W związku ze swoją działalnością PKZP wytwarza i gromadzi różnego rodzaju dokumenty.

I. Dokumentacja wytwarzana przez Zarząd

1. Protokoły z posiedzeń i uchwały zarządu. Powinny być prowadzone chronologicznie i zawierać oprócz protokołów, uchwały, decyzje zarządu oraz wymienione w protokołach załączniki. Podstawą tworzenia kolejnej teczki jest nowa kadencja nowego zarządu.

2. Ewidencja członków kasy – alfabetyczny spis.

3. Deklaracje członkowskie.

4. Sprawy sądowe prowadzone przeciwko członkom Kasy.

Dla każdego rodzaju sprawy prowadzi się oddzielną teczkę, w niej gromadzi się także poza typowymi sprawami sądowymi, również pełnomocnictwa udzielane przedstawicielom PKZP biorącym udział (w imieniu Kasy), w procesach sądowych.

5. Korespondencja prowadzona z członkami kasy, zakładem pracy lub zakładami pracy (w przypadku Międzyzakładowej PKZP).

6. Bilans PKZP wraz z protokołem kontroli sporządzonym przez komisję rewizyjną.

7. Miesięczne listy potrąceń należności na rzecz PKZP (wpisowego, wkładów miesięcznych, rat pożyczek).

8. Informacje o stanie wkładów i zadłużeń członków PKZP.

II. Dokumentacja wytwarzana przez Komis je Rewizyjną.

1. Protokoły z posiedzeń komisji rewizyjnej ułożone chronologicznie. Podstawą tworzenia kolejnej teczki jest nowa kadencja nowej komisji rewizyjnej.

2. Protokoły kontroli kasy, protokoły kontroli merytoryczno-finansowej przeprowadzanych w PKZP.

III. Dokumentacja gromadzona przez Zarząd i Komisję Rewizyjną.

1. Protokoły z walnych zebrań członków (zwyczajne i nadzwyczajne) lub protokoły z walnych zebrań delegatów. Do protokołów powinny być dołączone wszystkie wymienione w nich załączniki w tym m.in. Sprawozdania z działalności zarządu, sprawozdanie z działalności komisji rewizyjnej. Protokoły powinny stanowić oddzielną grupę akt, prowadzoną chronologicznie poczynając od zebrania założycielskiego PKZP, aż po zebranie ogłaszające likwidację Kasy. Podstawą tworzenia kolejnej teczki jest nowa kadencja Kasy.

2. Statut PKZP i aneksy zmian, uchwalane przez walne zebrania członków PKZP mogą być przechowywane łącznie z protokołami walnych zebrań jako załączniki do uchwał lub jako oddzielna grupa akt. Wraz ze statutem – jako jego załączniki – powinny być przechowywane również np. regulaminy Funduszu Zapomogowego lub regulaminy innych funduszy tworzonych przez PKZP. W przypadku tworzenia samodzielnej grupy akt statut powinien być poprzedzony stosowną uchwałą o jego uchwaleniu lub wprowadzonych zmian.

3. Umowa pomiędzy pracodawcą a Pracowniczą Kasą Zapomogowo-Pożyczkową wraz z aneksami do umowy.

4. Protokoły kontroli organów zewnętrznych (np. NIK-u, organów ścigania itp.).

IV. Dokumentacja finansowo – księgowa (prowadzona przez PKZP lub pracodawcę w ramach zawartej umowy).

1. Wnioski członków kasy o pożyczki.

2. Umowy rachunku bankowego.

3. Sprawozdania statystyczno-finansowe wraz z załącznikami (między innymi protokołem kontroli gotówki, wyciągiem bankowym z saldami na koniec roku sprawozdawczego, zestawienie członków kasy wraz z zestawieniem stanu ich zadłużenia, potwierdzenie sald na koniec roku sprawozdawczego, wykaz członków kasy wraz ze stanem posiadanych przez nich wkładów, wyjaśnienie źródeł powiększenia się funduszu rezerwowego itp.).

4. Dokumentacja finansowo- księgowa.

Dokumentacja finansowo – księgowa powinna być przechowywana przez okres 5 lat. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następującego po roku ich wytworzenia. Okres przechowywania tych dokumentów określony został w art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

Akta spraw w tym sądowych prowadzonych z ramienia PKZP przeciwko członkom Kasy, powinny być przechowywane przez 10 lat. Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy (przykładowy wykaz akt typowych – załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – Dz.U. Nr 167, poz. 1375).

Pozostała dokumentacja PKZP w tym: organizacyjna, organów kolegialnych (walnych zebrań, zarządu, komisji rewizyjnej), bilanse i protokoły kontroli oraz sprawozdania statystyczno-finansowe, powinna być przechowywana przez cały okres funkcjonowania Kasy, a okres jej przechowywania, wynosi 5 lat liczony od momentu likwidacji PKZP. Akta te będące do dyspozycji członków Zarządu nie podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego. Okres przechowywania Umowy rachunku bankowego wynosi 5 lat od momentu rozwiązania umowy.

Dla wygody tę część dokumentacji PKZP, która nie jest wykorzystywana przy bieżącym prowadzeniu Kasy możemy przekazać do archiwum zakładowego (jeżeli archiwum takie istnieje w zakładzie pracy, przy której funkcjonuje PKZP). Wtedy jeden egzemplarz spisu pozostaje w PKZP jako dowód przekazania. Sugeruje się, aby akta PKZP umieścić na osobnym spisie w samym pomieszczeniu archiwum na osobnym regale, ułatwi to szybkie odnalezienie poszukiwanej dokumentacji np. dla komisji rewizyjnej PKZP lub zewnętrznych organów kontroli.

Jan Trzciński

Opinie zawarte w niniejszym opracowaniu zawierają subiektywny punkt widzenia Autora publikacji.