Zgodnie z Art. 4. Ustawy z 11.08.2021 r. o Kasach Zapomogowo-Pożyczkowych (Dz.U. ) „Pisma składane przez KZP w postaci papierowej lub elektronicznej, a także informacje na stronie internetowej KZP, o ile KZP ją prowadzi, powinny zawierać nazwę KZP, numer REGON nadany KZP oraz jej siedzibę i adres ze wskazaniem nazwy pracodawcy, u którego została utworzona.” Co to właściwie oznacza?
Aby zrozumieć obowiązki dotyczące „odwiecznych pieczęci” należy cofnąć się do czerwca roku 2018. Wtedy to w jednym z pakietów uproszczeń służących pobudzeniu gospodarczemu i przedsiębiorczości, a dotyczących powszechnego obowiązków stosowania pieczęci ówczesny rząd przyjął dokument pt. „Informacja dotycząca deregulacji obowiązku stosowania pieczęci / pieczątek przez obywateli i przedsiębiorców ”. W ramach tego działania wynikającego z długofalowej polityki rządzących, zmierzającej do uwolnienia obywateli i przedsiębiorców z praktyk i zobowiązań formalnych nieadekwatnych do współczesnego świata, ogłoszono dążenie do systematycznej deregulacji obowiązku stosowania pieczątek czy pieczęci. Niestety, gdy spojrzymy na krajobraz prawny opisujący obowiązki związane z pieczątkami szybko zrozumiemy, że zadanie to nie może być regulowane jednym, centralnym aktem prawnym, ale zmianą tysięcy przepisów wszystkich szczebli. Od prawa międzynarodowego do prawa miejscowego. Zmiana, choć rewolucyjna, realizuje się powoli i pewnie długo jeszcze będziemy oglądać odcisk kolorowego tuszu na papierze. Trochę też dlatego, że ludzie, zwłaszcza urzędnicy przyzwyczaili się, że dokumentami są tylko te „oficjalnie opieczętowane”, a pozostałe już nie. Tutaj jednak rewolucja się już dokonała. Jak czytamy w aktualnym tekście Kodeksu Cywilnego (tj. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, ost. zm. Dz.U. 2021 poz. 1509) Art. 73. § 1. „Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. § 2. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.” – miejsce klasycznego dokumentu papierowego może więc zająć inny dokument w tym elektroniczny jeśli odnośne przepisy zostały już odpowiednio zmodyfikowane. Trudno sobie wyobrazić jak przystawić gumeczkę odciskającą czerwony tusz na nagraniu dźwiękowym czy pliku umieszczonym na nośniku elektronicznym, ale sama konstrukcja prawna zapewnia oczekiwaną skuteczność.
Obecnie (Pracownicze) Kasy Zapomogowo-Pożyczkowe zobowiązane są jeszcze do stosowania własnej pieczęci podłużnej. Wynika to wprost z §46. cyt. „PKZP używa pieczęci podłużnej z podaniem nazwy i adresu zakładu pracy, w którym została utworzona.” Ale, gdy tylko wejdą w życie przepisy nowej ustawy o KZP; co nastąpi po 30 dniach od daty jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, zaś ogłoszenie ustawy może nastąpić najpóźniej 15.09.2021 r. (za https://wykaz.rcl.gov.pl/ z 31.08.2021 r.), czyli, nie później niż do 15.10.2021 r., ów obowiązek zniknie. Nastąpi to w myśl art. 56 ustawy o KZP, na podstawie którego całe Rozporządzenie zostanie uznane za uchylone, gdyż uchylony zostanie w całości art. 39 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263 z późn. zm.) dający podstawę jego sformułowania.
