przypadku stwierdzenia nadpłaty etc. powinna ona zostać zwrócona bądź przeksięgowana zgodnie z dyspozycją członka na jego wkłady...
Dokładnie tak - zwrot (jest domyślny), a przeksięgowanie na poczet wkładów (za zgodą lub na wniosek)...
Dodam, że to nie system płacowy (program czy osoba) powinien pilnować potrąceń, a osoby odpowiedzialne za ewidencję członków (zarząd) lub menedżer KZP (dawniej osoba prowadząca kasę) zależnie od organizacji w danej firmie / kasie. Program do płac to ewidencja stricte pracodawcy, która 5 lat po odejściu pracownika "zniknie", a ewidencja KZP zostanie dokąd emeryt lub rencista nie zdecyduje się odejść z kasy, co może nastąpić wiele lat później.
Warto pamiętać o ROZDZIELENIU tych ewidencji, aby nie było w przyszłości takich problemów.
Listę potrąceń przygotowuje KZP, podpisuje zarząd i przekazuje do płac (gdzie sporządzane są
listy płac oraz oddzielnie
listy wypłat dla umów cywilnych). Następnie "płace" uzgadniają wartości (możliwe do obciążenia kwoty) i zwracają zatwierdzoną lub skorygowaną listę potrąceń, którą księguje księgowość KZP wraz z przelewem od pracodawcy.
Ewidencja płac pracodawcy nie ma prawa (a nawet bez zgody pracownika lub KZP w imieniu pracownika, za bardzo jej nie wolno) do przechowywania takich informacji np. ile rat zostało zapłacone, do zapłaty albo ile wynosiła pożyczka czy wkłady. Ewidencja płac (zgodnie z przepisami RODO, które określają, że przekazywane dane nie powinny być nadmiarowe) powinna co miesiąc dostać konkretne potrącenie dla konkretnej osoby i ma je wykonać. Podstawą prawną jest Rozporządzenie w sprawie PKZP i Umowa pomiędzy pracodawcą a KZP o świadczeniu bezpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz KZP.
Pobranie (potrącenie) kwoty niewskazanej przez Zarząd KZP jest pomyłką po stronie pracodawcy na niekorzyść pracownika, który bezpodstawnie został pozbawiony części swojego wynagrodzenia. KZP nie ma podstawy też zaliczyć tę kwotę na konto członka, chyba, że kwota ta figuruje na imiennej liście potrąceń przekazanej zwrotnie przez pracodawcę. Jeśli jednak taka lista nie jest sporządzana i działa tylko na podstawie przelewu i kalkulacji własnej to może potraktować przelew od pracodawcy na kwotę wyższą niż o nią wnioskowała jako darowiznę na rzecz KZP i zaliczyć do funduszu rezerwowego lub pomyłkę i zwrócić na konto pracodawcy. Dokumentację księgową w tej sprawie będzie stanowiła oczywiście nota księgowa.
Należy też pamiętać, że wkłady w KZP nie mają charakteru AKCJI lub nawet UDZIAŁÓW, ale SKŁADEK (W CAŁOŚCI ZWROTNYCH) tj. wkładu kapitałowego - ruchomości w pieniądzu, które mogą zostać dopłacone, wypłacone lub zajęte ponieważ stanowią
własność członka na jego indywidualnym, wydzielonym rachunku (analitycznym koncie księgowym). Mogą też posłużyć jako zabezpieczenie pożyczki lub przez komornika na poczet obcych zobowiązań. Wtedy KZP jest obowiązana przekazać zajętą kwotę na wskazany przez komornika rachunek. Stąd ewidencja tych składek (wkładów) jest kluczowa.