Tak,
U mnie w czasie szalejącej psychozy-pandemiozy-covidiozy - to był podstawowy sposób obsługi członków i podejmowania decyzji przez zarząd. Wspomnę, że nie mamy kasy gotówkowej, a bankowość jest prowadzona elektronicznie - co bardzo ułatwia i przyspiesza cały proces. Ważne było zachowanie PRZYNAJMNIEJ dwóch niezależnych kanałów kontaktu podczas weryfikacji i autoryzacji dokumentów czy danych.
My do tej pory przyjmujemy wnioski tradycyjne tzn w formie papierowej. Zarząd spotyka się raz miesiącu i podpisuje wszystkie wnioski długopisem
Szkoda, że nie ryjecie na tabliczkach glinianych lub pergaminie jak za "Króla Świeczka"
A w razie obrad Zarządu poprzez np. aplikację gdy łączymy się wszyscy przez kamerę to jak wnioski są procedowane?
Trzeba trochę przepisów poczytać i trochę podpatrzeć inne podobne instytucje np. żeby wziąć pożyczkę w banku w aplikacji - nie podpisuje się niczego! Aby ubezpieczyć auto klika się i wprowadza dane na stronie www
Od razu powiem, że pracujemy na narzuconym z góry programie typowo księgowym. i nie ma szans wprowadzić programu typowo kasowego, gdzie byłby możliwy elektroniczny obieg dokumentów.
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości - za ustalenie zasad rachunkowości odpowiada "kierownik jednostki", a nim dla KZP jest Zarząd KZP (a nie pracodawca, czy związek zawodowy !!) Jeśli tak chce, to nikt Was nie zmusza do zmiany programu księgowego, ale program ewidencyjny albo ewidencyjno-księgowy znacznie te czynności ułatwiają. I proszę nie przeceniajcie samego programu ksiegowego - banki mają go jeszcze bardziej topornego - bo to nie on pracuje, tylko skierowani do pracy dla KZP pracownicy. Udzielenie pożyczki czy zapomogi to czynności EWIDENCYJNE, a dopiero potem są KSIĘGOWANE, ale przez to że dotychczas wszystko, ale to wszystko robi jedna biedna księgowa - to się już wielu osobom pomerdało.
Forma dokumentowa to sposób zawierania umowy opartej o wiele dokumentów (różnego rodzaju) z których dopiero łącznie wynika określony stan umowny. Nie mamy wtedy do czynienia z pojedynczym pismem tj. np. umową pisemną, ale z różnym zestawieniem wielu pism, zapisków, wydruków, dowodów księgowych itp. Np. aby potwierdzić wypłatę pożyczki można zapisać to w samej treści pisemnej umowy: "jednocześnie kwituję odbiór kwoty pożyczki w wysokości 10.000 zł"
albo
stwierdzić to dopiero na podsatwie innego dowodu księgowego np. zapis w treści umowy będzie taki, że wysokość pożyczki będzie określona w dokumencie jej wypłaty, która nie może przekroczyć 15.000 zł, zatem faktyczna wysokość pożyczki zostanie ustalona dopiero na podstawie dowodu księgowego w momencie wypłaty, którym może być np. wyciąg bankowy, kwitek KW (kasa wypłaciła), czy odręczne poświadczenia wypłaty z kasetki z gotówki (z zastrzeżeniem, że musi to być łącznie kwota co najwyżej 15.000 zł).