Zwykle dzień 30 czerwca był ostatecznym terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok dla Pracowniczych Kas Zapomogowo Pożyczkowych, zaś 31 marca ostatnim dniem w którym owo sprawozdanie należało przygotować. Terminy wynikają z Ustawy o Rachunkowości (dalej u.o.r. – Dz. U. 2019 poz. 351 z póź. zm.), która określa w art. 52 ust. 1-2 że: „1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. 2. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”
Zgodnie z art. 45 ust. 1: „Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 (…)”, co jeśli weźmiemy pod uwagę, że rokiem obrachunkowym dla kas jest rok kalendarzowy, zapisany dedykowanym dla PKZP Rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy – w par. 43. pkt.2. (Dz.U.1992 nr 100 poz. 502), co oznacza, że dniem bilansowym jest właśnie 31 grudnia.
Samo zatwierdzenie z kolei jest opisane w art. 53 u.o.r. mówiącym o zatwierdzaniu sprawozdań tj. zgodnie z ust. 1: „Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego” – stąd pierwotny termin przypadał właśnie na 30 czerwca (zastosowanie mają tu również przepisy kodeksu cywilnego określające jak należy liczyć termin, gdy jest on wyrażony na ostatni dzień miesiąca).
Ze względu na pandemię i wprowadzone Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. 2020 poz. 570), które w paragrafie § 3. Pkt. 1. stanowi, że: „Termin określony w art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w zakresie sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy, przedłuża się o 90 dni (…)” i dalej w pkt. 3 „Terminy określone w art. 49b ust. 9, art. 52 ust. 1 i 3, art. 53 ust. 1, art. 55 ust. 2c, art. 63c ust. 2 i 4, art. 63f ust. 1 i art. 63g ust. 4 ustawy, o której mowa w ust. 1, przedłuża się o trzy miesiące, a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego - o 2 miesiące.” PKZP nie jest zobowiązane do składania sprawozdania do KNF, podobnie jak nie jest obowiązane składać elektronicznych sprawozdań do KRS, a jego organem zatwierdzającym jest Walne Zebranie Członków (lub Delegatów), więc obowiązujące terminy zostają wydłużone o 3 miesiące.
Podsumujmy: obowiązującym terminem sporządzenia sprawozdania przez osobę prowadzącą księgowość dla PKZP (w części bilansowej) oraz przez osobę prowadzącą kasę (kierownika jednostki – czyli zarząd w zakresie informacji dodatkowej) i opatrzenie imiennymi podpisami: księgowej (os. której powierzono prowadzenie rachunkowość), wszystkich członków zarządu i wszystkich członków komisji rewizyjnej jest 30.06.2020 roku.
Ostatecznym terminem na zatwierdzenie sprawozdania przez Walne Zebranie Członków (lub Delegatów) jest dzień 30.09.2020 r. co wyraża się w przyjętej uchwale.
Przypomnijmy jeszcze, że zgodnie z art. 45 ust. 2. u.o.r. sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu;
2) rachunku zysków i strat;
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Należy pamiętać, że zgodnie z art. 45 ust. 1f. u.o.r.: „Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”. Przywołany wyżej zapis art. 45 ust. 1f w przywołanym brzmieniu obowiązuje od 1.01.2020 r. i zastąpił dotychczasowy „1f. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.” – czym ustawodawca umożliwił stosowanie podpisu osobistego zapisanego e-dowodach. Zapisy art. 49 ust. 7 uszczegółowiają, że „7. W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.” – co może być interpretowane jako kwalifikator sporządzania sprawozdania w postaci elektronicznej JEDYNIE przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców, do którego PKZP wpisany być nie może. Niektórzy upatrują w tym zapisie przyzwolenie na sporządzanie przez kasy sprawozdania jedynie w formie tradycyjnej (papierowej), bez jej wersji elektronicznej, a co za tym idzie również bez podpisów elektronicznych, osobistych czy przy udziale profilu zaufanego. Wiedząc, że jeszcze w tym roku czekają nas kolejne zmiany przepisów miejmy nadzieję, że czas pokaże czy taka interpretacja jest właściwa, czy może już czas, aby pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe zaczęły prowadzić księgi i sprawozdawać elektronicznie.
