W PKZP występuje społeczny rodzaj pracy, który jest realizowany przez pracowników, niestety bez dodatkowego wynagrodzenia i przykładem jest tu z pewnością zasiadanie w organach PKZP. O ile na walnym zebraniu członków uczestniczą wszyscy członkowie (a na walnym zebraniu delegatów jedynie wybrani spośród wszystkich członków delegaci), to aby być w zarządzie czy komisji rewizyjnej należy zwyciężyć w wewnętrznych wyborach. Dodajmy, w wyborach demokratycznych, w których władzę otrzymują te osoby, które zebrały największą liczbę głosów, czyli legitymują się poparciem społeczności członkowskiej. Praca tych ludzie jest niepłatna, a formalnie są wolontariuszami organizacji pracowniczej (nie pracodawcy). Nie pojawia się obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego czy wypadkowego wolontariuszy, bo jako pracownicy podlegają już temu ubezpieczeniu opłaconemu przez tożsamego płatnika tj. pracodawcę. Zakres ich pracy jest z jednej strony zależny od indywidualnych możliwości, ale też od ustaleń z pracodawcą – gdyż utracony czas na realizowanie zadań społecznych może być przez pracodawcę rozpatrywany jako realna strata (koszt), choć bez ponoszenia dodatkowych wydatków. Pracownicy zarządu mogą np. spotykać się w małej sali konferencyjnej 4 razy w miesiącu pod warunkiem wcześniejszej rezerwacji terminu w zasobach firmowych na ten cel. Więc poza kosztem osobowym dochodzi drugi zasób – sala (ale o tym później). Ponadto kluczowym staje się rozgraniczenie pracy osób zaangażowanych ze strony pracodawcy i tych ze strony społecznej pod względem np. sposobu tworzenia i przechowywania dokumentów (w tym elektronicznych), sposobu przekazywania informacji czy sporządzania raportów (np. potwierdzenia danych członka ubiegającego się o pożyczkę), czy obiegu dokumentów (np. wniosek o wypłatę pożyczki w zakładowej kasie gotówkowej). Należy pamiętać, że osoby, które weszły w skład organów (Zarząd i Komisja Rewizyjna) muszą być niezawiśli w decyzjach i niezależni od pracodawcy (tj. nie mogą przyjmować poleceń, pobierać wynagrodzenia czy nagród). Z drugiej strony to tylko właśnie wtedy ma sens, gdyż tylko niezależne decyzje i niezależna kontrola może gwarantować bezpieczeństwo kasy. Niezgodne z prawem jest również łączenie funkcji płatnych i społecznych, a zwłaszcza zasiadania w zarządzie, a jednocześnie prowadzenie księgowości lub kasy. Osoby obsługujące kasę również nie mogą prowadzić księgowości – więc niedopuszczalne jest wyznaczanie przez niektórych pracodawców jednej osoby „jako orkiestry” (!). „Poprowadzi Pani kasę PKZP, zadba o zaksięgowanie operacji i będzie udzielała pożyczek członkom – powodzenia!” – takie stwierdzenia są niezgodne z przepisami i narażają pracodawcę i pracownika na odpowiedzialność.
Nie należy zapominać też, o potrzebie realizacji podróży służbowych np. w przypadku szkoleń czy uczestniczenia w posiedzeniach walnego zebrania dla delegatów kasy międzyzakładowej lub innych koniecznych spotkań (np. w bankach czy z niesprawnymi emerytami itp.). Koszty delegacji nie mogą być pokryte przez PKZP, tylko właśnie przez pracodawcę (lub w przypadku MPZKP wielu pracodawców).
Sugerowane rozwiązanie modelowe
Zarząd (w składzie 4 osobowym) (formalne minimum to 3 osoby) spotyka się, gdy tylko jest potrzeba, aby udzielić pilnej pożyczki lub rozpatrzyć wniosek o zapomogę (z reguły pilną), co w przypadku dobrze przygotowanej dokumentacji nie zajmuje wiele czasu. Wymaga jednak stałego dostępu do wielu rodzajów informacji jak: dane członków (w tym finansowe), dokumenty statutowe, opinie i interpretacje prawne, a także możliwość skorzystania z pomocy kancelaryjnej, księgowej, informatycznej i prawnej. Nieoceniony jest dostęp do zasobów informatycznych, poczty e-mail czy środków autoryzacji bankowej. Pamiętać należy, że to nie pracodawca udziela pożyczek, ale PKZP decyzjami Zarządu. Więc cała praca tego organu sprowadza się do takiej organizacji pracy oraz zabezpieczenia działania, które jest możliwe przy racjonalnym wykorzystaniu sił własnych i pracodawcy. Niedopuszczalne jest, by osoba prowadząca kasę stała się „jednoosobowym” zarządem, a tego najczęściej życzyłby sobie pracodawca. Zarząd to zarząd – ciało kolegialne „zakontraktowane” w wyborach na 4 lata do zarządzania, organizacji, kontroli i inicjowania zmian oraz radzenia sobie z wszelkimi bieżącymi wyzwaniami – bez jakiegokolwiek wynagrodzenia. Osoba prowadząca kasę (swoisty office manager) – ma to zarządowi ułatwić wypełniając postanowienia zawarte w statucie, regulaminach, uchwałach oraz umowie pracodawcy z PKZP. Księgowa – to księgowa, informatyk itd.
