przechowywanie danych

[MBL]

Jak należy rozumieć art. 43 ustawy?
Art. 43. (…)
2. KZP przetwarza dane osobowe:
1) członka KZP obejmujące:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) adres do korespondencji oraz numer telefonu lub adres poczty elektronicznej,
d) stan cywilny oraz ustrój majątkowy,
e) stan zdrowia,
f) otrzymywane wynagrodzenie lub zasiłek;
2) osoby uprawnionej obejmujące dane, o których mowa w pkt 1 lit. a–c;
3) poręczyciela obejmujące dane, o których mowa w pkt 1 lit. a–d.
3. KZP może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczenia lub zaświadczenia.
(…)
5. KZP przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 2:
1) pkt 1 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 10 lat od dnia ustania członkostwa;
2) pkt 2 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 5 lat od dnia wypłaty wkładu członkowskiego;
3) pkt 3 – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, do upływu 5 lat od dnia spłaty poręczanej pożyczki.

Chodzi mi głównie o pkt 5.
Gdy ktoś przychodzi się zapisać, wypełnia deklarację i tę jego deklarację trzymamy przez 10 lat licząc od dnia ustania członkostwa w kzp (dzień ustania członkostwa to dzień podjęcia uchwały przez zarząd o skreśleniu z listy członków czy dzień wypłaty mu wkładu?). A co z innymi dokumentami np. wnioskami o spłatę zadłużenia wkładem albo podaniami o zmianę rat? też po 10 latach powinny być zniszczone?

Druga kwestia: skoro dane osoby uprawnionej trzyma się 5 lat od dnia wypłaty wkładu to w takim razie nie powinno się na jednym dokumencie (na deklaracji przystąpienia) mieć tych danych bo dane osoby uprawnionej musimy po 5 latach usunąć, a dane członka musimy trzymać w sumie przez 10 lat?

Danych poręczycieli: wszystkie wnioski pożyczkowe i umowy pożyczki powinny być niszczone 5 lat po dniu spłaty pożyczki? U nas funkcjonują pożyczki uzupełniające, przy tych pożyczkach dniem spłaty jest dzień zaciągnięcia następnej pożyczki? Jak sprawdzać które pożyczki zostały spłacone 5 lat temu więc należy je zniszczyć?

[lukas_drill]

AD.1.
Deklaracje członkowskie przetrzymujemy 10 lat od ustania członkostwa - to jasne. Odnośnie innych dokumentów (wnioski, pisma) to jest to zwykła dokumentacja księgowa, którą prowadzi i przetrzymuje u siebie osoba prowadząca księgowość KZP. Zgodnie z JRWA są to zwykłe dokumenty księgowe, są przekazywane do archiwum i przechowywane tam przez 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku założenia teczki (segregatora) z dokumentami. Potem niszczone na podst. wniosku do AP. Potem nie są potrzebne, bo raczej tak długich okresów spłat pożyczek nie ma i siłą rzeczy wyczerpuje się okres przechowywania ich ze względu na upoważnionych, gdyby jakieś dane ich były tam zawarte. Dane członków, które musimy mieć przez 10 lat, mamy wszystkie w deklaracjach.

AD.2.
To trafna uwaga i przyznam się, że nie pomyśleliśmy o niej u nas, bo na deklaracji jest (jak w latach ubiegłych) informacja o upoważnionych. Wychodzi na to, że powinno to być osobno, np. tylko jako oświadczenie osoby upoważnionej i wtedy odkładalibyśmy na te 5 lat do segregatora. W sytuacji, kiedy mamy poskładane deklaracje, to pozostaje chyba tylko trwałe usuniecie tej informacji z deklaracji lub jej trwałe "zamalowanie"?:)

AD.3.
Patrz: AD.1.
pozdrawiam

[lukrak]

To ja dopytam jeszcze.
Jak jest posiedzenie zarządu i podejmują uchwały, protokoły. bo to są dokumenty kategorii A. Czyli wszystkie wnioski, podania, deklaracje trzymacie nie pod protokołami, tylko w osobnych segregatorach (dokumentacja pożyczek, podania inne, deklaracje członkowskiej). Dobrze to rozumiem.

