Ustawa o KZP mówi, że:
"Art. 17. Uchwały organów KZP zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy liczby ich członków."
Zarząd jest organem, więc musi to być "
uchwała" i kropka.
Udokumentowanie może wyglądać tak, że w protokole (też obowiązkowy:
Art. 23. Posiedzenia zarządu odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. Z każdego posiedzenia zarządu sporządza się protokół.
..w protokole posiedzenia zarządu zapisuje się, że rozpatrzono następujące wnioski:
pani X (wniosek dołącza się do protokołu)
pana Y (wniosek dołącza się do protokołu)
pana Z (jw.)
i podjęto uchwałę w sprawie przyznania pożyczki nr 25/2023 (podpisaną uchwałę dołącza się do protokołu) dla X i Z
oraz nr 26/2023 w sprawie odmowy przyznania pożyczki dla pana Y (uchwałę dołącza się do protokołu, a jej treść przekazuje do wiadomości zainteresowanego)
Księgowość księgując pożyczkę wskazuje podstawę tj. nr paragrafu i pozycji z listy zamieszczonej w odpowiedniej uchwale.
Dla udokumentowania przelewów wynikających z przepisów wewnętrznych Księgowość nie musi posiadać odrębnego samego dokumentu, choć można zrobić jego kopię "za zgodność z oryginałem" lub dołączyć wersję elektroniczną, gdyż oryginały uchwał podobnie jak i wniosków powinny znajdować się przy protokole posiedzenia zarządu. Dla księgowości dowodem księgowym jest podpisana obustronnie umowa pożyczki (art.35.2) oraz (umowa/y poręczenia), a nie "jakieś tam wnioski czy uchwały".
Powodzenia _Gt