Uprawnienia Członka PKZP do wglądu do dokumentacji

[krzysztof_pkzp]

Dzień Dobry,

Czy Członek PKZP może złożyć wniosek do Zarządu o wydanie odpisów Protokółu z Walnego Zebrania Delegatów, w którym zresztą uczestniczył, wraz z kopią podjętych uchwał, protokołami kontroli Komisji Rewizyjnej, kopiami sprawozdań finansowych itp.
Przyjąłem taki wniosek jako Członek Zarządu i poinformowałem, że wniosek Członka zostanie przekazany do rozpoznania na kolejnym posiedzeniu Zarządu.

Dziękuję i pozdrawiam

Krzysztof

[Gt_]

Czy Członek PKZP może złożyć wniosek do Zarządu o wydanie odpisów Protokółu z Walnego Zebrania Delegatów

--- TAK!! Ale istnieją pewne warunki dostępu do tych informacji.

Podstawowym jest generalna jego niejawność na zewnątrz organizacji. Sam członek ma prawo wglądu w dowolnym (czytaj: wygodnym dla obu stron) terminie - zarówno do oryginału jak i odpisów czy kopii. Protokół z WZD lub WZC jest dokumentem, który po sporządzeniu powinni i mogą podpisać wszyscy, którzy uczestniczyli w WZ. Oczywiście protokołu nie sporządza się w trakcie trwania (zwykle jest to brudnopis lub zapis audio lub nawet wideo), chyba, że sekretarz zebrania jest wyjątkowo sprawny lub stosuje się metody stenograficzne. Ale w zwykłej praktyce PKZP protokół jest gotowy albo na tzw. "po przerwie" albo nawet na kolejne WZ. Warunkiem jego ważności jest podpisanie przynajmniej przez dwie osoby: przewodniczącego WZ (nie mylić z przewodniczącym zarządu czy komisji rewizyjnej) oraz sekretarza WZ (nie mylić z sekretarzem zarządu) - osobę sporządzającą (Z reguły są to te same osoby, ale WZ może wybrać kogokolwiek na przewodniczącego WZ np. osobę najstarszą lub z najdłuższym stażem członkowskim.
W statucie można zapisać również inne warunki np. że powinny znaleźć się na nim podpisy np. obecnych przedstawicieli związków zawodowych - niebędących członkami PZKP, jeśli zostali dopuszczeni do uczestniczenia w WZ. Ale z reguły do protokołu dołącza się listę obecności, jeśli były głosowania - również protokoły głosowań, czasem nawet razem z zebranymi kartami głosów np. w przypadku wyborów, informacje i dokumenty uchwalone lub odrzucone projekty uchwał itd. Więc nie jest to mały dokument ale raczej wielostronicowa broszura.
Warto zatem zobowiązać do zachowania poufności zawartych w protokole informacji członka otrzymującego odpis.

Drugim ważnym elementem jest cel. O ile jeśli ktoś chce skompletować swój zbiór dokumentów, bo będzie chciał kandydować do organów podczas kolejnej kadencji, to cel jest niekontrowersyjny, o tyle jeśli np. ma on posłużyć jako dowód w sprawie cywilnej lub karnej to jego niewydanie może zostać potraktowane przez sąd jako utrudnianie działania zmierzającego do zachowania porządku prawnego, a w niektórych sytuacjach nawet o charakterze przestępczym. Czasem zdarza się, że ktoś przychodzi i mówi, że zostały złamane takie lub inne przepisy, a dowody są właśnie w protokole. Niewydanie dokumentu zainteresowanemu może zostać uznane również jako mataczenie lub utrudnianie podjęcia czynności wyjaśniających przez uprawnionego - członek jest osobą fizyczną, która wykazuje swój interes prawny i gospodarczy. W takim przypadku może lub nawet powinien wezwać policję i poprosić o jego zabezpieczenie.

wraz kopią podjętych uchwał, protokołami kontroli Komisji Rewizyjnej, kopiami sprawozdań finansowych itp.