[lukas_drill]

Wszelakie podania, wnioski o pożyczki, jakieś pisma o zmianę miesięcznych potrąceń, pismo o wystąpienie i co tam może jeszcze być, co wiąże się z księgową obsługą członka KZP trafia jako oryginał do całości dokumentacji księgowej KZP, którą prowadzi osoba obsługująca KZP z ramienia pracodawcy. Ta właśnie dokumentacja leży u Niego 5 lat, jako dowody księgowe (JRWA). Ja na przykład, jako sekretarz, biorę sobie xera papirów (np. wniosku o wystąpienie), ale tylko dlatego, żeby mieć pod ręką jakby co. Np. wystąpił ostatnio taki Pan z KZP i mam ksero jego pisma w segregatorze "Pisma różne:)" z założonym spisem spraw na 2023r. Jak minie czas przechowywania jego dokumentów to zniszczę i to z odpowiednią adnotacją w uwagach - tak sobie to wymyśliłem. Nigdzie nie jest napisane, że tak trzeba, ale - jak wspomniałem - mam porządek u siebie i co mi potrzeba to znajdę - resztę przekazywał będzie do AZ gość z obsługi księgowej KZP.
Co do dokumentów z posiedzeń Zarządu KZP - nie mamy IK w naszym KZP i mieć nie chcemy:) statut, protokoły z posiedzeń, uchwały - trzymamy z w segregatorach i tak będzie przez dłuższy czas zapewne. Ile to ma leżeć - na pewno przez okres funkcjonowania KZP. Wg. mnie, jeśli kiedyś KZP się zlikwiduje, to najlepiej będzie zrobić spis jej dokumentacji i wrzucić do wniosku o brakowanie do AP i wtedy będziemy wiedzieć już co zrobić (wyrzucić/przechowywać dalej/przekazać do AP jako kat. A...)

[lukas_drill]

Co do deklaracji, to xera deklaracji ma gość od księgowości, bo chce mieć "podkładkę" pod potrącania składek comiesięcznych. Robię mu takie ksero a ja trzymam oryginały, w układzie alfabetycznym z ewidencją na początku, w osobnym segregatorze. No bo ewidencję mieć musimy, żeby wiedzieć kto jest członkiem no i potem deklaracje muszą te 10 lat leżeć (5 osób upoważnionych) - od wystąpienia.

[lukrak]

No tak to jest jasne ale np.: wnioski o pożyczki trzymamy 5 lat od daty spłaty czyli dłużej niż księgowość, to one chyba też powinny być w innym segregatorze.
Ja planuję to tak sobie zorganizować ze księgowość swoją drogą a pisma i wnioski powpinam u siebie w odpowiednie segregatory.

[lukas_drill]

Ale dlaczego wnioski o pożyczkę mamy trzymać 5 lat od daty spłaty, a nie 5 lat od roku złożenia wniosku? Ktoś złożył wniosek o pożyczkę, dostał ją, spłacił w ciągu 2 lat ( u nas max. okres spłaty to 25 miesięcy) i tyle! Pożyczka wzięta, spłacona i po temacie. Na co trzymać ten wniosek jeszcze 5 lat? To zwykły dowód księgowy, na podst. którego komuś przelano daną kwotę pieniędzy, który trzymamy 5 lat od wystawienia.

[lukrak]

Z art. 43 ustawy mamy tak zapis dane poręczycieli, a ze jest to wszystko na 1 dokumencie, wiec powinniśmy sie trzymać tamtych terminów. Chyba że ja coś źle odczytuję.

[lukas_drill]

No tak, ale poręczyciel - przynajmniej u nas - musi być członkiem KZP, więc i tak jego dane przetwarzamy przez cały okres członkostwa w KZP, który jest dłuższy niż te 5 lat po spłacie. Jakoś to się tutaj dubluje kilka rzeczy, ale w tym przypadku tak jest i nie widzę potrzeby trzymania dłużej