Rozpocznijmy od pierwszego rodzaju kosztów tj. od świadczenia pracy na rzecz PKZP – gdyż jest to temat najdroższy. Rozporządzenie rozróżnia dwa rodzaje osób zaangażowanych w PKZP: tych zaangażowanych w działalność społecznie oraz tych wykonujących zadania w ramach zatrudnienia, zgodnie ze swoim stanowiskiem pracy. Pracownicy działu kadr, rachuby płac, prawnicy, informatycy, ochroniarze, kontrolerzy, kierownicy nadzorujący swoich pracowników, specjaliści BHP, inspektorzy IOD, sekretarki, pracownicy biurowi, archiwiści czy dziesiątki innych osób pracujący na swoich służbowych stanowiskach są zaangażowane w różnym stopniu w działania wspomagające PKZP. Księgowa nie mogłaby pracować gdyby intendentka nie zebrała zamówień i nie zakupiła materiałów biurowych, a informatyk nie skonfigurował sprzętu i nie zainstalował dedykowanego programu księgowego dla PKZP, a wcześniej nie zaplanował tego wydatku dyrektor finansowy. Bez pracy kasjera czy kierowcy pieniądze nie dotarłyby do banku, a bez ochrony gotówka pewnie szybko zniknęłaby z kasetki. Nie zapisaliby się też nowi członkowie, gdyby ktoś nie poświęcił czasu na odbieranie telefonów i wyjaśnianie zawiłości PKZP czy przyjmowanie deklaracji i kompletowanie wniosków… słowem – sztab ludzi chcąc nie chcąc angażuje się w PKZP – czy każdemu trzeba za to płacić? Tak – każdemu, kto ponosi jakąś odpowiedzialność, która wiąże się bezpośrednio z PKZP i jest opisana umową – inaczej mielibyśmy do czynienia ze świadczeniem pracy bez wynagrodzenia czyli wolontariatem. A pracodawcy nie wolno wymagać świadczeń woluntarystycznych od swoich pracowników (jest to sprzeczne z prawem). Choć osoba, która wykonuje jakieś czynności dla pracodawcy na podstawie umowy o pracę może jednocześnie w tym samym zakresie (choć nie w tym samym czasie) być wolontariuszem, jeśli nie zostało to narzucone przez pracodawcę, ani też nie ma wpływu na jego zatrudnienie (np. dodatkowe wynagrodzenie, premie, nagrody, przywileje) i naturalnie jest opisane w odpowiednim porozumieniu. Więc tutaj nie ma wyboru – księgowa, informatyk itd. na etat lub zlecenie. Na szczęście też dla pracodawcy sztab ludzi, których zatrudnia ma już określone obowiązki i nieznaczne ich zwiększenie w związku z obecnością PKZP nie wymaga zawierania dodatkowych klauzuli w umowach. Np. osoba przygotowująca listy płac – robi to bez względu od kogo otrzyma informację o obciążeniach – czy to jest komornik, czy dział odpowiedzialny za rozliczanie zaliczek, delegacji, premii od kierowników czy właśnie wkłady i potrącenia rat pożyczek na rzecz PKZP.

 Większość czynność związanych z obsługą PKZP to bieżąca (codzienna) praca kancelaryjna wykonywana przez pracowników biurowych, księgowych czy kasjerów. Praca informatyków i administratorów to z kolei szereg krytycznych działań zabezpieczających, usprawniających i unowocześniających prace tych pierwszych (codzienny nadzór i działania wdrażane na bieżąco). Ostatni rodzaj współpracowników stałych to prawnicy, inspektorzy ochrony danych czy kierownicy i kontrolerzy sprawdzających jakość, terminowość i prawidłowość organizacji pracy wszystkich wcześniej wymienionych. Czas i zakres ich pracy trudno jest globalnie oszacować, gdyż zależny jest od specyfiki danej kasy oraz napotkanych problemów np. jeżeli zobowiązany członek przestał spłacać pożyczkę i porzucił pracę to zarząd najczęściej jako pełnomocnika (zastępcę procesowego) wskazuje prawnika lub kancelarię prawną (jeśli to zewnętrzny podmiot obsługuje od strony prawnej pracodawcę i PKZP). Koszty tych działań wpierw musi pokryć pracodawca (koszty sporządzenia wniosków procesowych, reprezentacji przed sądem, opłat sądowych, wynagrodzeń, delegacji itd.), ale najczęściej będą one ostatecznie zrekompensowane przez dłużnika po rozstrzygnięciu sądowym i windykacji komorniczej.

