Prowadząc bieżącą obsługę PKZP można łatwo ulec rutynie. Codzienna obsługa tych samych dokumentów, procedur i osób może zbudować przekonanie, iż wszystko realizowane jest prawidłowo od strony organizacyjnej, rzetelnie pod względem jakości i legalnie, jak chodzi o zgodność z aktualnymi przepisami. Rzeczywistość może okazać się jednak brutalnie inna. Prześledźmy kilka klasycznych przypadków, które goszczą na co dzień w wielu PKZP, a które wyjaśniamy podczas szkolenia.

Czym obecnie jest właściwie PKZP.

Po pierwsze kasa jest organizacją zrzeszającą osoby fizyczne o specyficznym statusie tj. pracowników bądź emerytów tego samego pracodawcy. Nie może więc być stowarzyszeniem zwykłym. Po drugie – teraz – tj. po ostatniej nowelizacji prawa pracy i zgodnie z unijną doktryną – za pracownika uważane są wszystkie osoby fizyczne bez względu na formę zatrudnienia, więc współczesne prawo umożliwia korzystanie z PKZP również osobom na umowie-zleceniu czy kontrakcie menedżerskim, ale przy zachowaniu tych samych standardów. M.in. miesięczne wpłaty składki przez te osoby muszą być dokonywane indywidualnie, gdyż nie da się ich potrącić z wynagrodzenia, chyba, że jest wypłacana comiesięczna zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia; ponadto udzielona zgoda na potrącenie zadłużenia z wynagrodzenia, ograniczona terminem umowy długość spłaty pożyczki ratalnej itd. Dla wielu uczestników to szok, że prawo, którego nie może ograniczać ani uchwała walnego zebrania, ani regulamin udzielania świadczeń czy nawet statut PKZP zwiększa ryzyko działania całej kasy, ale na tym nie koniec. Ryzyko rośnie jeszcze bardziej, kiedy okazuje się, że znikła dotychczasowa kontrola, której w jakimś zakresie były podlegle PKZP zwłaszcza poprzez podmioty dotychczas je nadzorujące. Jak to się stało?

Jeszcze kilka lat temu można było spotkać kasy posiadające NIP, REGON lub nawet zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wiele osób jest zdziwionych i zaskoczonych informacją, że Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa, która w myśl dzisiejszych przepisów jest  jednostką organizacyjną nieposiadającą pełnej osobowości prawnej (jest tzw. ułomną osobą prawną) nigdzie (!) nie jest rejestrowana. Pozostał jedynie obowiązek wynikający bezpośrednio z Rozporządzenia, mówiący o tym, aby o zamiarze zawiązania kasy, jak i o jej powstaniu powiadomić… własnego pracodawcę! Drugim zaś podmiotem, choć już komercyjnym, jest bank – gdyż również za Rozporządzeniem – PKZP jest obowiązane przechowywać zgormadzone środki finansowe właśnie na rachunkach bankowych. Jeśli dodamy do tego krańcowo nieodpowiedzialną acz częstą praktykę sprawujących społecznie na podstawie wyborów członków komisji rewizyjnej, którzy najczęściej na kilka minut przed rocznym walnym zebraniem podpisują hurtowo cztery kwartalne protokoły kontroli kasy za miniony okres (!) – to pieniądze mogą nie być bezpieczne! Acha, byłbym nieprecyzyjny gdybym powiedział, że już żadna inna instytucja nie kontroluje bezpieczeństwa czy sposobu działania PKZP – pozostały związki zawodowe, organy ścigania, państwowa inspekcja pracy, a nawet doszła nowa instytucja – Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Organizacje zrzeszające wyłącznie osoby fizyczne potocznie zwane są stowarzyszeniami i zgodnie z ustawą – Prawem o stowarzyszeniach posiadają statut, który musi zatwierdzić przy rejestracji sąd lub muszą być wpisane do ewidencji prowadzonej przez odpowiednie władze miejscowe. Ale ze względu na formę organizacyjną (PKZP nie jest osobą prawną, ani stowarzyszeniem) więc jego to nie dotyczy i nawet więcej – sąd (o ile nie będzie sprawdzał przez kilka lat, czy kolega sędzia jest jeszcze albo czy już został sędzią) powinien odmówić rejestracji. A w przypadku, gdy już uprzednio taka rejestracja została dokonana – organ reprezentujący (zarząd) powinien wystąpić do sądu o wyrejestrowanie, lub sąd powinien zrobić to w ramach okresowej (corocznej) weryfikacji podmiotów, które nie wykazują aktywności przez ustawowy okres (różny dla różnych organizacji). PKZP nie jest więc organizacją niezależną, wręcz przeciwnie jest krańcowo uzależniona od utrzymania przez swojego pracodawcę. Za to ma całkowitą autonomię w obszarze samostanowienia (czy ma powstać, być zlikwidowana lub przekształcona), przystępowania do niej lub rezygnacji członków, powoływania spośród członków swoich przedstawicieli do zarządu oraz komisji rewizyjnej – organów niezależnych od pracodawcy, a także nadawania kierunku i sposobu działania gospodarczego, ale w bardzo określony sposób (przyjmowanie składek, wpisowego, subwencji i dotacji, branie w posiadanie niepodjętych wkładów, wypłacanie pożyczek, zapomóg oraz umarzanie nieściągalnego zadłużenia).