Jeśli zaś chodzi o dostęp członka do innych dokumentów Zarządu i Komisji Rewizyjnej - to tutaj sprawa nie jest oczywista. Jeśli osoba ta nie jest członkiem komisji rewizyjnej to ma prawo do wglądu jedynie w jawne dokumenty zarządu i komisji rewizyjnej, oraz w te dokumenty, które dotyczą jego osoby lub osób co do których wykaże prawny interes np. informacji o dłużniku, jego adresie zamieszkania, wysokości niespłaconego zobowiązania jeśli jest jego poręczycielem.
raz z kopią podjętych uchwał, protokołami kontroli Komisji Rewizyjnej, kopiami sprawozdań finansowych itp.
Generalnie o jawności dokumentów decydują ich twórcy, ale muszą uzasadnić dlaczego jakieś dokumenty lub ich część będą niejawne.
Np. listy potrąceń, listy zapomóg lub listy osób, którym przyznano pożyczki są niejawne przez wzgląd na zwarte w nich dane osobowe, a przecież w większości stanowią efekt decyzji lub właśnie uchwał zarządu. Zdarza się, że dane "wrażliwe" są przesunięte do załącznika, a uchwała może pozostać jawna, bo mówi o liczbie - np. przyznano 3 pożyczki na łączną kwotę 40.000 zł (zał. 1-3) i 2 zapomogi na kwotę 1000 zł (zał. 4-5). I w ten sposób realizuje się zarówno jawność decyzji i uchwał jak i poufność danych osobowych.

poinformowałem, że wniosek Członka zostanie przekazany do rozpoznania na kolejnym posiedzeniu Zarządu.

To BARDZO DOBRA PRAKTYKA - aby nie podejmować samemu trudnych decyzji, ale przerzucać je na zarząd.
Gdyby jednak i cały zarząd miał wątpliwości - należy sprawę przenieść na WZD - tworząc katalog dokumentów, które przetwarza PKZP i wskazując kto do jakich ma prawo dostępu. Jeśli WZC lub WZD zaakceptują taką listę - dalsze wątpliwości znikną.
Przykład:
Rodzaj dokumentu - interesariusz - dostęp
Statut - wszyscy - b.o.
Regulamin udzielania pożyczek - wszyscy - b.o.
Uchwały WZ - członkowie - b.o.
Uchwały zarządu przyznające pożyczki - zarząd - b.o.
Uchwały zarządu przyznające pożyczki - k.r.- b.o.
Uchwały zarządu przyznające pożyczki - księgowa - wgląd
Uchwały zarządu przyznające pożyczki - członkowie - tylko dotyczące danego członka
itd.

Jeszcze jak chodzi o protokół z WZD lub WZC - warto uzupełnić - że uczestnik może złożyć SPRZECIW lub ODMÓWIĆ jego podpisania, jeśli przebieg zapisany w protokole w jego ocenie odbiega od rzeczywistego przebiegu. Taki sprzeciw powinien być odnotowany na protokole, a na kolejnym WZ powinien znaleźć się w porządku obrad punkt omawiający ów sprzeciw. Informacja taka powinna trafić również do organizacji związkowych, gdyż jest sygnałem o możliwych nieprawidłowościach.

POWODZENIA!

[krzysztof_pkzp]

Bardzo dziękuję za wyczerpująca odpowiedź.

[JanT]

Ja widzę to trochę inaczej.
"Czy Członek PKZP może złożyć wniosek do Zarządu o wydanie odpisów Protokołu z Walnego Zebrania Delegatów, w którym zresztą uczestniczył, wraz z kopią podjętych uchwał, protokołami kontroli Komisji Rewizyjnej, kopiami sprawozdań finansowych itp."
Zakładam, że nie ma, w tym względzie, jakichś specjalnych zapisów w statucie Kasy.
Zakładając również, że członek ten nie jest jednocześnie delegatem, to uczestniczyć w WZD może tylko za jego zgodą. WZD nie musi na to się zgadzać.
Taki członek może złożyć wspomniany wniosek, ale zarząd nie musi nawet na niego odpowiadać; oczywiście dla zachowania dobrych stosunków powinien odpowiedzieć, np. że "członek nie ma do tego prawa". Reprezentuje go konkretny delegat i z nim może wyjaśnić dręczące go sprawy . Jeżeli ma podejrzenia co do niewłaściwego działania jakiegoś organu, lub podjętej decyzji to powinien zwrócić się do Komisji rewizyjnej, aby tę sprawę zbadała. Komisja powinna, np przeprowadzić kontrolę (jeżeli uzna taką za potrzebną) i rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące sprawy jaką zgłaszał członek Kasy.

"Przyjąłem taki wniosek jako Członek Zarządu i poinformowałem, że wniosek Członka zostanie przekazany do rozpoznania na kolejnym posiedzeniu Zarządu."
Jak wyżej.

Pozdrawiam;