Witam,
Bzdury!
Sposób protokołowania, sporządzania dokumentacji, jak i to w jaki sposób ma zostać każdy dokument podpisany POWINIEN zostać opisany w statucie!
Każdy statut może być inny, więc takie wypisywanie jak powyżej kto podpisuje
jest lub może być skrajnie nieprawidłowe.
Protokół powinny podpisać WSZYSTKIE osoby, które uczestniczyły w posiedzeniu, aby autoryzować nie tylko sam dokument, ale przede wszytkim potwierdzić, że faktycznie tak przebiegało spotkanie. Dlatego do WSZYSTKICH protokołów MUSZĄ mieć dostęp wszyscy członkowie - by móc je przeczytać, skontrolować i podpisać . Korzystając z zapisów KC i ust. o KZP możemy określić inny sposób, ale nie może być on sprzeczny z zasadami wynikającymi z przepisów nadrzędnych.
Wyobraźmy sobie, że Nowak powiedział: "nie lubię Kowalskiego", a protokolant usłyszał tylko "lubię Kowalskiego". Mamy zaprotkołowaną bzdurę. Aby tego uniknąć, to temu właśnie służy publiczne odczytywanie i przedstawianie protokołu z poprzedniego posiedzenia na kolejnym. Aby:
- zachować ciągłość numeracji protokołów (aby każdy miał pewność, że pomiędzy nie doszło do jakiś tajnych ustaleń bez nich);
- zatwierdzić poprawność lub wnieść o poprawki;
- złożyć sprzeciw przeciwko konkretnym zapisom lub poprosić o odpis w celu np. złożenia sprawy do sądu, policji, prokuratury itd.
Co więcej, robi się tak oczywiście zazwyczaj wtedy, gdy nie ma technicznych możliwości od razu zapoznać się i podpisać protokołu. Bo jeśli np. zebranie jest procedowanie zdalne i jest na bieżąco protokołowane tak, że wszyscy widzą co jest pisane - to po krótkiej przerwie w celu zwykłej korekty lingwistycznej, gramtaycznej, ortograficznej i wizualnej - zaraz po jego zakończeniu - można odczytać i podpisać protokół (np. elektroniczninie). Jeśli ktoś podpisze dokument elektronicznie wszystkie dowolna zmiana będzie widoczna, gdyż zmieni się data i godzina autoryzacji dokuemntu - więc jest to sposób w którym faktycznie nie muszą się podpisywać wszyscy, a wystarczy zaufane narzędzie, które nie daje technicznej możliwości zafałszowania.
A teraz pomyślmy - jeśli protokół sporządzałaby i podpisywała tylko jedna lub nawet dwie osoby ale POZA posiedzeniem i tylko one mają dostęp do tego protokołu - to właściwie nie ma znaczenia sam przebieg zebrania, bo zawsze można później popisać co się zechce fałszując go i w efekcie pozbawić członków kontroli. BONANZA
Wymagane przepisami Ustawy o KZP są w odniesieniu do pytań dwa typy dokumentów:
- PROTOKOŁY z POSIEDZEŃ
- UCHWAŁY
Definiuje to - Ustawa o KZP:
Art. 15. 1. Statut KZP określa:
3) sposób reprezentowania KZP; (1)
4) tryb wyboru (2) i odwołania (3) organów KZP oraz zakres ich kompetencji; (4)
5) zasady zwoływania walnych zebrań członków (5) i obradowania na nich; (6)
6) tryb (7) i sposób podejmowania uchwał (8), w tym wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na
posiedzeniach organów KZP (9) oraz poza nimi (10);
7) tryb i sposób wybierania delegatów (11), o których mowa w art. 16 ust. 2, oraz proporcję, w jakiej ustalana jest liczba
delegatów w stosunku do członków KZP; (...)
17) zasady uchwalania statutu KZP i wprowadzania w nim zmian.
Art. 12. 1. Członek KZP jest obowiązany: (...) 3) przestrzegać postanowień statutu KZP oraz uchwał organów KZP;
Zatem obowiązek złożenia podpisu na liście obecności stanowiącej załącznik do protokołu lub na samym protokole jak i na każdej uchwale, jeśli będzie wynikał ze statutu - ZOBOWIĄZUJE każdego członka - do czynności, bez względu czy jest "za" czy jest "przeciw" - gdyż nie głosuje poprzez "złożenie podpisu pod protokołem" tylko potwierdza poprawność dokumentu oraz uwiarygodnia jego treść, nawet jeśli jej nie poparł lub był jawnie przeciwny niektórym z podjętych na nim uchwał. To czynność prawna wynikająca ze statutu.
