Forum portalu PKZP

Dzień dobry.
Jak wiele kas nasza również zapewnia członkom kasy dostęp do strony intranetowej - dzięki pomocy zakładu pracy. Niestety nie mamy do końca dopracowanych zasad, według których powinna ona być obsługiwana. Zamieszczono na niej wzory formularzy (dostępne dla członków), obowiązujące uchwały Walnego Zebrania dotyczące składu wybranych organów - z uwzględnieniem numerów kontaktowych osób wchodzących w ich skład, wykaz terminów spotkań Zarządu. Nie mamy jednak pomysłu na lepsze wykorzystanie takiej formy działania kasy. Czy macie może jakieś dobre praktyki w tym zakresie?

Czy taka strona intranetowa powinna być obsługiwana przez Zarząd? Kto jest jej administratorem - czy coś w tym zakresie ma do powiedzenia zakład pracy, skoro strona jest obsługiwana przez ich serwer? czy są jakieś interaktywne formularze, które po skonfigurowaniu moglibyśmy tam zamieścić i które pomogłyby członkom w przybliżeniu wyliczyć sobie samodzielnie ewentualną pożyczkę? Czy poprawnym byłoby umieszczanie tam sprawozdań Komisji Rewizyjnych lub bilansów rocznych?

Nie chcielibyśmy aby była to strona z "fotkami" z posiedzeń Zarządu czy Walnych Zebrań. Chcemy natomiast by zawierała przydatne informacje i posiadała praktyczne funkcje, które będą dobrze służyły członkom naszej kasy i pomogły się przyczynić do rozpropagowania jej działalności.
Dziękuje za ewentualne podpowiedzi.

Strona internetowa - to raczej kwestie techniczne - moim zdaniem najlepiej aby taką stroną zarządzała osoba - która ma o tym pojęcie i jeżeli jest to na serwerach pracodawcy - to pewnie pracodawca może mieć wymagania techniczne do tejże strony. Formularze interaktywne nie spotkałam się z takimi - wiem, że są dostępne np. w doc czy w pdf - ale raczej nie są to formularze interaktywne - takie interaktywne to pewnie musielibyście Państwo sami zrobić. Administratorem powinna być kasa. Dobrze byłoby publikować wszystkie sprawozdania i najważniejsze rzeczy - które mają miejsce w KZP.
My w swojej kasie wdrożyliśmy system e-PKZP - który załatwia nam sprawy techniczne i komunikacji w członkami KZP - tym bardziej, że oprócz możliwości złożenia wniosku elektronicznie o pożyczkę - każdy członek kzp widzi na bieżąco swoje saldo - zarówno wkładów jak i udzielonych pożyczek wraz z harmonogramem - to bardzo ułatwia - a że można wysyłać maile co się dzieje w kasie to idea jest bardzo rozpropagowana wśród pracowników.

Dziękuje za podpowiedź.Proszę o więcej informacji o e-PKZP. Na czym to polega dokładnie , czy jest gdzieś szczegółowa instrukcja, informacja,oferta na ten temat?
Pozdrawiam

Witam wszystkich,

PKZP musi zapewnić swoim członkom informacje na temat swojej działalności - strona internetowa lub intranetowa wydaje się być najlepszym miejscem do tego. Należy jednak pamiętać o kilku zasadach:
1. Decyzję o jej prowadzeniu może podjąć zarząd, ale bezpieczniej poruszyć tę kwestię podczas Walnego Zebrania i uzyskać wytyczne np. co do jej zakresu, częstotliwości, organizacji czy celu.
2. Niektóre dokumenty lub dane powinny być jawne dla wszystkich (nie tylko dla członków) m.in:
- Nazwa, adres do korespondencji, terminy i miejsca obsługi, nazwy i numery rachunków bankowych dla spłat (jeśli nie są to numery indywidualne) lub główny numer rachunku do spłaty zobowiązań członków, b. członków, zakładów pracy itd.
- Statut,
- Uchwały zmieniające statu lub go precyzujące jak regulaminy, zasady itd.
- Składy osobowe Zarządu i Komisji Rewizyjnej wraz z możliwymi formami kontaktu;
- sprawozdanie finansowe wraz informacją statystyczną,
- inne sprawozdania i zalecenia kontrolne pod warunkiem anonimizacji lub w części jawnej
- wzory dokumentów (wniosków, umów, deklaracji itd.)
- terminy Walnego Zebrania wraz z informacją na temat zwyczajności lub nadzwyczajności oraz planowanego porządku zebrania
3. Niektórych dokumentów i danych nie wolno publikować w Internecie m.in.
- listy członków,
- listy zadłużonych, bądź skreślonych członków, listy uposażonych itd.
- innych dokumentów zawierających dane osobowe - np. uchwał zarządu, decyzji, treści zawartych umów itd.
4. Niektóre dane mogą być dostępne dla członków np. po zalogowaniu do systemu bądź intranetu:
- lista członków,
- lista potencjalnych poręczycieli,
- swoje miejsce w kolejce oczekujących na pożyczkę, bieżący stan poszczególnych funduszy itd.
5. Ponieważ prowadzenie strony wiąże się z dodatkową pracą wykonaną przez pracodawcę warto ująć jej zakres w Umowie świadczenia bezpłatnej pomocy pracodawcy dla Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, by w razie wątpliwości wiedzieć na co możemy liczyć, a pracodawcy łatwiej było rozliczyć koszty z innymi pracodawcami, gdy kasa jest międzyzakładowa.