Ale jak to jest możliwe, że nagle kasa przestała podlegać kontroli tamtych zewnętrznych instytucji i właściwie kto teraz dba o bezpieczeństwo naszych pieniędzy?? – zapraszam na szkolenia!

Prowadzenie księgowości i ewidencji w komputerze nigdy nie było tak proste…

Pozornie wydawać by się mogło, że księgowość PKZP jest prosta i niewiele się zmienia. Amerykanka lub inne wiekowe sposoby ręcznego prowadzenia zapisów księgowych, choć nadal są dopuszczalne przez prawo, to według wszechobecnej tendencji cyfryzacji świata to przypuszczalnie w niedługiej przyszłości UE również i ich zakaże. Na szkoleniach pojawiają się głosy „…w „amerykance” wszystko widać, czemużby więc trochę tego nie usprawnić przepisując cyferki do arkusza kalkulacyjnego (np. Excela)?” Byłoby super, ale czy na pewno można? Co na to przepisy? Jakie ustawy to opisują? Przecież Podmioty, które są zobowiązane sporządzać sprawozdania już od kilku lat muszą podpisywać je podpisem kwalifikowanym (lub e-PUAP-em). Jak więc to zrobić prowadząc księgowość ręcznie?? Byłoby pewnie łatwiej i szybciej, gdyby „amerykankę” prowadzić w arkuszu, a potem dokument wysłać i podpisać, ale niestety tak nie można. Spotykam się również z opiniami, że dużo PKZP-ów prowadzi swoje rozliczenia opierając się jedynie o moduł płacowy przystosowany do obsługi PKZP, gdzie tak naprawdę można prowadzić jedynie ewidencję członków, potrąceń i rosnącego kapitału, bez faktycznie prowadzonej księgowości. W tych kasach z reguły zabronione są przez zarząd PKZP ze względu na niemożność wykonania, takie transakcje, których te moduły nie przewidują np. wcześniejsza spłata raty lub całej pożyczki przez przelew międzybankowy, dopełnienie (podniesienie) wkładu lub wypłata części zgromadzonego kapitału w gotówce. Świetnie za to się ma funkcjonalność dotycząca pożyczek uzupełniających, czy uzgadniania list potrąceń – które właściwie nie są „uzgadniane” tylko od razu są generowane w listach płac i to z nich można niejako „wyciągnąć” samą listę potrąceń dla zarządu. Transakcje pozasystemowe nie są związane z pensją więc dla aplikacji nie są widoczne, chyba, że ktoś jest na tyle biegły w danym programie, że potrafi ręcznie wprowadzić konkretną modyfikację – z czym również spotkałem się na szkoleniach. Co ciekawe – takie „ręczne modyfikacje” o ile bardzo podnoszą funkcjonalność – nigdzie nie są opisane w dokumentacji czy to bezpieczeństwa informatycznego czy wymaganej dokumentacji programu księgowego(!). Inne, „bardziej postępowe” kasy, „radząc sobie” z problemem wykorzystują księgowość oraz rachunki zakładu pracy – rozwiązanie przyjęte dziesiątki lat temu, gdy to zakład pracy na wniosek zarządu kasy otwierał rachunki i dawał do nich dostęp, a następnie prowadził w swoich księgach zapisy dotyczące PKZP. Rozwiązanie w świetle dzisiejszej interpretacji przepisów niestety niedopuszczalne, gdyż dysponentem środków pieniężnych nie jest (i nie może być) zakład pracy, ale zarząd PKZP, zaś w księgach pracodawcy nie powinny znajdować się opisywane środki obcych podmiotów, które zaburzają rzeczywistą kondycję przedsiębiorstwa. Na szczęście coraz rzadziej słyszy się o sytuacjach, w których zarząd przedsiębiorstwa czy jednostki budżetowej czasowo przywłaszczałby sobie środki zgromadzone na rachunkach PKZP w celu „poratowania” lub czasowego „skredytowania” własnej działalności.

