Niezależnie od tego czy nasza Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa liczy kilkunastu, kilkuset a nawet kilka tysięcy członków powinniśmy w odpowiedni sposób prowadzić dokumentację oraz terminowo rozliczać członków PKZP. Jeżeli mamy odpowiednie narzędzia a poza tym sporo czasu i rozproszenie od głównego biznesu nie stawowi dla nas problemu– możemy zrobić to sami. Istnieje też możliwość zlecenia, usługi prowadzenia księgowości PKZP, zewnętrznej firmie, co zaczyna być coraz częściej wybierane przez Pracodawców i PKZP. Zastanowimy się zatem czy to na pewno najlepsza droga?

Dużo wskazuje, że zlecenie księgowości PKZP zewnętrznej firmie jest dobrą decyzją. W praktyce tylko wielkie korporacje i duże kasy oświaty nie ryzykują przestojami związanymi z nieobecnością którejś z pracujących tam osób gdyż tego typu firmach, placówkach -księgowość z reguły jest bardziej rozbudowana. Jednak w większości kas księgowość PKZP jest prowadzona przez jedną osobę . I teraz  jeżeli zdarzy się, że pojedynczy etatowy księgowy rozchoruję się, czy pójdzie na urlop wypoczynkowy  czy nawet złożyć wypowiedzenie – nie ma kto przygotować list potrąceń – co może zaburzyć funkcjonowanie PKZP.

Jeżeli zlecamy prowadzenie PKZP do biura rachunkowego, praktycznie takiego problemu nie ma – gdyż biuro może elastycznie reagować na absencję pracowników i wyznaczyć innego pracownika. Wynika to stąd, że pracownicy znają narzędzia są na bieżąco zarówno w procedurach jaki w przepisach.

Ponadto powierzenie księgowości PKZP praktycznie eliminuje ryzyko jakichkolwiek nieprawidłowości. Biuro rachunkowe jest w stanie ocenić działalność PKZP i reagować w razie ewentualnych nadużyć, które niestety zdarzają się w PKZP.

Zlecenie prowadzenia księgowości PKZP na zewnątrz jest również z punktu ekonomicznego dobrym pomysłem. Firma może się skupić na swoim głównym biznesie, pracownicy zamiast prowadzenia PKZP mogą ten czas przeznaczyć na rozwój i zwiększanie przychodów przedsiębiorstwa.

Ogólnie widzimy jeszcze szereg zalet, które są istotne z punktu poszczególnych grup funkcjonujących w PKZP:

Korzyści dla zakładu pracy

• możliwość skoncentrowania się na kluczowych obszarach działania firmy,
• pełna przewidywalność i redukcja kosztów w zakresie prowadzenia PKZP (brak ukrytych kosztów),
• kompleksowe dostosowanie rozwiązań z zakresu świadczonych usług, terminów oraz raportów do struktury organizacyjnej PKZP,
• gwarancja terminowego przygotowywania dokumentacji,
• zapewnienie całkowitej poufności przekazywanych i otrzymywanych danych,
• szybki dostęp do wysokiej klasy specjalistów oraz wiedzy merytorycznej, bez konieczności, zatrudniania i szkolenia własnych pracowników.

Korzyści dla Zarządu

• efektywny nadzór nad funkcjonowaniem Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej w zakładzie pracy,
• stały dostęp do informacji na temat stanu kasy, zadłużeń członków itp.
• możliwość natychmiastowego reagowania na ewentualne nieprawidłowości w funkcjonowaniu Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej w zakładzie pracy.

Korzyści dla członków PKZP

• szybki dostęp do aktualnych i rzetelnych informacji na temat PKZP w tym bieżące monitorowanie wysokości: wkładów, zadłużenia, rat oraz harmonogramu spłat,
• możliwość przejrzenia historii swoich wpłat i wypłat wkładów, zaciągniętych i poręczonych pożyczek, dokonanych spłat rat i ich harmonogramu
• dostęp do aktualnych informacji związanych z członkostwem w PKZP.

Reasumując my widzimy jedynie pozytywne strony przekazania księgowości PKZP firmie zewnętrznej,  gdyż profesjonalna obsługa księgowa  PKZP gwarantuje bezpieczeństwo i poufność danych oraz prawidłowe i terminowe wykonanie powierzonych zadań.

Więcej szczegółów na temat księgowości PKZP - https://casco.pl/ksiegowosc