Odpowiadając na pytania

Czy taka strona intranetowa powinna być obsługiwana przez Zarząd

?
-- tak - Zarząd odpowiada za komunikację na zewnątrz i do wewnątrz organizacji, więc powinien być autorem i odpowiada za publikowane treści. Może też to zadanie zlecić menadżerowi PKZP czyli osobie prowadzącej kasę określając co, kiedy i w jakiej formie ma publikować. Zdarza się, że zarząd nie ma na tyle czasu by wszystkiego dopilnować, zaś osoba prowadząca kasę zatrudniona do tego przez pracodawcę, poza przygotowaniem umów, obsługą członków i przygotowaniem uchwał będzie w stanie przygotować treści do publikacji i po ich zatwierdzeniu "wrzucić" do Internetu lub intranetu.

Kto jest jej administratorem - czy coś w tym zakresie ma do powiedzenia zakład pracy, skoro strona jest obsługiwana przez ich serwer?

-- administratorem powinien być oddelegowany do pracy na rzecz PKZP pracownik zakładu pracy, podobnie jak księgowa, kasjer czy prawnik. Ale codzienną obsługą może zajmować się sam zarząd lub jego członek. Wydaje się, że są to funkcje przynależne sekretarzowi, ale można "ubrać" w to również inne osoby.
Konfiguracją serwera, zadbaniem o jego bezpieczeństwo i kopie zapasowe powinien zająć się dział IT.

czy są jakieś interaktywne formularze, które po skonfigurowaniu moglibyśmy tam zamieścić i które pomogłyby członkom w przybliżeniu wyliczyć sobie samodzielnie ewentualną pożyczkę?

Mylimy chyba dwa różne elementy:
- strony internetowe jako miejsca publikowania treści (dokumentów, obrazków, filmów, map itd.) oraz
- aplikacje internetowe (wykonywalne skrypty, które potrafią przetwarzać dane, komunikują się z szyfrowanymi bazami danych, umożliwiają zalogowanie i w praktyce są programami komputerowymi, z wyglądem (interfejsem) przystosowanym do obsługi, tak jak klasyczna strona internetowa.

W PKZP te pierwsze powinny być dostępne dla wszystkich. A te drugie tylko dla członków lub potencjalnych członków. Przykładem takiej aplikacji jest e-pkzp, aplikacja obecna pod adresem: https://demo.casco.pl/
Do aplikacji należy się zalogować i wtedy można zobaczyć np. ile ma się zgromadzonych wkładów lub na jaką pożyczkę możemy liczyć.

Czy poprawnym byłoby umieszczanie tam sprawozdań Komisji Rewizyjnych lub bilansów rocznych?

Jak najbardziej TAK - pod warunkiem, że nie będą zawierały danych osobowych osób, które nie wyraziły na to zgodę (domyślnie nikt nie wyraził zgody). Wyjątek stanowi księgowa i inspektor ochrony danych osobowych (jeśli został dla PKZP przyporządkowany) oraz osoby wchodzące w skład zarządu i komisji rewizyjnej.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości ich imiona i nazwiska oraz podpisy muszą się znaleźć np. na rocznym sprawozdaniu, są jawne, podobnie jak sprawozdanie.

Powodzenia!

Kowal58 pisze:Dziękuje za podpowiedź.Proszę o więcej informacji o e-PKZP. Na czym to polega dokładnie , czy jest gdzieś szczegółowa instrukcja, informacja,oferta na ten temat?
Pozdrawiam

Jeżeli chodzi e-PKZP - to tutaj jest najwięcej: https://casco.pl/oprogramowanie-pkzp/e-pkzp

AgataW pisze:

Kowal58 pisze:Dziękuje za podpowiedź.Proszę o więcej informacji o e-PKZP. Na czym to polega dokładnie , czy jest gdzieś szczegółowa instrukcja, informacja,oferta na ten temat?
Pozdrawiam

Jeżeli chodzi e-PKZP - to tutaj jest najwięcej: https://casco.pl/oprogramowanie-pkzp/e-pkzp

Dziękuję!