydatku (klasyfikacja budżetowa przewiduje już takie paragrafy).

Trudniejszą kwestią może być odtworzenie dokumentacji pozwalającej określić wkłady zgromadzone przez członków oraz wysokość ich ewentualnego (przeterminowanego) zadłużenia. Pomocne mogą być listy płac oraz współpraca z bankiem, który może jeszcze posiadać dokumentację obsługi rachunku. Jeżeli funkcjonowała kasa gotówkowa sprawa jest jeszcze trudniejsza - gdyż przypuszczalnie dokumentacja obsługi kasy z tamtych lat została już zbrakowana. Niestety trzeba przeglądnąć całą dostępną dokumentację (nie tylko księgową, ale również uchwały zarządu, sprawozdania roczne i ustalić (oszacować wysokość wkładów i zadłużenia dla każdego z członków na koniec każdego roku). Pomocna może być konfrontacja z członkami, którzy może dysponują potwierdzeniem salda za dany rok.
Jeśli osoby, które brały pożyczkę nadal żyją należy dochodzić od nich zwrotu pożyczki (o przeterminowaniu decyduje sąd dopiero na wniosek zadłużonego - jeśli nie zgłosi w sądzie wniosku o przeterminowanie sąd nakaże mu zwrócić niespłaconą pożyczkę). Co do osób zmarłych to jeśli na funduszu rezerwowym są zgromadzone wystarczające środki to z nich należy w pierwszej kolejności pokryć niezaspokojone pożyczki (tak, aby nie obciążyć żadnego z członków).

Statut należy bezwzględnie odtworzyć lub napisać nowy i zgodnie z nim przeprowadzić WALNE i WYBORY Zarządu i Komisji Rewizyjnej. Działalność pożyczkowa bez podstawy prawnej (czytaj bez statutu) jest przestępstwem (!)

Jeśli chodzi o księgowość bieżącą należy stworzyć BO (najlepiej z 1.01.2020) w jakimś programie dedykowanym dla PKZP (łączącym księgowość (zgodną z uor) i ewidencję) - programy płacowe lub tylko księgowe (szybko mogą okazać się niewystarczające).

Życzę powodzenia!