Redukcja etatów spowodowała, że musimy komuś z pracowników to zadanie przypisać.
He he - a jak z powodu redukcji etatów zwolnicie kadrową, to na zlecenie zatrudnicie sobie panią po godzinach, żeby wam przygotowywała listy płac??? Co za niedorzeczność!
Obowiązkiem pracodawcy jest świadczyć pomoc PKZP poprzez (w skrócie):
- udostępnianie pomieszczeń i druków
- prowadzenie rachunkowości i obsługi prawnej
- dokonywanie potrąceń i informowanie.
Szczegóły określa umowa pracodawca - zarząd pkzp.
Czy jest taka możliwość, żeby z jedną z księgowych z urzędu zawrzeć umowę zlecenie i wówczas robiłaby zakres PKZP po godzinach pracy w Urzędzie?
Na takie "magiczne" rozwiązania z tymi rozliczeniami typu ekstra dodatki lub dodatkowe umowy to wpadają tylko niedouczeni urzędnicy wyższych szczebli! I to jeszcze "... w Urzędzie?"... he he - Nie wiem czy szybciej będzie na miejscu PIP czy RIO.
To taka "droga na skróty" jakby np. nie płacić zaliczki na podatek dochodowy, bo przecież pracownik może sobie to sam wyliczyć na koniec roku w PIT ile ma dochodu i wtedy zapłacić podatek, a na paragrafie na pensje dla urzędników zostanie więcej środków...
PIP - skontroluje czas pracy pracownika dokładniej długość przerw oraz stały lub tymczasowy charakter. Już dawno chyba nie było spraw w inspekcji o pracę na 50/40 etatu w urzędzie
RIO - zapyta ile osoba fizyczna płaci za wynajęcie swojego biurka, komputera, ogrzewanie pokoju w celu uzyskania wynagrodzenia lub na jakiej podstawie płacą za to podatnicy...?
APEL!
SZANOWNY PRACODAWCO - zdecydowałeś się lub musisz zatrudnić pracowników to niestety musisz liczyć się z OBOWIĄZKAMI, bez względu czy je chcesz czy nie! Obowiązki możesz wykonać samemu albo komuś je powierzyć, ale ZAWSZE ZA NIE ZAPŁACISZ! Nie ma drogi na skróty! No i jeszcze jakby Ci przyszło do głowy zlikwidowanie PKZP - nie możesz tego zrobić, no chyba, że wyrzucisz z pracy wszystkich chętnych być w kasie - to faktycznie możesz. Ale prawo do zorganizowania PKZP lub utworzenia MPKZP = pojawienia się kosztów - pojawia się już od JEDNEGO ZAINTERESOWANEGO PRACOWNIKA, któremu uda się przekonać jakąś MPKZP o przyjęciu go 
Gdy jestem pracodawcą mam do wyboru 3 możliwe rozwiązania:
1.
zatrudniamy pracownika (na etat lub fragment) i delegujemy go (zgodnie z umową o świadczenie bezpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz PKZP) do świadczenia pracy na rzecz PKZP poprzez prowadzenie księgowości PKZP (jeśli pracownik już dla nas pracuje jako księgowy to zmieniamy lub dokładamy zakres obowiązków i oczywiście wynagrodzenie) - jako pracodawca odpowiadamy za wszystkie błędy czy niedouczenie, mamy obowiązek kierować na szkolenia i wyposażyć odpowiednio stanowisko pracy, a on odpowiada kodeksowo - tylko max 3-krotnością swego wynagrodzenia. Jeśli w PKZP jest dużo pieniędzy lub kasa jest liczna to bardzo ryzykowne, bo za ten cały bałagan de facto odpowiadamy my. Warto tedy zatrudnić co najmniej 2-3 osoby, by się wzajemnie kontrolowały i zastępowały w razie nieobecności. Ale i tak każdy niezadowolny członek lub w przypadku malwersacji - każdy stratny członek - będzie skarżył tylko nas tj. pracodawcę, bo zarząd i komisja rewizyjna pracują społecznie i nie mają zdolności do skutecznych działań, więc sąd to nas za to ukarze (co już wielokrotnie się zdarzyło - bo to MY NIE DOPEŁNILIŚMY NASZEGO OBOWIĄZKU JAKO PRACODAWCA (osoba prawna)).
