Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa – tworzenie funduszu.
Dalej pozostaje już prosta droga. Prosta, ponieważ kolejność działań założycielskich jest zawsze taka sama. Tworzymy symulacje dla różnych warunków początkowych. Można również posłużyć się gotowymi symulacjami lub ich wzorami w arkuszach kalkulacyjnych, w których modyfikując podstawowe parametry możemy uzyskać wielomiesięczną prognozę przychodów i rozchodów. Następnie przygotowujemy ogólną wersję naszego przyszłego statutu, w którym nie są dookreślone jeszcze rzeczy takie jak wysokość wkładu minimalnego czy wysokość pożyczki, ale już określa się na jakich ogólnych zasadach będzie kasa funkcjonowała. Większość statutu to prawne formułki przepisywane z Rozporządzenia lub statutów wzorcowych. Ustalamy termin zebrania, przygotowujemy komplet dokumentów i zapraszamy zainteresowanych pracowników. Ważne ich liczba musi wynosić co najmniej dziesięć wstępnie zadeklarowanych osób, ale tak naprawdę, dopiero gdy przekroczy trzydzieści kasa zaczyna mieć sens. W naszej kasie wstępne zainteresowanie wyraziło 37 osób. Z listą zatrudnionych przeszedłem po wszystkich pokojach i osobiście zapytałem każdego, czy wstępnie byłaby lub byłby chętny przystąpić do nowotworzonej PKZP, bez głębszego tłumaczenia czym jest – kto wie to wie – kto nie wie dowie się na spotkaniu lub od znajomych, ale już wtedy liczba chętnych stanowiła prawie połowę załogi, nie pomijając dyrektorów i kierowników. Pytałem również niezobowiązująco jaką kwotę gotowi są odkładać co miesiąc na później i średnia odpowiedzi wyniosła – 45 złotych, co dawało ponad 1600 zł miesięcznego przychodu funduszu oszczędnościowego i już po 3 miesiącach można byłoby rozpocząć udzielanie dwóch pożyczek w wysokości 1500 zł na 10 rat. Co było osobiście dla mnie bardzo ważne: nie chciałem, aby z tytułu pożyczki ponosić dodatkowe koszty, upraszczało to dodatkowo marketing „produktów pożyczkowych” oraz chciałem, aby każdy miał równe szanse szybkiego skorzystania z pożyczki. Przygotowałem również drugi wariant z wkładem początkowym rzędu 150 zł, co pozwalałoby znacznie szybciej rozpocząć wypłatę pożyczek, zwiększyć ich liczbę w roku i skrócić czas oczekiwania na pożyczkę lub zaciągnięcia kolejnej po spłacie wcześniejszej. Założenie główne było, aby każdy w ciągu pierwszych dwóch lat miał możliwość wziąć pożyczkę. Warianty są bardzo ważne – dają społeczności pracowniczej poczucie demokratycznego opowiedzenia się za którymś z projektów. Testują też zaufanie do osób zaangażowanych, bo przy prawidłowo wyliczonych symulacjach każdy samodzielnie obliczyć na co i kiedy może liczyć. Ważne tylko aby perspektywa była co najmniej dwuletnia.
