Dzień dobry,
Zgodnie z ustawą o kasach :art 43.8 Pracodawca, u którego funkcjonuje KZP przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust.2, w celu świadczenia KZP pomocy, o której mowa art 6 ust.1 pkt 4-8. Nasz pracodawca przekazuje do Archiwum Państwowego dokumentację kadrową i księgową do zniszczenia, jako Kasa chcemy dołączyć swoją jednak Archiwum Państwowe żąda wykreślenia naszej dokumentacji z zakładowego Jednolitego, Rzeczowego Wykazu Akt, który stanowi podstawę do przekazania dokumentacji do Archiwum. Jednocześnie proponuje stworzenia kasowego Wykazu Akt bez uzgadniania z Archiwum Państwowym. Czy zasadnie?
niszczenie dokumentacji
Moderator: admin
Re: niszczenie dokumentacji
W świetle Art. 43 ust. 8 oraz ust. 2 pracodawca przetwarza dane osobowe "w celu świadczenia pomocy". To, że są one wywołane w ustawie o kzp nie zmienia faktu, że pracodawca bardzo często przetwarza te same dane, nawet kiedy nie funkcjonuje u niego kzp. Rzeczywiście dokumentacja Pracodawcy i dokumentacja KZP to dwa odrębne zbiory akt, stąd Archiwum Państwowe raczej wie co proponuje... Tak sformułowane podejście wydaje się być korzystne dla KZP, które samodzielnie zarządza swoim archiwum uwzględniając ograniczenia ustawowe wynikające z naszej ustawy o kzp.
Re: niszczenie dokumentacji
Nie do końca.
1. FAKT - KZP i Pracodawca to odrębne podmioty - oba mają własną dokuemntację, oba mają obowiązek wytworzyć i przechowywać różne dokumenty i dane.
2. Kiedyś Pracodawca w swojej dokuemntacji kadrowo-płacowej obsługiwał pożyczki z PKZP (podobnie jak nadal robi to dla ZFŚS) - obecnie taka praktyka jest NIEDOUPSZCZALNA, a wynika z RODO, dwóch ADO i ustawy o KZP, która nakazuje podpisać umowę regulującą kwestie danych i dokumentów, które dla i na rzecz KZP przetwarza pracodawca swoimi siłami (są to nadal dokumenty nad którymi władzę sprawuje KZP).
3. Archiwum poprawnie odmiawia przyjmowania danych od KZP - to prywatny podmiot (zrzeszenie).
4. Archiwum raczej nie zasugerowało, by przekazywać im odrębnie dokuemnty BEZ uregulowania, gdyż KZP, jak każdą organizację społeczną, obowiązują przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, z której wynika obowiązek PRZECHOWYWANIA dokumentacji przez okres 10 lat - PO ZAKOŃCZENIU DZIAŁALNOŚCI. Oczywiście dotyczy to:
- wszystkich statutów
- wszystkich protokołów z posiedzeń wszystkich organów wraz ze wszystkimi uchwałami
- składów organów i list członkowskich (dane osobowe osób żywych powinny być wydzielone na 80 lat do zbioru poufnego i mogą być wglądane przez swych właścicieli lub osoby przez nie upoważnione oraz pracowników naukowych i archiwistów, a po śmierci wcześniej ujawnione)
- struktury oraganizacyjnej, umów i porozumień kluczowych do działania;
- wzorów druków lub dokuemntów standardowych (wzorcowych);
- sprawozdań lub innych dokumentów, które przybliżają sposób powstania, działania i likwidacji organiazji, w tym np. periodyków, ulotek, odzworowań plakatów, artykułów prasowych itd.
Więc o ile nie planuje się likwidacji kasy, a nie chce się tworzyć JRWA dla KZP (nie będzie on tożsamy z tym dla urzędów - bo jest to organizacja społeczna i nie musi mieć wogóle takiej klasyfikacji wg JRWA) to bardziej poprawnym będzie stworzenie Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
5. Dokuemntacja KZP powinna obejmować 4 kategorie:
- bieżącą i archiwalną
- papierową i cyfrową
6. Do archiwalnej trafiają:
- nośniki z danymi +5 lat w dwóch zbiorach
---- BEZ ANONIMIZOWANIA wraz z odrębną listą osób z dostępem (których dane dotyczą)
-----PO ZANONIMIZOWANIU wraz z listą imienną osób zanonimizowanych
- dokumenty zbędne do dalszego bieżącego działnia np. uchylone uchwały
- do podręcznego archiwum księgowego - dokuemnty powyżej 2 lat a przed 6.
Powodzenia!
Gt_
1. FAKT - KZP i Pracodawca to odrębne podmioty - oba mają własną dokuemntację, oba mają obowiązek wytworzyć i przechowywać różne dokumenty i dane.
2. Kiedyś Pracodawca w swojej dokuemntacji kadrowo-płacowej obsługiwał pożyczki z PKZP (podobnie jak nadal robi to dla ZFŚS) - obecnie taka praktyka jest NIEDOUPSZCZALNA, a wynika z RODO, dwóch ADO i ustawy o KZP, która nakazuje podpisać umowę regulującą kwestie danych i dokumentów, które dla i na rzecz KZP przetwarza pracodawca swoimi siłami (są to nadal dokumenty nad którymi władzę sprawuje KZP).
3. Archiwum poprawnie odmiawia przyjmowania danych od KZP - to prywatny podmiot (zrzeszenie).
4. Archiwum raczej nie zasugerowało, by przekazywać im odrębnie dokuemnty BEZ uregulowania, gdyż KZP, jak każdą organizację społeczną, obowiązują przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, z której wynika obowiązek PRZECHOWYWANIA dokumentacji przez okres 10 lat - PO ZAKOŃCZENIU DZIAŁALNOŚCI. Oczywiście dotyczy to:
- wszystkich statutów
- wszystkich protokołów z posiedzeń wszystkich organów wraz ze wszystkimi uchwałami
- składów organów i list członkowskich (dane osobowe osób żywych powinny być wydzielone na 80 lat do zbioru poufnego i mogą być wglądane przez swych właścicieli lub osoby przez nie upoważnione oraz pracowników naukowych i archiwistów, a po śmierci wcześniej ujawnione)
- struktury oraganizacyjnej, umów i porozumień kluczowych do działania;
- wzorów druków lub dokuemntów standardowych (wzorcowych);
- sprawozdań lub innych dokumentów, które przybliżają sposób powstania, działania i likwidacji organiazji, w tym np. periodyków, ulotek, odzworowań plakatów, artykułów prasowych itd.
Więc o ile nie planuje się likwidacji kasy, a nie chce się tworzyć JRWA dla KZP (nie będzie on tożsamy z tym dla urzędów - bo jest to organizacja społeczna i nie musi mieć wogóle takiej klasyfikacji wg JRWA) to bardziej poprawnym będzie stworzenie Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
5. Dokuemntacja KZP powinna obejmować 4 kategorie:
- bieżącą i archiwalną
- papierową i cyfrową
6. Do archiwalnej trafiają:
- nośniki z danymi +5 lat w dwóch zbiorach
---- BEZ ANONIMIZOWANIA wraz z odrębną listą osób z dostępem (których dane dotyczą)
-----PO ZANONIMIZOWANIU wraz z listą imienną osób zanonimizowanych
- dokumenty zbędne do dalszego bieżącego działnia np. uchylone uchwały
- do podręcznego archiwum księgowego - dokuemnty powyżej 2 lat a przed 6.
Powodzenia!
Gt_