Decyzja o utworzeniu w danym zakładzie PKZP należy wyłącznie do założycieli czyli pracowników, a także emerytów i rencistów (byłych pracowników zakładu) zainteresowanych uruchomieniem takiej kasy. Natomiast pracodawcę należy poinformować o takim fakcie gdyż zgodnie z art. 4.1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz.U. 1992 nr 100 poz. 502), jest on zobligowany do świadczenia wszelkiej pomocy organizacyjno-prawnej i finansowo-księgowej kasie. Szczegółowe warunki świadczenia pomocy powinny zostać określone w umowie zawartej pomiędzy zakładem pracy z PKZP.
Natomiast samo rozporządzanie reguluje podstawowe świadczenia przysługujące PKZP:
- zapewnienie pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
- transport pieniędzy z banku,
- prowadzenie księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
- dostarczanie druków i formularzy,
- dokonywanie na rzecz PKZP potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
- przyjmowanie wpłat gotówkowych wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
- odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP,
- informowanie przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużenia.
Podpisana umowa może oczywiście rozszerzać zakres pomocy, jednak nie może zmniejszać jej zakresu.
Pracodawca jest obowiązany do rzetelnego wykonywania określonych w umowie obowiązków. Za wszelkie nieprawidłowości, w tym także za dopuszczenie do sprzeniewierzenia pieniędzy kasy wskutek niewłaściwie wykonywanej obsługi kasowej PKZP lub nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie odpowiada materialnie PKZP, ale pracodawca. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji zarząd powinien zwrócić się do organu zarządzającego przedsiębiorstwa z pismem o wyrównanie szkód, w przypadku braku działań ze strony przedsiębiorstwa zarząd powinien wystąpić na drogę sądową.
Dla Pracodawcy istotne jest, że może zakwalifikować koszty związane z obsługą kasy jako koszty uzyskania przychodu dla celów podatkowych, mimo że nie ma bezpośredniej relacji pomiędzy kosztami, a uzyskanymi przychodami. Zakład pracy może traktować jako koszt uzyskania przychodu te koszty, które zostały wyszczególnione z umowie zawartej pomiędzy PKZP, a przedsiębiorstwem. Takie stanowisko zostało w informacji Izby Skarbowej w Rzeszowie o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 7 stycznia 2004 r. nr IS.I/3-423/116/04 - „(…) stosownie do postanowień art. 39 ww. ustawy o związkach zawodowych, w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe. Zasady organizowania i działania tych kas określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19.12.1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 z późn. zm.). Zgodnie z § 4 ust.1 tego rozporządzenia, zakład pracy świadczy pomoc PKZP w szczególności w zakresie: zapewnienia pomieszczeń biurowych (...), prowadzenie księgowości, obsługi kasowej prawnej itp. wymienionych w ust. 1 § 4. Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, o której mowa w ust 1 określa umowa zawarta pomiędzy zakładem pracy a PKZP (ust. 2 § 4). Z uwagi na to, że umowa zawarta w oparciu o ww. przepisy może skutkować obowiązkiem realizowania określonych świadczeń pracodawcy na rzecz kasy, to koszty świadczeń wynikających z umowy – w świetle art. 15 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.”
W związku z powyższym porozumienie o pomocy jest bardzo ważne zarówno z punktu widzenia PKZP jaki i z punkty pracodawcy.