Jeszcze przed spotkaniem przygotowujemy dokumenty. Jeśli nie jesteśmy pewni co gdzie wpisać, ważne abyśmy wiedzieli przynajmniej jakie dokumenty musimy opracować w pierwszych tygodniach lub na samo walne zebranie. A są to: projekt statutu, projekt uchwały założycielskiej zatwierdzającej statut, imienną listę obecności (pusta tabelka) – spisaną na miejscu, projekt uchwały przyjmującej wytyczne do regulaminu lub sam regulamin opisujący przyjęte założenia (wg wybranego wariantu podczas walnego zebrania), projekt uchwały powołującej osoby do pracy w zarządzie i komisji rewizyjnej, podpisana przez każdego imiennie deklaracja członkowska zawierająca podstawowe dane członka, PKZP, datę przystąpienia, w tym zadeklarowany wkład oraz miejsce na potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez Zarząd. Dalsze dokumenty niezbędne do założenia kasy to protokół z założenia PKZP podpisany przez wszystkich obecnych, kartę wzorów podpisów członków zarządu, komisji rewizyjnej oraz księgowej, która będzie miała dostęp do konta PKZP; umowa pomiędzy zakładem pracy a PKZP określająca szczegółowe zasady współpracy i wskazujące: księgową, osobę do kontaktu z działu kadr (dokonującej potrąceń w listach płac) oraz osobę do obsługi prawnej; wzór wniosku o pożyczkę, wzór wniosku o zmianę wysokości deklarowanych wkładów, wzór wniosku o rezygnację z członkostwa, wzór wniosku o przeksięgowanie wkładów na poczet pożyczki, wzór wniosku o dopełnienie wkładów, wzór pożyczki krótkoterminowej, wzór pożyczki ratalnej, wzór wniosku o zapomogę, wzór wniosku o częściową wypłatę zgormadzonych wkładów, projekt planu finansowego na bieżący rok obrotowy (zgodny zawsze z rokiem kalendarzowym, bez względu na miesiąc założenia), projekt pustego sprawozdania finansowego, plan kont, projekt polityki finansowej, projekt polityki bezpieczeństwa informacji wraz z klauzulami dotyczącymi RODO, projekt instrukcji kancelaryjnej, projekt pieczątki, zakresy obowiązków i odpowiedzialności, listę zapisów na pożyczki, terminarz całoroczny. Uff. Dużo, ale na szczęście większość tych dokumentów to gotowce, do których trzeba wpisać bieżące dane typu nazwa kasy, dane członka czy kwota. Pomagają też dobre programy wspomagające PKZP.
Wróćmy do zebrania i przygotowanych symulacji w kilku wersjach do wyboru podczas walnego zebrania członków – założycieli. Tutaj akurat musimy zdać się na demokratyczną większość, nawet jeśli sami skłaniamy się do którejś z przedstawianych opcji – nie warto na tym etapie nikogo na siłę przekonywać – cel to założenie kasy, a warunki możemy zmienić co rok lub gdy tylko zwołamy „walne”. W naszej PKZP przygotowałem, bardzo pomocną podczas spotkania prezentację, która uporządkowała przebieg spotkania założycielskiego i zawierała trzy warianty oszczędnościowo-pożyczkowe do wyboru. Wiedziałem, że trzeci wariant, który zakładał zamiast wkładu początkowego członków wsparcie ze strony firmy, nie będzie możliwy, więc poświęciłem mu najmniej uwagi. Bardzo zależało mi na tym, aby zacząć udzielanie pożyczek jak najszybciej. Dlatego w obu wersjach zaproponowałem bardzo krótkie okresy spłaty do 10 rat. Pozwoliło to też uniknąć kłopotów w obliczeniach oraz bardzo uprościło początkową księgowość. Świadomie również zwiększyliśmy ryzyko udzielając każdemu członkowi stałą ustaloną na walnym zebraniu kwotę tj. 1600 zł niezależnie od posiadanych wkładów, ale z zastrzeżeniem zatrudnienia na cały okres pożyczkowy i solidarnym zobowiązaniem dwóch poręczycieli do spłaty w przypadku wystąpienia problemu. W praktyce kwota mieściła się w możliwościach spłaty z jednej, góra dwóch pensji, więc realne ryzyko było nadal znikome, za to sama pożyczka rozbita na 10 równych rat stawała się już pierwszym wsparciem.
