Strona 1 z 1

LISTY POTRĄCEŃ W FORMIE ELKTRONICZNEJ

: 16 wrz 2024, o 11:51
autor: MAGDAA
Dzień Dobry, czy na liście potrąceń wystawionej przez MKZP musi widnieć potwierdzenie Pani z płac. W naszej kasie wysyłamy listy formą zwykłego listu za potwierdzeniem odbioru( ponieważ tak nakazał nam Pan od RODO) gdzie jeden egzemplarz do mnie wraca z podpisem pani księgowej. Koszt tych listów rocznie jest spory. Ostatnio przemyślałam że mogę taką listę wysłać zakodowaną do Pań i będzie to darmowe. Tylko na listach zawsze widnieje pieczątka i podpis Pań z płac a tu takiegoż podpisu będzie mi brakowało. Czy będzie to zgodne ? Proszę o podpowiedź. Dodam że listy są tworzone w oprogramowaniu w którym nie ma opcji podpisania elektronicznego i zakodowani. Musze taką listę ściągnąć , zakodować i wysłać . Jeżeli chodzi o drukowanie ,skanowanie ,kodowanie i wysłanie to też wydaje się sporo pracy.
Czy gdzieś jest jakiś artykuł który mówi że taka lista musi być podpisana ?

Re: LISTY POTRĄCEŃ W FORMIE ELKTRONICZNEJ

: 16 wrz 2024, o 16:35
autor: mkzp.pl
Zawsze można podpisać dokument elektronicznie - wystarczy wygenerować pdf

Re: LISTY POTRĄCEŃ W FORMIE ELKTRONICZNEJ

: 3 paź 2024, o 21:36
autor: Gt_
MAGDAA pisze: 16 wrz 2024, o 11:51 Dzień Dobry, czy na liście potrąceń wystawionej przez MKZP musi widnieć potwierdzenie Pani z płac. W naszej kasie wysyłamy listy formą zwykłego listu za potwierdzeniem odbioru( ponieważ tak nakazał nam Pan od RODO) gdzie jeden egzemplarz do mnie wraca z podpisem pani księgowej. Koszt tych listów rocznie jest spory. Ostatnio przemyślałam że mogę taką listę wysłać zakodowaną do Pań i będzie to darmowe. Tylko na listach zawsze widnieje pieczątka i podpis Pań z płac a tu takiegoż podpisu będzie mi brakowało. Czy będzie to zgodne ? Proszę o podpowiedź. Dodam że listy są tworzone w oprogramowaniu w którym nie ma opcji podpisania elektronicznego i zakodowani. Musze taką listę ściągnąć , zakodować i wysłać . Jeżeli chodzi o drukowanie ,skanowanie ,kodowanie i wysłanie to też wydaje się sporo pracy.
Czy gdzieś jest jakiś artykuł który mówi że taka lista musi być podpisana ?
A jak pan od RODO powie, że trzeba skakać - to skaczecie?? :lol: :twisted:

he he

Ale po kolei: :ugeek:

1. Lista potrąceń dla KZP to własny zbiorczy dowód księgowy. :idea:
2. Lista potrąceń dla pracodawcy to zewnętrzny zbiorczy dowód księgowy. :idea:
3. Kto może wystawiać dokumenty księgowe, kto je podpisuje i w jakiej formie są sporządzane :arrow: o tym mówi ustawa o rachunkowości
4. Jeśli potrącenia zaplanowane do wykonania przez KZP nie mogą zostać zrealizowane :!: przez Pracodawcę (np. bo pracownikowi pojawiły się inne potrącenia o wyższym priorytecie zgodnie z kolejnością z KP art. 87 i 91) - to należy odpowiednio SKORYGOWAĆ dowód księgowy. :cry:
Aby nie musieć tego robić NOTĄ i KOREKTĄ czyli NOWYMI DOKUMENTAMI zawierającym pozycje korygowane, choć formalnie to najbardziej poprawna forma korekty ( :idea: :ugeek: notę korygującą wskazującą korygowane pozycje wystawia Pracodawca, to jednak nie wystarcza, gdyż wystawcą dokumentu była KZP, a więc to ona musi wystawić KOREKTĘ uprzednio wystawionej Listy Potrąceń i dopiero wszystkie 3 dokumenty tworzą poprawnie zaewidencjonowaną transakcję). Ale żeby tego tak nie robić to z reguły wcześniej elektronicznie uzgadnia się możliwe potrącenia poprzez systemy elektroniczne lub na zasadzie wystawienia drukowanej listy pro-forma, roboczego zestawienia, symulacji. UWAGA - zarówno listy pro-forma jak i listy elektroniczne to nie są to dowody księgowe, więc nie można na nich poprzestać np. :? na liście w excelu lub csv lub gołym wydruku :x . Dokument musi być zarejestrowany w odpowiednich rejestrach lub dzienniku FK/FP. :roll:
Oczywiście MOŻNA :oops: :roll: dokumenty te wysyłać mailem czy umieszczać na dedykowanym zasobie sieciowym :geek: :mrgreen: o ile zostały odpowiednio zabezpieczone i zaszyfrowane (zablokowane do podglądu i edycji przez osoby postronne). :oops: Ciekaw jestem czy pan od RODO nie pozwala wysyłać przelewów do banku lub zleceń do kontrahentów "BO RODO"? :lol: :lol: :lol:
5. Listę potrąceń podobnie jak inne dowody księgowe sporządza się w co najmniej :arrow: dwóch egzemplarzach: :ugeek:
- oryginał dla Pracodawcy
- kopia dla KZP
LUB
- w jednym egzemplarzu podpisanym elektronicznie (podpis kwalifikowany osoby upoważnionej do wystawiania dowodów księgowych KZP)
6. Odrębnie przygotowuje się listę osób, które zadeklarowały wpłatę własną (wkłady, wpisowe, raty) w celu rozksięgowania zobowiązania zaspokojonego (jeśli wpłacą) lub jeśli nie wpłacą, lub ich potrącenie nie pokryło zobowiązania na zaksięgowanie zobowiązania przeterminowanego, podobnie jak przy każdej zwykłej fakturze, opłacie czy zobowiązaniu.