Zawieszenie lub istotne ograniczenie działalności zakładu pracy

Ponownie zacząć musimy od przypomnienia, że zgodnie z paragrafem 40 pkt. 1 dedykowanego kasom Rozporządzenia walne zebranie podejmuje uchwałę o likwidacji kasy w razie:

1. ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy,
2. zmniejszenia się liczby członków poniżej 10.

Sytuacja, w której kasa działa w zakładzie pracy narażonym na likwidację lub upadłość z powodu koronawirusa wydaje się poza możliwością kontroli zarządu czy członków kasy. Są to zdarzenia uzależnione nie tylko od działań kierujących zakładem pracy lub decyzji właścicielskich, ale również od działań Państwa, czy koniunktury rynkowej, leżącej całkowicie poza obszarem wpływu interesariuszy. Jakie działania będą w takiej sytuacji najlepsze? Likwidację zakładu pracy najczęściej poprzedza stagnacja, okres konsumowania oszczędności, ograniczania kosztów i działalności, zwolnień od indywidualnych do grupowych i sprzedaż aktywów. Przyjrzymy się więc działaniom, które mogą poprzedzić upadłość:

• Zawieszenie działalności PKZP. Podobnie jak w przypadku innych instytucji – zarząd kasy odpowiada i reprezentuje jej interesy na zewnątrz i do wewnątrz. Może więc, wdrożyć takie rozwiązanie formalnie zawieszając wszystkich członków w ich prawach z jednoczesnym zawieszeniem pobierania składek oraz rozpatrywaniem wszelkich wniosków oraz jako wierzyciel składając publiczne oświadczenie o jednostronnej prolongacie spłaty wszystkich pożyczek o czas zawieszenia, bez konieczności zawierania aneksów, chyba, że zostało to przewidziane w umowie pożyczki. Publiczne oświadczenie – opublikowane np.: w Internecie, na tablicy ogłoszeń w siedzibie lub w prasie ogólnopolskiej, oraz poinformowanie wszystkich stron (w tym zwłaszcza pożyczkobiorców i poręczycieli) ma charakter ogólny, ale nie wyklucza prawa sprzeciwu ze strony interesariuszy, gdyż choć jest działaniem na rzecz pożyczkobiorcy, to już niekoniecznie w interesie poręczyciela. Oczywiście chętni pożyczkobiorcy nadal mogą spłacać pożyczkę w dotychczasowych terminach, nawet bez wyrażonego na piśmie sprzeciwu. Wynika to bezpośrednio z kodeksu cywilnego, który daje prawo spłaty pożyczki lub jej części w dowolnie krótszym czasie. Zawieszenie działalności PKZP, choć radykalne, może okazać się koniecznością w sytuacji zawieszenia pracy zakładu lub niezdolności do realizacji działań przez np. zachorowanie pracowników wykonujących pracę na rzecz PKZP lub członków zarządu kasy. Niestety rozwiązanie nie zabezpiecza przed konsekwencjami wynikającymi ze śmierci zadłużonego członka, co warto wziąć pod uwagę analizując ryzyka z poprzedniego rozdziału, więc nie stanowi miary kontroli dla tamtego zdarzenia. Zawieszenie działania całego PKZP nieznaczne może obniżyć koszt funkcjonowania zakładu pracy, ale nigdy nie będzie stanowić na tyle istotny koszt, by mogło być traktowane jako panaceum na zawieszenie działania lub likwidację całego zakładu. W dodatku właśnie w sytuacji, gdy pracodawca staje się niewydolny finansowo, rozwiązaniem pomostowym dla członków mogą być udzielone z PKZP zapomogi, pożyczki czy spieniężenia wkładów. Choć więc mogłoby się wydawać dobrym pomysłem przerwanie działania kasy na czas turbulencji gospodarczych – to właśnie w takich czasach – jej działalność jest kluczowa. Ponieważ nie jest też w stanie wpłynąć na utrzymanie lub nie działalności zakładu pracy nie powinna być zawieszana.
• Wsparcie zakładu pracy poprzez przekazanie środków zgromadzonych w PKZP, które może przyjść do głowy księgowym czy kierującym zakładem pracy lub kasą znającym tragiczną sytuację finansową firmy, a jednocześnie widzącym spory kapitał na rachunkach kasy jest działaniem NIELEGALNYM i nie może zostać wdrożone! Przypomnijmy, że fundusze zgromadzone w PKZP należą do członków, mają swoje cele i nie mogą być zawłaszczone, nawet tymczasowo, na inny cel, nawet tak szczytny, jak ratowanie własnego miejsca pracy czy budowa studni w Południowym Sudanie.
• Zatrzymanie, opóźnienie lub nieobciążenie wypłaty na rzecz PKZP, do którego może skłaniać się pracodawca dokonujący comiesięcznego przelewu na jej rachunek, również jest działaniem naruszającym kodeks pracy. W kodeksie zapisano, że wynagrodzenie należy wypłacić w całości w uzgodnionym czasie. 1-2 dniowe przesunięcie wypłaty wynikłe z technicznej czynności wykonania dużej liczby przelewów w jednym czasie, nie jest jeszcze powodem do wszczęcia postępowania, ale co do zasady razem z wypłatą wynagrodzenia należy dokonać przelewu obliczonych na rzecz PKZP środków. Zatrzymanie lub opóźnienie wypłaty części wynagrodzenia na rzecz PKZP, jest więc niedopuszczalne bez względu na okoliczności. Nawet porozumienie pomiędzy zakładem pracy, a organizacją związkową ustalające szczególne warunki wypłaty wynagrodzenia np. czasowo obniżonego lub odroczonego, nie może dotyczyć tych składników i żadna organizacja związkowa nie ma uprawnienia do negocjowania w tym zakresie. Środki przekazywane do PKZP wynikają z Rozporządzenia w sprawie PKZP, traktuje się jako część wynagrodzenia przeznaczoną do wypłaty (nie do zatrzymania) i jedynie przepisy dotyczące obliczania potrąceń z wynagrodzenia, które określają maksymalny możliwy do naliczenia poziom, dla danego pracownika i w konkretnym miesiącu, mogą je ograniczyć. Inaczej ma się jednak sprawa jak chodzi o zawieszenie pobierania składki wynikające z braku możliwości jej naliczenia. Sytuacja, w której zarząd nie może podjąć decyzji lub zatwierdzić listy potrąceń lub pracodawca ze względu np. na braki kadrowe czy obłożenie kwarantanną zakładu pracy; czyli sytuacje w których, osoby zaangażowane w PKZP nie mogą sprawować swoich funkcji jest jedną z okoliczności, gdy potrącenia faktycznie mogą nie zostać dokonane. Brak technicznych możliwości obsługi spraw kasy nie zwalnia jednak członków ze złożonych deklaracji dotyczących wpłat na rzecz PKZP. Więc w sytuacji, gdy obciążenia nie dokonał pracodawca lub w niewystarczającej kwocie to członkowie są zobowiązani dokonać indywidualnych wpłat za raty pożyczek oraz składek samodzielnie. Zarząd, jak było to opisane wcześniej, może jednostronnie zawiesić pobieranie wkładów i rat prolongując pożyczki, bez zawieszenia działalności kasy i choć jest to działanie bardzo niekorzystne, torpedujące możliwości działania PKZP, może okazać się tymczasowo konieczne.

