Ustawa z 11.08.2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych głównie zastąpiła Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy. Głównym założeniem nowej ustawy było głównie dostosowanie KZP  do aktualnych czasów i zwiększyć bezpieczeństwo zgromadzonych wkładów.  W końcowy rezultacie  ustawa  powtarza większość rozwiązań ale również porządkuje i aktualizuje niektóre zagadnienia.

Ustawa usunęła w stosunku do Rozporządzenia w obowiązkach pracodawcy słowo „w szczególności” – słowo to miało o tyle ważne znaczenie gdyż powodowało, że wachlarz obowiązków pracodawcy nie był zamknięty – a teraz pracodawca będzie robił dla KZP tylko co wynika z jego obowiązków czyli art. 6 ustawy o KZP:

1. Pracodawca świadczy KZP pomoc w zakresie:

• udostępniania pomieszczeń biurowych;
• udostępniania odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki;
• transportu gotówki do banku i z banku, jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy;
• udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, o których mowa w art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 pkt 1–3;
• prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
• dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia – informuje o tym zarząd;
• niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
• przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.

2. Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, o której mowa w ust. 1, określa umowa zawarta między pracodawcą a KZP.
3. 3Umowa, o której mowa w ust. 2, może określać zasady wykonywania czynności podejmowanych u pracodawcy przez członków KZP w związku z realizacją ich obowiązków w zarządzie i komisji rewizyjnej.

Zgodnie z art. 6  ust. 1 Ustawy o KZP Pracodawca jest zobowiązany udzielać KZP pomocy prawnej i finansowo-księgowej na warunkach określonych w umowie (art.6 ust. 2) ustalającej szczegółowe zadania obydwu układających się stron.

Ustawa nie wspomina o formie w jakiej powinna być zawarta taka umowa. Należy zatem przyjąć, że dopuszczalne jest jej zawarcie zarówno w formie pisemnej, jak i nawet ustnej. Rekomendowane jest oczywiście, dla celów organizacyjnych i dowodowych,  zawarcie umowy w formie pisemnej. Możliwe jest też uzgadnianie kwestii działalności Kasy z pracodawcą na bieżąco. Mimo braku formalnego obowiązku warto jednak zawrzeć taką umowę na piśmie, aby uniknąć sporów i nieporozumień, mogących niepotrzebnie zakłócić działalność KZP, szczególnie przy zmianach zarządów (w Kasie 

jak i u pracodawcy).  

Analizując zakres pomoc świadczonej  przez pracodawcę powinna ona zapewniać:

• odpowiednie pomieszczenie biurowe i odpowiednio zabezpieczone miejsce na przechowywanie pieniędzy,
• transport pieniędzy z banku i do banku (uwaga: tylko wtedy jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy !),
• prowadzenie księgowości, obsługi kasowej i obsługi prawnej,
• dokonywanie (lub przekazywanie informacji o niemożności dokonania) na rzecz KZP potrąceń (wpisowego, wkładów miesięcznych i  rat pożyczek)   w listach płac i listach wypłat zasiłków,
• niezwłoczne odprowadzanie wpłat na rachunek bankowy KZP; ogólna zasada brzmi, że wspomniane środki powinny być przelane w terminach przelewów wynagrodzeń wg regulaminu wynagradzania; niestety zapis ustawy w tym względzie określa to słowem „niezwłocznie” (czyli bez zbędnej zwłoki); w praktyce należy przyjąć, że ustawa dopuszcza (pozwala pracodawcy) przekazywanie środków kilka dni po dacie wypłaty wynagrodzeń),
• udzielanie przez pracodawcę Kasie informacji (w celu weryfikacji) o osobie – członku Kasy, lub poręczycielu pożyczki (art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 (pkt 1-3),
• w informowaniu członków KZP o stanie ich wkładów i zadłużeń.

W ramach określonych w Ustawie rodzajów pomocy, mogą wystąpić świadczenia szczególne takie jak pokrycie kosztów szkolenia członków organów KZP (w ramach obsługi prawnej i księgowej), darowizny zasilające fundusz rezerwowy chociażby w celu pokrycia opłat bankowych, zakup wydawnictw fachowych, komputerów, oprogramowania (w ramach wyposażenia stanowiska pracy dla oddelegowanego księgowego, kasjera, oraz w ramach pomocy prawnej).

Aktualnie na rynku jest przynajmniej kilka systemów informatycznych ułatwiających i automatyzujących obsługę KZP. My z przyczyn naturalnych polecamy oprogramowanie naszej firmy –szczegóły zawsze na casco.pl

Pracodawca jest obowiązany do rzetelnego wykonywania nałożonych nań obowiązków wobec KZP. Za ich niedopełnienie, w tym także za dopuszczenie do sprzeniewierzenia pieniędzy wskutek niewłaściwie wykonywanej obsługi kasowej KZP lub nieprawidłowo prowadzonej księgowości, nie odpowiada materialnie KZP, ale pracodawca.

W przypadku strat środków z przyczyn wskazanych powyżej, zarząd KZP stosownym pismem powinien zwrócić się do prezesa, dyrektora lub innej osoby czy też organu decyzyjnego u pracodawcy, o wyrównanie szkody w majątku KZP. Jeżeli pracodawca nie uczyni zadość żądaniu KZP – zarząd Kasy powinien wystąpić do sądu z pozwem przeciwko pracodawcy, wnosząc o naprawienie szkody. W pozwie KZP może także wnioskować o zasądzenie odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia wyrządzenia do dnia wyrównania szkody.

Uwaga!

Wydatki ponoszone przez pracodawców na rzecz KZP w ramach świadczenia w/w pomocy są kosztem uzyskania przychodów dla celów podatkowych.

Podstawowa zasada stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów (z wyjątkiem enumeratywnie wymienionych). Nie oznacza to, że każdy koszt musi mieć bezpośredni wpływ na określony przychód. Zarówno doktryna, jak i orzecznictwo wyróżniają koszty funkcjonowania jednostki jako całości. Można tu wymienić m.in. koszty obsługi księgowej, prenumeraty specjalistycznych czasopism czy też koszty sprzątania biura firmy. W przypadku tego rodzaju wydatków trudno doszukać się bezpośredniego związku z przychodem, ale nikt nie ma wątpliwości, że są to koszty uzyskania przychodu.