LISTY POTRĄCEŃ W FORMIE ELKTRONICZNEJ

[MAGDAA]

Dzień Dobry, czy na liście potrąceń wystawionej przez MKZP musi widnieć potwierdzenie Pani z płac. W naszej kasie wysyłamy listy formą zwykłego listu za potwierdzeniem odbioru( ponieważ tak nakazał nam Pan od RODO) gdzie jeden egzemplarz do mnie wraca z podpisem pani księgowej. Koszt tych listów rocznie jest spory. Ostatnio przemyślałam że mogę taką listę wysłać zakodowaną do Pań i będzie to darmowe. Tylko na listach zawsze widnieje pieczątka i podpis Pań z płac a tu takiegoż podpisu będzie mi brakowało. Czy będzie to zgodne ? Proszę o podpowiedź. Dodam że listy są tworzone w oprogramowaniu w którym nie ma opcji podpisania elektronicznego i zakodowani. Musze taką listę ściągnąć , zakodować i wysłać . Jeżeli chodzi o drukowanie ,skanowanie ,kodowanie i wysłanie to też wydaje się sporo pracy.
Czy gdzieś jest jakiś artykuł który mówi że taka lista musi być podpisana ?

[mkzp.pl]

Zawsze można podpisać dokument elektronicznie - wystarczy wygenerować pdf

[Gt_]

Dzień Dobry, czy na liście potrąceń wystawionej przez MKZP musi widnieć potwierdzenie Pani z płac. W naszej kasie wysyłamy listy formą zwykłego listu za potwierdzeniem odbioru( ponieważ tak nakazał nam Pan od RODO) gdzie jeden egzemplarz do mnie wraca z podpisem pani księgowej. Koszt tych listów rocznie jest spory. Ostatnio przemyślałam że mogę taką listę wysłać zakodowaną do Pań i będzie to darmowe. Tylko na listach zawsze widnieje pieczątka i podpis Pań z płac a tu takiegoż podpisu będzie mi brakowało. Czy będzie to zgodne ? Proszę o podpowiedź. Dodam że listy są tworzone w oprogramowaniu w którym nie ma opcji podpisania elektronicznego i zakodowani. Musze taką listę ściągnąć , zakodować i wysłać . Jeżeli chodzi o drukowanie ,skanowanie ,kodowanie i wysłanie to też wydaje się sporo pracy.
Czy gdzieś jest jakiś artykuł który mówi że taka lista musi być podpisana ?

A jak pan od RODO powie, że trzeba skakać - to skaczecie??

he he

Ale po kolei:

1. Lista potrąceń dla KZP to własny zbiorczy dowód księgowy.
2. Lista potrąceń dla pracodawcy to zewnętrzny zbiorczy dowód księgowy.
3. Kto może wystawiać dokumenty księgowe, kto je podpisuje i w jakiej formie są sporządzane o tym mówi ustawa o rachunkowości
4. Jeśli potrącenia zaplanowane do wykonania przez KZP nie mogą zostać zrealizowane przez Pracodawcę (np. bo pracownikowi pojawiły się inne potrącenia o wyższym priorytecie zgodnie z kolejnością z KP art. 87 i 91) - to należy odpowiednio SKORYGOWAĆ dowód księgowy.
Aby nie musieć tego robić NOTĄ i KOREKTĄ czyli NOWYMI DOKUMENTAMI zawierającym pozycje korygowane, choć formalnie to najbardziej poprawna forma korekty ( notę korygującą wskazującą korygowane pozycje wystawia Pracodawca, to jednak nie wystarcza, gdyż wystawcą dokumentu była KZP, a więc to ona musi wystawić KOREKTĘ uprzednio wystawionej Listy Potrąceń i dopiero wszystkie 3 dokumenty tworzą poprawnie zaewidencjonowaną transakcję). Ale żeby tego tak nie robić to z reguły wcześniej elektronicznie uzgadnia się możliwe potrącenia poprzez systemy elektroniczne lub na zasadzie wystawienia drukowanej listy pro-forma, roboczego zestawienia, symulacji. UWAGA - zarówno listy pro-forma jak i listy elektroniczne to nie są to dowody księgowe, więc nie można na nich poprzestać np. na liście w excelu lub csv lub gołym wydruku . Dokument musi być zarejestrowany w odpowiednich rejestrach lub dzienniku FK/FP.
Oczywiście MOŻNA dokumenty te wysyłać mailem czy umieszczać na dedykowanym zasobie sieciowym o ile zostały odpowiednio zabezpieczone i zaszyfrowane (zablokowane do podglądu i edycji przez osoby postronne). Ciekaw jestem czy pan od RODO nie pozwala wysyłać przelewów do banku lub zleceń do kontrahentów "BO RODO"?
5. Listę potrąceń podobnie jak inne dowody księgowe sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach:
- oryginał dla Pracodawcy
- kopia dla KZP
LUB
- w jednym egzemplarzu podpisanym elektronicznie (podpis kwalifikowany osoby upoważnionej do wystawiania dowodów księgowych KZP)
6. Odrębnie przygotowuje się listę osób, które zadeklarowały wpłatę własną (wkłady, wpisowe, raty) w celu rozksięgowania zobowiązania zaspokojonego (jeśli wpłacą) lub jeśli nie wpłacą, lub ich potrącenie nie pokryło zobowiązania na zaksięgowanie zobowiązania przeterminowanego, podobnie jak przy każdej zwykłej fakturze, opłacie czy zobowiązaniu.