W niektórych PKZP przyjmowany jest formalny roczny plan finansowy. Dokument ten wypełnia kilka bardzo ważnych elementów planowania m.in. „zarejestrowanie” lub bardziej poprawnie językowo „uwiecznienie” planu (ang. recorded) w ramach współcześnie modnej metody planowania celów S.M.A.R.T.E.R. (ang. Specific, Measurable, Achievable (Ambitious), Realistic (Relevant), Time-bound, Exciting, Recorded – tłum. określony, mierzalny, osiągalny (ale ambitny), rzeczywisty (ważny dla wykonawcy), usytuowany w czasie, ekscytujący, uwieczniony). Jeśli za cel przyjmiemy rozwój, to aby ocenić czy się „wydarzył” trzeba odnieść się właśnie do jego uwiecznionych planów. Nie rozwijając idei planowania celów SMARTER roczny plan finansowy z reguły zawiera wszystkie lub tylko wybrane niżej wymienione elementy.

1. Rok – na który plan jest sporządzany.
2. Kapitał PKZP – wyrażona w złotych faktyczna wartość wszystkich funduszy na dzień 31.12 poprzedniego roku.
3. Zaplanowany poprzednio kapitał PKZP – zaplanowana przed rokiem szacunkowa wartość wszystkich funduszy na 31.12 poprzedniego roku z poprzedniego planu finansowego.
4. Kapitał PKZP w roku poprzednim – realna wartość wszystkich funduszy na 31.12 sprzed 2 lat.
5. Tabela szacunkowa planowanych dochodów i wydatków w ujęciu miesięcznym i rocznym.
   Po stronie dochodów (szacowane):
   1. Wkłady regularne – wynikające z deklarowanej przez członków sumy wkładów miesięcznych w ujęciu miesięcznym i rocznym.
   2. Spłaty udzielonych pożyczek w poprzednim roku – wynikające z sumy wszystkich wierzytelności PKZP względem członków tj. wartość zadłużenia członków w PKZP w ujęciu rocznym.
   3. Spłaty wszystkich pożyczek udzielonych w roku planowania – wynikające z sumy wszystkich zaplanowanych pożyczek w części, która zostanie spłacona w roku planowania.
   4. Wpisowe – wynikające z sumy planowanych przyjęć nowych członków w planowanym roku
   5. Przychody z lokat – wynikające z sumy odsetek od założonych lokat w planowanym roku według prognozowanej strategii oszczędzania.
   6. Refinansowanie pracodawcy – np. kwoty odpisów, które przekazuje pracodawca na rzecz PKZP w związku np. z kosztami obsługi rachunku bankowego lub inne.
   7. Inne dochody – np. darowizny lub niepodjęte wkłady.

A po stronie wydatków:

1. Pożyczki ratalne (najpopularniejsze) – wynikająca z sumy planowanych miesięcznie udzielanych najczęstszych pożyczek. Opcja ta dotyczy większości członków więc pożyczki te będą stanowiły większość „wydatków”.
2. Pożyczki ratalne wysokokosztowe (maksymalne) – wynikające z sumy planowanych do udzielenia pożyczek o wartości istotnej, na którą mogą sobie pozwolić jedynie wybrane osoby (posiadające najwyższe wkłady oraz najwyższe dochody). Opcja ta dotyczy z reguły nie więcej niż 20% członków. Stąd można zaplanować ich wartość i ilość na odpowiednim poziomie w ujęciu miesięcznym, a następnie obliczyć koszt roczny. W niektórych PKZP pożyczki te funkcjonują jako mieszkaniowe.
3. Pożyczki pozostałe – wynikające z sumy planowanych wszystkich pożyczek udzielanych na specjalnych zasadach np. dla emerytów, dla nowoprzyjętych jako pierwsza pożyczka, w związku z zaistniałą klęską żywiołową lub zdarzeniem losowym z odroczonym miesiącem rozpoczęcia spłaty  itd. Można również tutaj założyć wartość pożyczek krótkoterminowych jako jedną stałą kwotę dla całego roku.
4. Zapomogi – planowana roczna kwota przeznaczona na zapomogi wraz z ich liczbą planowaną liczbą i wartością (wartość odpisu na fundusz zapomogowy).
5. Opłaty bankowe i inne ­– wynikające z planowanych miesięcznych opłat na rzecz banku za prowadzenie rachunku nawet jeśli koszty refinansuje pracodawca.
6. Inne pozycje – np. koszty delegacji, organizacji zebrania, wydatków reprezentacyjnych, zakupu programów czy szkoleń i innych wydatków, których nie finansuje pracodawca.

W pozycjach zbiorczych sumy dochodów i wydatków oraz różnica sum (czyli tzw. cashflow).