Modelowo komisja rewizyjna (również w składzie minimum 4 osobowym) (formalne minimum to również 3 osoby) ma nieskrępowany dostęp do odczytu (kontroli, wglądu) wszelakich dokumentów, nośników elektronicznych, programów czy informacji przetwarzanych przez PKZP (zarówno po stronie zaangażowanych pracowników od pracodawcy jak i po stronie społecznego zarządu) zwłaszcza do weryfikacji danych księgowych, sposobów zabezpieczenia informatycznego, ilości gotówki i dokumentacji kasowej czy operacji na kontach bankowych PKZP. Bez tego nie byłaby w stanie zapewnić bezpieczeństwa pieniędzy i pomóc w optymalizacji działalności kasy. Członkowie komisji nie muszą znać się na działaniach kontrolnych, gdyż może pomóc im pracodawca wskazując kierowników lub kontrolerów (specjalistów), którzy profesjonalnie przeprowadzą wybrany przez komisję rewizyjną zakres kontroli. Typową specjalistyczną kontrolą jest badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta lub główną księgową, audyt zabezpieczeń informatycznych, czy nawet bezpieczeństwo pożarowe składowanych dokumentów (badania takie nie są wymagane przez przepisy, ale to one weryfikują realne bezpieczeństwo).
Osoby z zarządu i komisji rewizyjnej nie mogą otrzymywać, wynagrodzenia lub innych korzyści związanych z pełnioną funkcją od pracodawcy. Mogą jednak mieć pokryte koszty szkolenia, przeprowadzenia certyfikacji PKZP, rejestracji w urzędach czy refundacji kosztów delegacji. Pracodawca ma również prawo nagrodzić (raz na jakiś czas) te osoby wskazując jako podstawę bliżej nie określoną „działalność na rzecz załogi zakładu pracy” lub po prostu „nagroda” (nigdy zaś np. „nagroda za bycie przewodniczącą PKZP” lub podobne – gdyż wtedy Państwowa Inspekcja Pracy dopatrzyłaby się nieprawidłowości związanych z zatrudnieniem przez pracodawcę jak i samych osób z zarządu, którzy pracują społecznie). Pracodawca ma też prawo zwolnić pracownika od świadczenia pracy (codziennych obowiązków) np. w przypadku działalności na rzecz swej załogi. Przy czym pracodawca może, ale nie musi! Więc, gdy nie wyrazi zgody, prace te należy wykonać po pracy. Ale to właśnie takie działania powinny być sednem zwieranej umowy. Praktyka pokazuje, że lepiej tego zbyt mocno nie regulować. Choć pewne minimum powinno być zagwarantowane najlepiej w ogólnych zapisach w umowie świadczenia bezpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz PKZP typu „Osoby zasiadające w organach PKZP (zarząd, komisja rewizyjna) mają prawo realizowania obowiązków wynikających z ich społecznych funkcji. Na czas pełnienia tych funkcji pracodawca udziela zwolnienia od pracy odpowiednio do zgłaszanych potrzeb.”
Co ważne dla pracodawcy – czym więcej obowiązków realizowanych jest przez osoby zatrudnione (z których pracodawca może je rozliczyć) tym mniej ich zostaje dla osób działających społecznie (niepodlegających jego kontroli merytorycznej), a jednocześnie będzie on zapewniał większe bezpieczeństwo. Jednak ostateczny sposób funkcjonowania zależny jest ZAWSZE jedynie od uchwał Zarządu i Walnego Zebrania Członków PKZP. Pracodawca nie może zlikwidować PKZP lub ograniczyć jej działalności.
Jeśli chodzi o pracowników. Osoby zatrudnione przez pracodawcę muszą mieć jasno określone zakresy obowiązków związane z obsługą PKZP, tak, aby wiedzieli gdzie kończy się ich odpowiedzialność, ale także, by doprecyzować rodzaj i sposób przetwarzanych informacji. Odpowiednio do zakresu można przyporządkować konkretny składnik wynagrodzenia tak, aby w przypadku np. nieobecności i konieczności wykonywania tych czynności przez osobę zastępującą „pieniądze szły za obowiązkami”, a nie były na stałe przypięte do osób na danych stanowiskach. Zwłaszcza, że niektórzy pracownicy, jak było to opisane wcześniej – swoje obowiązki muszą realizować na bieżąco (np. kasjer, administrator IT czy księgowa) i nie można dopuścić do zwłoki.