Czy dla tak opisanych zdarzeń są możliwe do zastosowania jakieś miary kontroli ryzyka? Okazuje się, że jednak tak! Należy zadbać o:

• Zapewnienie bieżącej komunikacji pomiędzy zarządem, a członkami kasy. Korzystanie z prywatnej (niezależnej od pracodawcy) poczty e-mail, forum członkowskiego, czy komunikatora wewnętrznego np. w programie do obsługi PKZP pozwoli na działalność kasy i pomoc członkom nawet w przypadkach poprzedzających upadłość lub po wprowadzeniu ograniczeń w pracy firmy.
• Możliwość konsultowania decyzji lub nawet zwoływanie walnego zebrania w jego wirtualnej formie. Oczywiście wiąże się z pewnymi ograniczeniami, ale korzystając z faktu, że PKZP jest posiadaczem danych osobowych, adresu poczty elektronicznej czy numeru telefonu komórkowego oraz np. unikatowego numeru identyfikacyjnego w programie ewidencyjnym – możemy z łatwością utworzyć jednoznaczny mechanizm autoryzacyjny.
• Przyjęcie rozwiązań obniżających ryzyko udzielenia niespłacalnej w przypadku ograniczenia dochodów pożyczki poprzez prawidłową kalkulację maksymalnej zdolność w dobie kryzysu liczonej np. wysokością wkładów i jednorazową zapomogą.
• Zasugerowanie obniżenia wysokości wkładów miesięcznych przez członków do niewielkiej kwoty minimalnej np. 20 złotych w celu zmniejszenia ogólnych obciążeń pracowników.
• Zwrócenie funduszu zapomogowego na rezerwowy w sytuacji, gdy jego wartość nie pozwala na zabezpieczenie pożyczek. Szczegóły zostaną omówione w kolejnych artykułach.
• Powstrzymanie fali wypłat przed rozliczeniem zobowiązań poprzez wspólną, skonsultowaną decyzję w tej sprawie.
• Skompletowanie i uzupełnienie brakującej dokumentacji zwłaszcza księgowej i ewidencyjnej – w przypadku, gdyby miało dość do likwidacji. Zgodnie z Rozporządzeniem nie może trwać ona dłużej niż likwidacja zakładu pracy, a rozpoczyna się od otwarcia ksiąg rachunkowych na nowo bilansem otwarcia tuż po powołaniu likwidatora.
• Ustalić pierwszy i drugi termin walnego zebrania, na którym zostaną omówione te sprawy i wdrożone działania niezbędne.

Warto pamiętać, że stajemy w zupełnie nowej sytuacji gospodarczo-prawnej dotychczas nie obecnej w tej skali we współczesnym świecie. Dlatego wszelkie pomysły mogą okazać się niewystarczające. Miejmy jednak nadzieję, że ostrożne działania pozwolą uniknąć negatywnych skutków obecnej pandemii. 

W następnej części cyklu nawiążemy do zakończenia kadencji Zarządu w okresie pandemii.