1. Liczba członków obecna i w poprzednim roku, wraz z różnicą oraz procentowym ujęciem względem wszystkich pracowników. Liczba emerytów wraz z ich udziałem % w ogólnej liczbie członków. Liczba członków PKZP zatrudnionych poprzez inne formy zatrudnienia lub nie na etacie np. na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym).
2. Liczba pożyczek wynikająca z sumy wszystkich planowanych pożyczek ratalnych w odniesieniu do liczby członków, którzy otrzymają pożyczki. Również wyrażony procentowo.
3. Wysokość planowanej średniej wartości pożyczki lub/oraz mediany w odniesieniu do roku poprzedniego.
4. Maksymalna długość spłaty pożyczki oraz średnia planowana długość spłaty w odniesieniu do roku poprzedniego.
5. Przewidywany czas oczekiwania na pożyczkę i czas wypłaty pożyczki od jej zatwierdzenia w odniesieniu do roku poprzedniego.
6. Szacowany kapitał PKZP na koniec roku planowanego.
7. Osoba lub osoby opracowujące.
8. Datę i dokument zatwierdzający przez Zarząd np. Uchwałę Zarządu.

Oczywiście jest to plan, a nie zestaw symulacji i opracowań, które posłużyły do przygotowania planu, których opracowaniem zajmiemy się przy innej okazji. Poniżej przykład dokumentu.

[pieczątka PKZP]                                                                                                   Projekt 1 – wersja: 23.01.2020 r.

PLAN FINANSOWY na rok 2020

Kapitał PKZP na 31.12.2019 r. (faktyczny):                250.000 zł (zmiana o +45.000 zł)

Kapitał PKZP na 31.12.2019 r. (wg planu z 2019 r.):     249.000 zł (+1.000 zł)

Kapitał PKZP na 31.12.2018 r. (faktyczny):                205.000 zł

Tabela szacowania dochodów i wydatków na rok 2020

Liczba członków PKZP:      51 os. (51% załogi) (na 31.12.2019 r.); (49 os. na (31.12.2018 r.) tj. +2 OSOBY)

Liczba emerytów w PKZP: 2 os. (4% członków)
Liczba wszystkich członków nie na etacie: 3 os. (6%) w tym emeryci 2 os., członkowie na urlopach wychowawczych - bezpłatnych: 1 os., członkowie zawieszeni: 0 os., członkowie zatrudnieni na zlecenie lub dzieło lub poprzez inne formy zatrudnienia: 0 os.).

Planowana liczba pożyczek w roku 2020: 36 nowych pożyczek tj. ok. 70% członków

Wysokość pożyczki: 5.800 zł (średnia), 6.000 zł (mediana) (max. 10.000 zł).

Długość spłaty pożyczki: 20 miesięcy (max. 24 miesiące) - brak zmiany względem 2019 r.

Przewidywany czas oczekiwania na pożyczkę: max. 2 miesiące, wypłata pożyczki: bezzwłocznie.

Szacowany kapitał PKZP: 305.200 zł (na 31.12.2020).

Opracował: Imię i Nazwisko (Analityk Zarządu)

Projekt przedstawiono na zebraniu Zarządu PKZP w dniu 25.01.2020 r. gdzie uzyskał akceptację i rekomendację do przedstawienia pod głosowanie podczas najbliższego Walnego Zebrania Członków.

Projekt jest zgodny z obowiązującym statutem, aktami prawnymi i umowami w szczególności z: Umową z pracodawcą, Umową z kancelarią księgową oraz Umową z twórcą oprogramowania do zarządzania PKZP (umową licencyjną).

Warto pamiętać, że PLAN jest dokumentem, który może być traktowany zarówno jako wewnętrzny dokument Zarządu PKZP i nie musi być ujawniany; jak i jako dokument obowiązujący, przedstawiany do zapoznania się przez członków PKZP przed lub podczas Walnego Zebrania. Dodatkowo, że poddanie planu finansowego pod głosowanie nie tylko w Zarządzie, ale i na Walnym Zebraniu wyznacza kierunki zmian innych dokumentów np. określających maksymalne kwoty pożyczki lub długość pożyczki oraz zobowiązuje Zarząd do jego realizacji. Parametry tam określone są łatwe do weryfikacji w kolejnym okresie poprzez np. bilans czy sprawozdanie na koniec roku, co wymusza na Zarządzie systematyczne działanie oraz jawny styl realizacji, a także ogranicza jego odpowiedzialność, podczas wystąpienia niezaplanowanych zdarzeń. Łatwiej jest rozliczyć zadania zaplanowane niż niezaplanowane. Dodatkowo udokumentowany sposób działania wspiera transparentność oraz bezpieczeństwo całej działalności PKZP. Nie ma również problemu w przypadku odrzucenia projektu Planu finansowego przez Walne Zebranie Członków, gdyż PKZP może być nadal prowadzona na zasadach ogólnych (bez uszczegółowiających dokumentów) tj. na podstawie zapisów statutowych lub bezpośrednich decyzjach Zarządu PKZP. Niemniej warto jest wiedzieć dokąd się zmierza zgodnie z łacińską sentencją przypisywaną Pompejuszowi: navigare necesse est, vivere non est necesse ­– łac. żeglowanie jest koniecznością, życie koniecznością nie jest.