2. Członek KZP ma prawo: 4) brać udział w obradach walnego zebrania członków;
Zatem jeżeli jest obecny (bo może) to musi dopełnić formalności związanej potwierdzeniem swej obecności na dokumencie, który został w jego obecności stworzony i potwierdzić autentyczność przebiegu tego zebrania odwzorowany w tym dokumencie (protokole). Lista obecności jest tylko ze względów organizacyjnych wydzieloną integralną CZĘŚCIĄ PROTOKOŁU. Bez listy obecności protokół nie jest dokumentem - bo w swej treści nie przedstawia kto uczestniczył w spotkaniu.
Art. 20.5. Z przebiegu walnego zebrania sporządza się protokół.
Art. 23. (...) Z każdego posiedzenia zarządu sporządza się protokół.
Zatem formalnym dokumentem dla posiedzenia WZ czy Z jest PROTOKÓŁ.
Art. 20.6. Członek KZP ma prawo zaskarżyć do sądu uchwałę walnego zebrania w terminie miesiąca od dnia jej uchwalenia.
Aby móc zaskarżyć UCHWAŁĘ - musi ona zostać zapisana właśnie w PROTOKOLE ilustrującym przebieg posiedzenia na którym UCHAWŁA zapadła. W przeciwnym razie sąd może stwierdzić o jej NIEISTNIENIU.
Art. 20. 8. Orzeczenie sądu ustalające nieistnienie albo nieważność uchwały walnego zebrania albo uchylające tę uchwałę ma
moc prawną względem wszystkich członków KZP oraz wszystkich jej organów.
I tarez jak mamy wiedzę o podastawach - to komentarz:
Zacznimy od końca tj. od delegatów (11) - aby zrozumieć, że delegat to wewnętrzny reprezentat, który na zewnątrz organizacji nie ma żadnych uprawnień i komptencji. Nie może reprezentować kasy, czy kontrolować, a jedynie uczestniczyć w spotakaniu (zebraniu) organu jeśli Zarząd zarządził zgodnie ze statutem WZD.
(1) -
sposób reprezetnowania wynika z przepisów KC, który definuje powszechny zakres i sposób reprezentacji, jeżeli nie zapisano szczegółowego:
Art. 35. [Organizacja osób prawnych] Powstanie, ustrój i ustanie osób prawnych określają właściwe przepisy; w wypadkach i w zakresie w przepisach tych przewidzianych organizację i sposób działania osoby prawnej reguluje także jej statut.
Art. 38. [Reprezentacja osoby prawnej] Osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie.
Art. 39. [Brak umocowania] § 1. Jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta.
§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie prawnej, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.
§ 3. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę jako organ osoby prawnej, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
§ 4. Jednostronna czynność prawna dokonana przez działającego jako organ osoby prawnej bez umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w imieniu osoby prawnej, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania.
§ 5. Przepis § 3 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy czynność prawna została dokonana w imieniu osoby prawnej, która nie istnieje.
Zatem np. czynność zarządu zmienającego statu bez uchwały w tej sprawie uprawnionego organu kasy (walnego zebrania) jest NIEWAŻNA, nawet jeżeli zarząd złoży do GUS wniosek RG-OP i dołączy nowy statut, a GUS przyzna na tej podsatwie REGON.
Podobnie, jeżeli zarząd udzieli pożyczki osobie, która nie jest członkiem, a nie ma do tego umocowania, które na podsatwie statutu dało zarządowi uprawnienie do zawierania umów na podsatwie statutu jedynie z członkami KZP.
Ważne, aby pamiętać, że sam zapis w statutcie jakieś czynności jako dozwolonej nie jest uprawniony, jeżeli jest sprzeczny z przepisami ustawy o KZP, ustawy KC lub pozostałymi odnoszącymi się do tego zakresu.
I jeszcze sposób sporządzania i podpisywania dokumentów jeżeli nie został określony przepisami wewnętrznymi właśnie w statucie (choć powinien) to wynika ze sposobu wynikającego z przepisów powszechnych. A tem przepis jest szalenie niekorzystny bo wymaga:
Art. 7. 1. Osoby wykonujące pracę zarobkową u danego pracodawcy mogą utworzyć KZP, jeżeli gotowość przynależności do niej zadeklaruje co najmniej 10 z tych osób.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1, tworzą KZP, uchwalając statut KZP, potwierdzając jego przyjęcie przez złożenie pod nim swoich podpisów i dokonując wyboru organów przewidzianych w tym statucie. (...)
Art. 17. Uchwały organów KZP zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy liczby ich członków.
A zatem - jeśli nie opiszemy szczególnych przepisów to aby podjąć jakąkolwiek uchwałę lub podpisać jakikolwiek dokument zobowiązują nas przepisy jak dla w/w - czyli podpisy zwykłej wkięszsości osób w obecności co najmniej POŁOWY uprawnionych.
Co więcej, KC mówi również o typowych sytuacjach np. braku w składzie organu:
Art. 42. [Brak organu lub brak w składzie organu uprawnionego do reprezentowania]
§ 1. Jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu uprawnionego do jej reprezentowania, sąd ustanawia dla niej kuratora. Kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił.