Dobrze też jest zrozumieć, że dokumentacja bieżąca oraz księgowa jest wytwarzana zarówno po stronie organizacji pracowniczej jaką jest PKZP jak i po stronie pracodawcy. Te dwie dokumentacje często są mylone lub mieszane ze sobą, co po wprowadzeniu RODO nie może mieć miejsca, gdyż dane posiadane przez PKZP podlegają ochronie PKZP, a dane posiadane przez pracodawcę ochronie pracodawcy i są przetwarzane na podstawie innych przepisów. Dokumenty dotyczą wzajemnej współpracy i obsługi pracowników – członków PKZP, emerytów oraz całej dokumentacji własnej (od statutu przez deklaracje członkowskie, na księgowości skończywszy). Spójrzmy np. na listy potrąceń – zanim zostaną naliczone listy płac, muszą zostać sporządzone listy potrąceń wynikające z dokumentacji przetwarzanej przez PKZP. Dokumentacja ta należy w całości do PKZP, może być tworzona przez pracodawcę lub opłacane przez pracodawcę zewnętrzne biuro rachunkowe, a wtedy pracownicy zakładu pracy nie mają żadnej wiedzy co jest podstawą otrzymanej listy potrąceń (kto ile zadeklarował wkładów, jakie zostały ustalone harmonogramy spłaty pożyczek itd.). Następnie lista potrąceń jest podpisywana przez Zarząd PKZP i przekazywana do pracodawcy (lub pracodawców), dla których jest to zwykła korespondencja przychodząca, która musi zostać uwzględniona w procedurach księgowych (polityce rachunkowej pracodawcy), aby mogła stać się podstawą potrącenia płacy. Po sporządzeniu listy płac do PKZP należy odesłać możliwe do potrącenia kwoty (uzgodnić). Czyli pojawia się korespondencja wychodząca, gdyż opuszcza pracodawcę, a staje się podstawą księgowania potrąceń (rat, wpisowego i wkładów) przekazanych dla PKZP. U wielu pracodawców obie dokumentacje są zmieszane i tworzą jeden zespół dokumentacji potrąceń – niemożliwy do kontroli przez komisję rewizyjną.  Żaden pracodawca nie ma prawa dopuścić do wglądu w dokumenty osób zatrudnionych nie będących w PKZP przez jej ciało kontrolne tj. komisję rewizyjną, a znajdujące się przecież w tych samych zbiorach – z drugiej zaś strony ma obowiązek okazania całość dokumentacji dotyczącej członków (!).  Przyglądnijmy się jeszcze „drodze” wniosku o pożyczkę. Członek – pracownik, składa wniosek o pożyczkę oraz podpisuje zgodę na potrącanie wynagrodzenia, które następnie poręczają inni członkowie PKZP. Według obecnych przepisów zgoda na potrącania z pensji powinna być przekazana pracodawcy, zaś wniosek o pożyczkę powinien pozostać w dokumentacji PKZP, gdyż stanowi dokument, na podstawie którego podjęto uchwałę i zadysponowano środki finansowe. Następnie księgowość PKZP potwierdza stan wkładów, zadłużenia i możliwość poręczenia przez poręczycieli. Do ustalenia jest kto będzie odpowiedzialny za kwestię potwierdzenia danych wpisanych we wniosku (własnoręczności podpisów oraz kompletności danych – może to robić zarówno uprawniony przez Zarząd przedstawiciel PKZP np. sekretarz zarządu weryfikując dowód osobisty i własnoręczność podpisu, jak i przedstawiciel pracodawcy – np. sekretarka przyjmująca wnioski). Kolejnym etapem jest potwierdzenie oświadczenia wnioskodawcy o wysokości dochodów oraz okresu jego dalszego zatrudnienia. Nie może tego wykonać księgowość PKZP, gdyż nie ma wglądu w wynagrodzenia pracowników, więc musi to należeć do pracodawcy. Posiadając już komplet informacji zarząd może podjąć decyzję o udzieleniu pożyczki, jej ostatecznej kwocie, sposobie zabezpieczenia czy terminach spłaty. Ważne, aby pamiętać, że ostateczna decyzja należy zawsze do zarządu i nie może być narzucona przez inne osoby (np. księgową PKZP lub osoby z rachuby płac). Ale przy okazji potwierdzania danych „wędrujących na zewnątrz” pracodawcy tj. do PKZP pracodawca powinien wytworzyć własną dokumentację odnotowującą ten fakt, gdyby w przyszłości pracownik zażądał wyjaśnień jakie informacje, kiedy i komu zostały przekazane.

 Praca tych wszystkich osób jest kosztem pracodawcy i nie może się on od niego uchylać, przerzucając koszty np. na członków PKZP, ograniczając liczbę i rodzaj pracowników lub też po prostu jej nie zlecając. Skutek zaniechania zatrudnienia osób do obsługi PKZP w dłuższej perspektywie będzie dla pracodawcy zawsze niekorzystny, gdyż naraża się na odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości powstałe w PKZP oraz roszczenia osób (członków) w przypadku utraty składek. Sądy wielokrotnie wskazywały na winę pracodawcy, gdy zatrudniona przez niego nierzetelna kasjerka lub księgowa doprowadziła do utraty pieniędzy. Poza wątkami kryminalnymi tropionymi przez organy ścigania ­– od kilku lat dochodzi kolejna instytucja – Urząd Ochrony Danych, który pomimo iż formalnie to Zarząd PKZP znajduje jako Administratora Danych Osobowych to od pracodawcy będzie oczekiwał usunięcia ewentualnych braków bezpieczeństwa danych, gdyż PKZP nie posiada możliwości prawnych i finansowych, by móc cokolwiek swoimi siłami zabezpieczyć lub kogokolwiek zatrudnić.