PKZP działa na dobro członków Kasy (jest to pewnego rodzaju samopomoc wśród pracowników), ale funkcjonuje ona także w interesie pracodawcy (scalenie zespołu, zwiększenie motywacji i przywiązania do zakładu pracy).
Spółka CASCO jest jedną z kilku firm, która prowadzi szkolenia organizacyjne PKZP : dla Zarządów Zakładów Pracy, Zarządów i Komisji Rewizyjnych oraz księgowych PKZP. Szkoleniowcy reprezentujący CASCO jak i inne firmy szkoleniowe (oraz autorzy dostępnych publikacji o PKZP) stoją na stanowisku, że pracodawca powinien pokrywać wszelkie koszty funkcjonowania PKZP.
Z ankiet przeprowadzanych podczas szkoleń (a wzięło udział w nich ponad tysiąc interesariuszy Kas z całej Polski) wynika, że ok. 60 % Zakładów pracy pokrywa pełne koszty działania PKZP.
Rozporządzenie o PKZP (zacytowane poniżej) wymienia zakres wspomnianej pomocy.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy w paragrafie 4 mówi:
I. Zakład pracy świadczy pomoc PKZP i SKOK w szczególności w zakresie:
1) zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
2) transportu pieniędzy z banku,
3) prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
4) dostarczania druków i formularzy,
5) dokonania na rzecz PKZP i SKOK potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
6) przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
7) odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP lub SKOK,
8) informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.
II. Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, o której mowa w ust. 1, określa umowa zawarta między zakładem pracy a PKZP lub SKOK.
Przesłanka pierwsza
Określone w rozporządzeniu obszary pomocy pracodawcy (na rzecz Kasy) nie są ściśle określone, a dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że przepisy te zostały wprowadzone w 1992 roku; każdy chyba się zgodzi, że obecny sposób działania organizacji różni się od tego z 1992r; chociażby obecne stanowisko i narzędzia pracownika księgowości - różni się bardzo od tego sprzed 30 lat.
Przesłanka druga
W rozporządzeniu pracodawca wymienia konkretne obszary pomocy; w pierwszym zdaniu punktu I postawione jest słowo "w szczególności", którego użycie jawnie sugeruje, że nie chodzi tylko o pomoc w obszarach wymienionych, lecz także i w innych.
Rozporządzenie definiuje trzy podstawowe fundusze w PKZP:
Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy,
Fundusz rezerwowy,
Fundusz zapomogowy.
Kasy, które pokrywają część kosztów swego funkcjonowania korzysta w tym celu ze środków zgromadzonych na funduszu rezerwowym.
Definicja tego funduszu w rozporządzeniu brzmi:
"§ 30. Fundusz rezerwowy powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do PKZP, z nie podjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy."
Przesłanka trzecia
Definicja funduszu rezerwowego określa przeznaczenie środków zgromadzonych na tym funduszu - brak tam informacji, chociażby sugerującej że można je przeznaczyć na pokrycie innych kosztów.
Inne rozwiązania, rzadko, ale spotykane w Kasach.
Małe, krótko istniejące Kasy na funduszu rezerwowym, praktycznie, nie posiadają środków. Wtedy zdarza się, że Pracodawcy (budżetowi - to już na pewno) refundują je w całości. W małej ilości Kas (szczególnie gdy pracodawca jest w słabej kondycji finansowej) zdarza się, że członkowie Kasy
na Walnym zebraniu dopuszczają dodatkowe obciążenia, np. wprowadzają miesięczną opłatę członkowską w wysokości 5 zł, lub też przy przyznaniu pożyczki opłatę na koszty bankowe w wysokości rzędu 5-10 zł.
Poza wprost wymienionymi obszarami pomocy przez pracodawcę Kasa ponosi koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego oraz przelewami (dla PKZP, które prowadzą obrót gotówkowy pojawiają się dodatkowe koszty).
Jak temu zaradzić, jeżeli pracodawca nie zgodzi się ich pokrywać ?
1. Wynegocjować lepsze warunki w banku - rachunek Kasy jest dla banku bardzo wartościowy;
W przypadku banku, w którym Zakład pracy posiada rachunki, należy wykorzystać dobre relacje (zazwyczaj głównego księgowego/głównej księgowej) z doradcą bankowym pracodawcy
w celu uzyskania "bezkosztowego" rachunku bankowego dla PKZP;
2. Założyć rachunek w innym banku mającym bezpłatną ofertę dla organizacji non profit (np. BGŻ);
3. W przypadku posiadania wolnych środków warto założyć dodatkowy rachunek w banku, który ma większe oprocentowanie lokat i z tych dochodów pokrywać koszty bankowe.
Wszystko zależy od podejścia Zakładu pracy do Kasy oraz od operatywności Zarządu Kasy.