2.
zatrudniamy osobę fizyczną na podstawie umowy cywilnej do prowadzenia księgowości PKZP, to oczywiście może być też nasz pracownik na dodatkową umowę (jeśli jest inna niż ta na etat) - nasza odpowiedzialność jest dokładnie jak wyżej, ale osoba taka nie odpowiada już 3-krotnością tylko cywilnie czyli do wysokości zlecenia w danym okresie czasu (np. jeśli obiecamy że zapłacimy jej 1000 zł miesięcznie - to na tym kończy się jej odpowiedzialność za wszelkie błędy, niedouczenie czy nieprawidłową pracę lub nawet jej brak i tylko udawanie jaka ona ciężka). W tym przypadku nie musimy też wysyłać na szkolenia czy nadzorować pracownika, więc taka forma wydaje się być najatrakcyjniejsza dla pracodawcy, ale faktycznie jest
najbardziej ryzykowną a w konsekwencji najdroższą. Dodam tylko, że większość malwersacji miała miejsce właśnie przy takiej formie prowadzenia rachunkowości, bo nawet za świadome działanie niezgodne z przepisami księgowy nie poniesie dotkliwych konsekwencji ponieważ jest osobą fizyczną, zatrudnianą przez osobę prawną więc, jego praca powinna podlegać nadzorowi pracodawcy, a tego praktycznie nigdy nie ma. Nie udaje się też odzyskać od niego żadnych pieniędzy - chyba, że jako księgowy sporządził na siebie obciążające dokumenty
(give me a break). Dodatkowym problemem jest brak związania - ot - nie zrobi rozliczenia i stwierdzi, że rezygnuje i zostajemy z ręką w nocniku - bez bieżącego rozliczenia, bez salda, bez protokołu przekazania, bo to jest właśnie zlecenie / dzieło - znudziło mu się, albo za mało płacimy to rezygnuje z dnia na dzień. Po prostu nie wykonał zlecenia więc nie dostanie pieniędzy za ostatni miesiąc, ale nie ma też żadnych dalszych obowiązków, żadnej odpowiedzialności z tego tytułu.
2a.
Najbardziej hardkorowa wersja -
to zatrudnienie byłej księgowej na zlecenie, gdy ta przeszła na emeryturę. W każdej chwili może "odejść" nie rozliczywszy się z niezrobionej dokumentacji, której odtworzenie będzie nas potem kosztowało kilkadziesiąt tysięcy złotych, trwało wiele miesięcy, być może wyjdą nieprawidłowości lub błędy, a "winna" już będzie leżeć na "łożu Abrahama" i z góry do nas machać. To tak jakbyśmy całą naszą dokumentację księgową umieścili na kajaku i wysłali bez wioślarza do popływania po morzu z nadzieją, że się nie wywróci...
3.
Zatrudniamy biuro rachunkowe w dowolnej formie prawnej lub nawet
osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jako księgowa. Odpowiedzialność przechodzi w całości na tę firmę, a ona musi posiadać obowiązkowe dla księgowych ubezpieczenie OC, więc odpowiedzialność realnie jest z nas zdjęta. Dla nas jest do zapłacenia faktura (wrrr - koszty, koszty, koszty), ale nie mamy kosztów ukrytych typu szkolenie dla pracownika czy kupowanie ekstra programów księgowych, w dodatku te koszty można łatwo rozliczyć z np. spółką miejską, bo jasno są one wyliczone. Oczywiście jest to "outsourcing" - owoc nowoczesnego kapitalizmu, więc, żaden oświecony i wychowany w komunie urzędnik wyższego szczebla nie chce nawet o tym słyszeć... no chyba, że taką firmę prowadzi ciocia kolegi...
Ale z pragmatycznego punktu widzenia dla kas międzyzakładowych
to najkorzystniejsza forma. O ochronie danych i ich przepływach pomiędzy urzędem i spółką miejską już nie wspomnę, bo tutaj też w świetle dzisiejszych przepisów musimy podpisać umowę o współadministrowaniu lub powierzeniu przetwarzania danych osobowych... kolejny kosztowny koszmar.
Aha - nie mylmy księgowej z zarządem!
Zarząd ma swoje zadania i nie wolno mu prowadzić kasy czy księgowości i jest to zapisane bezpośrednio w przepisach!! Więc hasło - chcecie to se to róbcie - też niestety odpada.
A i jeszcze jeden chytry pomysł - to niech członkowie płacą za ten etat czy fakturę... - również niezgodne z przepisami. To tak jakbyśmy obciążali składką na ZUS po stronie pracodawcy jego wynagrodzenie. TE KOSZTY PONOSI PRACODAWCA! OT! Koszty rachunkowości ponosi pracodawca w nie członkowie kasy!!! (nie ważne czy wprost czy poprzez skomplikowany system opłat za pożyczki i obciążania funduszu rezerwowego oraz not księgowych)!
Powodzenia !