Z moim „komitetem sterującym” mówiliśmy się, że aby się zawiązać musi być co najmniej 20 osób chętnych do przystąpienia (podczas „walnego”), które wpłacą wkład początkowy w wysokości 150 zł, wpisowe w wysokości 20 zł i zadeklarują minimum 20 zł wkładu miesięcznego, przy założeniu, że średni wkład będzie na poziomie 45 złotych, czyli, że większość zadeklaruje 50 zł. Kwoty wynikały bezpośrednio ze średnich pensji pracowników i stanowiły z reguły ok. 2,5-5% przeciętnego wynagrodzenia netto. Zebranie się odbyło – przyszło aż 27 osób, wcześniej deklarowało się 37, ale względem 20 założonych i tak PKZP mogliśmy zawiązać. Co dalej? „Grupa wzajemnej adoracji” podpisała sobie deklaracje, podpisała się na liście członków założycieli, w głosowaniu jawnym, bez głosów sprzeciwu wybrało zarząd i komisję rewizyjną. Mała dygresja - najczęściej członkowie grupy ciesząc się, że to nie oni muszą deklarować się i ciężko pracować, zgadzają się na zaproponowanych kandydatów. Przyjęty również został plan finansowy, który pewnie u wielu czytelników wywołałby uśmiech politowania i komentarz typu „tyle papierów dla takich marnych groszy…” Ale tak właśnie zawsze wyglądają początki. Kwoty są niewielkie, zaufanie wzajemne adekwatne do środków, a pracy organizacyjnej dużo. Warto tutaj zaznaczyć, że przywoływane już Rozporządzenie określa również obowiązki pracodawcy, który powinien podpisać umowę z PKZP i zawrzeć w niej warunki świadczenia pomocy. W naszym przypadku była to możliwość korzystania z pomieszczeń, urządzeń i materiałów biurowych, pomoc świadczona przez radcę prawnego, informatyka, księgową, kadrową w szczególności dotycząca odprowadzania składek i potrąceń z wynagrodzenia i wykonywanie przelewów na konto PKZP. Dyrekcja wykazała również przychylność dotyczącą inicjatyw promujących przynależność do PKZP (np. stworzenie strony intranetowej, możliwość korzystania ze skrzynki e-mail itd.) Ponadto osoby z zarządu i komisji rewizyjnej uzyskali warunkową zgodę na wykonywanie czynności w godzinach pracy jeśli nie będą kolidowały z bieżącymi obowiązkami oraz zgodę na organizację regularnych zebrań, bez określania częstotliwości i miejsca, co okazało się bardzo wygodne, gdyż zarząd mógł działać, gdy była potrzeba, ale nie blokował sali konferencyjnych, gdy nie było takiej potrzeby. Zarząd podejmuje decyzje większością głosów, więc w praktyce trzeba się po prostu spotkać w dwie osoby z trzech, a do tego nawet nie jest potrzebna sala.
Kolejnym krokiem było wyrobienie pieczątki, oczywiście na koszt pracodawcy, gdyż pomimo złożonych deklaracji PKZP nie posiadała jeszcze realnego budżetu, a wpisowe miało zostać dopiero pobrane i odprowadzone na konto bankowe… do założenia którego w większości banków niezbędna jest pieczątka firmowa. Do banku musiał udać się cały zarząd oraz księgowa, której udzielony został dostęp do odczytu zmian na koncie oraz pobierania wyciągów, ale bez możliwości wprowadzania zmian. Zarząd zaś zgodnie ze statutem przyjął reprezentację dwóch z trzech osób z zarządu niezależnie od stanowiska. To wygodne, bo choć formalnie jest przewodniczący to skarbnik wraz z sekretarzem mogą go zastąpić w każdej sytuacji. Od początku w kasie na wysokim poziomie została postawiona transparentność wszystkich wykonywanych czynności. Każdy członek mógł otrzymać informacje typu ile pieniędzy jest obecnie na kontach PKZP, ile jest pieniędzy pożyczonych w ilu pożyczkach na jakie okresy itd. wszystko co buduje wiarygodność. Jednocześnie już w pierwszym roku zostały przyjęte regulacje, które w dokumentach dostępnych dla wszystkich wprowadzały anonimowość osób tj. komu ile pieniędzy pożyczono (wszystkim po równo lub mniej, jeśli ktoś chciał mniej) oraz ustalono jako poufne wysokości zgromadzonych wkładów indywidualnych oraz deklarowanych co miesiąc składek. Co ciekawe regulacje były na tyle dobre, że w praktyce wyprzedzały współcześnie przyjęte tzw. rozporządzenie ws. RODO, po wprowadzeniu którego to narzędzia, a nie regulacje okazały się przestarzałe.
Założenie konta w banku poprzedziły ciekawe negocjacje, gdyż okazało się, że we współczesnym świecie nowe PKZP to rzadkość i wielu bankowców nie wiedziało jak się do tego zabrać. Ale udało się znaleźć bank, który ogarnął i jeszcze wynegocjowaliśmy warunki nieobciążające tworzący się fundusz rezerwowy. Czyli ten fundusz, na który wypracowuje się zyski z lokat i w ciężar którego księguje się wszystkie wydatki poza pożyczkami i wypłatami wkładów.
Dane autora do wiadomości redakcji.
Czytaj też:
1. PKZP od założenia do prosperity. Inicjacja. http://pkzp.com.pl/blog/106-pkzp-inicjacja
3. PKZP od założenia do prosperity. Rozwój. http://pkzp.com.pl/blog/108-pkzp-rozwoj