Przepisy nie będą określały już, że KZP posługuje się pieczęcią, ale ponieważ nie istnieje zakaz jej stosowania to np. dla przygotowywanych pism lub druków nadal będzie można ją używać. Niestety będzie konieczne zaktualizowanie treści samej pieczęci. Przepis Art. 4 ustawy o KZP, cytowanej w nagłówku artykułu, mówi wyraźnie co ma się znaleźć na pismach czy drukach. Ponadto warto pamiętać, że nie wolno posługiwać się pieczęciami czy innymi znakami zastrzeżonymi, czy też takimi, które wprowadzają błąd – nie są więc prawdziwe. Przytoczę tutaj Art. 68. Kodeksu Wykroczeń (tj. Ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń. Dz. U. 1971 Nr 12 poz. 114, Dz.U. z 2021 r., poz. 1023): „§ 1. Kto bez właściwego zamówienia wyrabia pieczęć, godło lub znak instytucji państwowej, samorządowej albo organizacji społecznej lub też taką pieczęć, godło lub znak wydaje osobie nieupoważnionej do odbioru, podlega karze grzywny. § 2. Tej samej karze podlega, kto bezprawnie posiada, zamawia lub nabywa taką pieczęć. § 3. W razie popełnienia wykroczenia określonego w § 1 lub 2 pieczęć, godło lub znak podlegają przepadkowi.” Zgodnie z organizacją prawa do tworzenia zrzeszeń w Polsce - KZP są uznawane za organizacje społeczną, więc posługiwanie się pieczęcią, jej wyrabianie lub udostępnianie osobie nieupoważnionej może stanowić wykroczenie. Co istotne, jeśli nadal chcemy posługiwać się pieczęcią, to w treści komunikatu umieszczonego na pieczątce z reguły opisywanym również przez statut należy dodać nie tylko numer REGON, nazwę, siedzibę i adres KZP ale także nazwę pracodawcy u którego dana KZP działa. Przykładowo może wyglądać to tak (dane fikcyjne):



Gdzie nazwa z określeniem miejsca prowadzenia głównej działalności to: „Przyszkolna Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa imienia Przodowników Oszczędności w Krakowie”, „REGON 000000999” – to unikalny numer statystyczny nadany KZP przez Główny Urząd Statystyczny po zarejestrowaniu wniosku o jego nadanie w Krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej, adresem siedziby jest „ul. Szkolna 15, Kraków 30-000, www.kzp.sp999.pl”, a pozostałymi wskazanymi kanałami kontaktu są numer telefonu i adres poczty e-mail tj.: „tel. 12 000 00 00, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.”. Na pieczątce musi znaleźć się też określenie pracodawcy, w tym przypadku opisowe „działająca przy / w Szkole Podstawowej Nr 999 im. Omnibusów w Krakowie”. Na potrzeby tego przykładu specjalnie nie zostało rozstrzygnięte czy dana KZP działa „w” czy „przy” wskazanym pracodawcy, gdyż w myśl nowej nomenklatury – „kasy działają U pracodawców”(!), ale nie są wydzieloną częścią. Poza nazwą adres czy inne dane pracodawcy nie są obowiązkowe – dlatego dla uwypuklenia tego faktu na grafice zostały skreślone.
Ponadto dopuszcza się stosowanie nazw skróconych jednak z podaniem miejscowości, tak aby możliwe było jednoznacznie zidentyfikowania i ustalenie wszystkich danych. Więc, jeśli w statucie KZP określono nazwę skróconą KZP to zgodnie z kodeksem cywilnym: „§4. Przedsiębiorca może posługiwać się skrótem firmy. Przepis art. 432 §2 stosuje się odpowiednio.” Oczywiście KZP przedsiębiorcą nie jest, ale na potrzeby realizacji swojej działalności (tożsamej z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy udzielającego pożyczek) choć nie jest również osobą prawną, lecz posiada „osobowość hybrydową” tj. czasem korzysta z przepisów osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadające osobowości prawnej „odpowiednio”, to również może posługiwać się skrótem.
Na koniec warto dodać, że z praktycznego punktu widzenie faktyczna deregulacja obowiązku korzystania z pieczątek jest ułatwieniem dla KZP, które powinno przyspieszyć obsługę dokumentacji przez wszystkich zainteresowanych.
(Oprac. Grawit Nosiadek, 08.2021)