Jak zatem współcześnie prawidłowo prowadzić księgowość PKZP skoro przepisy, które obowiązywały w 1992 roku, kiedy wprowadzono Rozporządzenie w ich sprawie, a mówiące o tym, że „(§ 43.1) Rachunkowość PKZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości” (Rozporządzenie w sprawie PKZP… – Dz. U. 1992 nr 100 poz. 502) tj. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (ost. zm. Dz.U. z 2003 r., Nr 11, poz. 117) na podstawie Art. 82 pkt. 1  Ustawy o Rachunkowości (dalej: uor) w brzmieniu: Minister właściwy do spraw finansów publicznych może w drodze rozporządzenia: 1) określić dla niektórych jednostek, o których mowa w art. 80 ust. 3, szczególne zasady rachunkowości… zostały uchylone w roku 2014? I od tego czasu pozostała nam sama uor? Również zapraszam na szkolenia – poruszymy te delikatne kwestie i zaproponujemy sprawdzone rozwiązania.

RODO

Stałym elementem zajmującym prawie połowę szkolenia stanowi chyba najciekawszy temat ostatnich czasów tj. RODO. Już co prawda pierwszy etap negowania każdego pytania o dane „nie powiem - bo RODO!” trochę minął, ale nadal jest w powijakach realne bezpieczeństwo danych przechowywanych w PKZP. Co ciekawe mówimy tu nie tylko o bezpieczeństwie faktycznym wyrażającym się w dostępie do danych (np. super zabezpieczona szafa pancerna aktami osobowymi i obok leżący segregator z napisem „listy potrąceń pkzp”, ale niezabezpieczona sieć i komputer z którego korzysta kilkanaście osób czy brak dostępu do banku i brak wyposażenia w indywidualne środki autoryzacji… ale również brak bezpieczeństwa w rozumieniu prawnym. Nadal niewiele kas ma wprowadzoną politykę bezpieczeństwa czy umowę powierzenia przetwarzania danych, więc korzystanie z udostępnionych pracodawcy danych lub uzgadnianie kwoty potrąceń jest bądź co bądź… nielegalne!? Na szkoleniach pokazujemy sposób jak kompleksowo wprowadzić bezpieczeństwo w PKZP oraz jak skłonić pracodawcę do realizowania swojego obowiązku.

Podoba Ci się nasza strona? Uważasz, że jest godna polecenia? Poleć nas swoim znajomym. W celu uczestnictwa w programie „Poleć nas” należy wypełnić formularz rejestracyjny i podać adresy poczty e-mail osób, którym polecasz nasz serwis. W momencie potwierdzenia przez te osoby linku, będziesz brał udział w losowaniu nagród.

Mamy do rozdania:
- pendrivy,
- zestawy na biurko,
- zestawy gadżetów (smycz, długopisy, kubek).

WEŹ UDZIAŁ