§ 2. Do czasu powołania albo uzupełnienia składu organu, o którym mowa w § 1, albo ustanowienia likwidatora kurator reprezentuje osobę prawną oraz prowadzi jej sprawy w granicach określonych w zaświadczeniu sądu.
§ 3. Kurator niezwłocznie podejmuje czynności zmierzające do powołania albo uzupełnienia składu organu osoby prawnej uprawnionego do jej reprezentowania, a w razie potrzeby do jej likwidacji.
§ 4. Pod rygorem nieważności kurator jest obowiązany uzyskać zezwolenie sądu rejestrowego na:
1) nabycie i zbycie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz na dokonanie czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części do czasowego korzystania;
2) nabycie i zbycie oraz obciążanie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości.
Zatem - brak wystarczającej liczby obecnych determinuje złożenie sprawy do sądu o kuratora, a nie "udawania" że są obecni.
(2)
Tryb wyboru organów w KZP podobnie jak i w innych organizacjach członkowskich MUSI zostać zapisany w statucie.
Często tworzy oddzielny dokumenet (załącznik do statutu) i określany jest jako regulamin lub ordynacja wyborcza a definiuje:
- rodzaju wyborów,
- sposobu wyłaniania komisji wyborczej,
- miejsca, czasu i sposobu ogłoszania informacji o wyborach,
- warunkach uczestniczenia kto może (czynne i bierne prawo wyborcze),
- miejsca, czasu i sposobu zgłaszania kandydatów
- miejsca, czasu i sposobu do przeprowadzenia samego głosowania
- sposobu dokumentowania
- sposobu
(3)
Odwoływanie członka organu to część procedury wyborczej, ale również karnej lub członkowskiej.
(4)
Kompetencje każdego z organów to kolejne obszary odrębnie definiowane w statucie.
Przypisanie np. zarządowi i komisji rewizyjnej kompetencji KONTROLNYCH w tych samych zakresach mogłoby powodować ich kolizję lub zastępowalność, ale wskazanie różnych celów już je porządkuje. Np. Zarząd kontrolujący czy księgowa prawidłowo zaksięgowała przelew kontroluje stonę techniczną rozpiski na odpowiednie konta - natomiast komisja sam fakt zaisteniania księgowania, ale też czy zarząd przeprowadził wynikającą z przepisów kontrole tego księgowania i czy jej wynikj jest zgodny z zapisami polityki rachunkowości i dyspozycjami zarządu.
(5) (6) (7) (8) (9)
W przypadku WZ i WZD - zwłaszcza, gdy obrady są prowadzone zdalnie - przepisy wewnętrzne muszą określać:
- kto, kiedy, jak, gdzie informuje o zwołniu WZ lub WZD, a także samej formie tego zebrania
- warunkach krańcowych, które muszą zostać spełnione do zwołania, procedowania lub rozwiązania WZ (np. wniosek 1/3 liczby członków)
- sposobie tworzenia porządku zebrania, protokołu, listy obecności, projektów wniosków, projektów uchwał, prezentacji i innych dokuemntów wstępnych
- sposobie zgłszania wniosków (z reguły w podziale na formalne, porządkowe, osobowe, merytoryczne)
- sposobie wnoszenia i rozpatrywania uchwał ( w tym uchwał NORMATYWNYCH - czyli wynikających z przepisów powszechnych lub uchwał SAMOISTNYCH - czyli takich, które nie wynikają z przepisów, ale z możliwości kompetencyjnych KZP jako organizacji społecznej)
- sposobu ich dołączania do protokołu (lub zapisywania w treści protokołu)
- sposobu ich zatwierdzania z reguły w procedurze 2 fazowej: projekt uchwały --> I czytanie --> wnioski + poprawki + głosowania cząstkowe --> korekta syntetyczna i prawna --> II czytanie --> głosowanie całościowe - zatwierdzenie --> druk
- sposobu ich podpisywania, autoryzowania, przechowywania, liczby egzemplarzy - jeśli mają stanowić odrębny od protokołu dokument (np. statut, sprawozdanie finansowe itd.)
- trwałości, archiwizacji i nienaruszalności integracji tak wytworzonej dokuementacji własnej
- określenia sidziby (tj. miejsca przechowywani m.in. tej dokuemntacji)
(10)
Ustawa dopuszcza podejmowanie samych UCHWAŁ (organów) BEZ zwoływania spotkania (zebrania) - czyli w sposób zaoczny, korespondencyjny lub zdalny, ale POD WARUNKIEM określenia jak tego rodzaju uchwały będą zaprotokołowane (Np. automatyczny protokół elektroniczny o z góry ustalonej treści + lista autoryzacji podpisów uchwały LUB dopisanie uchwał do najbliższego protokołu posiedzenia z ZATWIERDZENIEM (potwierdzeniem umocowania w myśl art. 42 KC) itd.
