Pracodawca  zobowiązany jest zgodnie z art. 6  ust.1 Ustawy, udzielać KZP pomocy organizacyjno-prawnej i finansowo-księgowej na warunkach określonych w umowie (art.6 ust. 2) ustalającej szczegółowe zadania obydwu układających się stron.

Ustawa nie wspomina o formie w jakiej powinna być zawarta taka umowa. Należy zatem przyjąć, że dopuszczalne jest jej zawarcie zarówno w formie pisemnej, jak i nawet ustnej. Rekomendowane jest oczywiście, dla celów organizacyjnych i dowodowych,  zawarcie umowy w formie pisemnej. Możliwe jest też uzgadnianie kwestii działalności Kasy z pracodawcą na bieżąco. Mimo braku formalnego obowiązku warto jednak zawrzeć taką umowę na piśmie, aby uniknąć sporów i nieporozumień, mogących niepotrzebnie zakłócić działalność KZP, szczególnie przy zmianach zarządów (w Kasie  jak i u pracodawcy).  

Pomoc świadczona przez pracodawcę powinna zapewniać:

• odpowiednie pomieszczenie biurowe i odpowiednio zabezpieczone miejsce na przechowywanie pieniędzy,
• transport pieniędzy z banku i do banku (uwaga: tylko wtedy jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy !),
• prowadzenie księgowości, obsługi kasowej i obsługi prawnej,
• dokonywanie (lub przekazywanie informacji o niemożności dokonania)  na rzecz KZP potrąceń (wpisowego, wkładów miesięcznych i  rat pożyczek)   w listach płac i listach wypłat zasiłków,
• niezwłoczne odprowadzanie wpłat na rachunek bankowy KZP; ogólna zasada brzmi, że wspomniane środki powinny być przelane w terminach przelewów wynagrodzeń wg regulaminu wynagradzania; niestety zapis ustawy w tym względzie określa to słowem „niezwłocznie” (czyli bez zbędnej zwłoki); w praktyce należy przyjąć, że ustawa dopuszcza (pozwala pracodawcy) przekazywanie środków kilka dni po dacie wypłaty wynagrodzeń),
• udzielanie przez pracodawcę Kasie informacji (w celu weryfikacji) o osobie – członku Kasy, lub poręczycielu pożyczki (art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 (pkt 1-3),
• w informowaniu członków KZP o stanie ich wkładów i zadłużeń.

W ramach określonych w Ustawie rodzajów pomocy, mogą wystąpić świadczenia szczególne takie jak pokrycie kosztów szkolenia członków organów KZP (w ramach obsługi prawnej i księgowej), darowizny zasilające fundusz rezerwowy chociażby w celu pokrycia opłat bankowych, zakup wydawnictw fachowych, komputerów, oprogramowania (w ramach wyposażenia stanowiska pracy dla oddelegowanego księgowego, kasjera, oraz w ramach pomocy prawnej).

Aktualnie na rynku jest przynajmniej kilka systemów informatycznych ułatwiających i automatyzujących obsługę KZP- my zawsze polecamy casco.pl.

Pracodawca jest obowiązany do rzetelnego wykonywania nałożonych nań obowiązków wobec KZP. Za ich niedopełnienie, w tym także za dopuszczenie do sprzeniewierzenia pieniędzy wskutek niewłaściwie wykonywanej obsługi kasowej KZP lub nieprawidłowo prowadzonej księgowości, nie odpowiada materialnie KZP, ale pracodawca.

W przypadku strat środków z przyczyn wskazanych powyżej, zarząd KZP stosownym pismem powinien zwrócić się do prezesa, dyrektora lub innej osoby czy też organu decyzyjnego u pracodawcy, o wyrównanie szkody w majątku KZP. Jeżeli pracodawca nie uczyni zadość żądaniu KZP – zarząd Kasy powinien wystąpić do sądu z pozwem przeciwko pracodawcy, wnosząc o naprawienie szkody.

Odpowiedzialność na pracodawcy jest bardzo duża dlatego powinien on dołożyć wszelkich starań aby księgowość KZP była prowadzona przez osoby posiadające odpowiednie kompetencje. Księgowość jeżeli jest prowadzona rzetelnie to bardzo szybko może wyłapać wszelkie nadużycia.

Na rynku są również dostępne usługi prowadzenia księgowości dla Kas Zapomogowo-Pożyczkowych – jeżeli chcielibyście Państwo zapoznać się z jedną z nich to zapraszamy na: https://casco.pl/ksiegowosc/