Kasy zapomogowo-pożyczkowe działają w oparciu o zapisy ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych z dnia 10 sierpnia 2021 roku. Każda taka kasa posiada ponadto własny statut oraz wyłonione w wyborach ustawowe organy w postaci zarządu oraz komisji rewizyjnej. Rolą nadrzędną zarządu jest oczywiście decydowanie o wszystkich bieżących działaniach w kasie zapomogowo-pożyczkowej, zazwyczaj w gronie kilku najbardziej zaangażowanych i odpowiedzialnych osób. Często niestety zdarza się, że są to tylko pozory, a cała odpowiedzialność spoczywa na barkach pani księgowej prowadzącej rachunkowość KZP. Dodatkowo, księgowa jest często wybierana do organów kasy zapomogowo-pożyczkowej. Czy jest to właściwa praktyka i zgodna z przepisami?
W trakcie szkoleń zarówno stacjonarnych jak i tych online organizowanych przez firmę Casco, nasi trenerzy słyszą często utyskiwania pań księgowych (bardzo rzadko – jeżeli w ogóle – rachunkowość prowadzą mężczyźni), na współpracę z zarządem i komisją rewizyjną. Przyczyny mogą być różne i kształtować się dwojako. Po pierwsze zdarza się, że pani księgowa to nie tylko „szara eminencja w Kasie”, ale osoba faktycznie odpowiedzialna za wszystkie działania kasy. Na jej barkach spoczywa organizacja wszystkich działań zarządu i komisji rewizyjnej. Taka praktyka trwa najczęściej od wielu lat, a osoby zmieniające się w organach to zwykli „figuranci”… Bywa, że ta sytuacja jest „na rękę” osobie prowadzącej rachunkowość, bo dzięki temu może ona decydować w zasadzie o wszystkim w kasie zapomogowo-pożyczkowej. Dodatkowo, wszystkie „właściwe/oczekiwane działania” takiej księgowej, zarówno przez nią samą jak i członków, są pozytywnie oceniane i doceniane. Po stronie przewin nieudolnego zarządu „lądują” ewentualne problemy… Wbrew pozorom nie są to sytuacje odosobnione. Kasy zapomogowo-pożyczkowe z kilkudziesięcioletnią historią same skazują się często na podobny los.
Po drugie zarządy kas zapomogowo-pożyczkowych, chętnie tolerują taki stan rzeczy, ze względu na „wygodnictwo”. Nowo wybrany zarząd, musi być czasem bardzo stanowczy i zaangażowany w egzekwowaniu swoich obowiązków i praw, bo niełatwo zmienić stare przyzwyczajenia i odebrać z rąk pani księgowej rzeczywistą „władzę”. Dobra współpraca z panią księgową zapewne jest (i będzie) wszystkim na rękę, a szybko może okazać się, że cierpliwość i odpowiedzialność zarządu wprowadzi kasę zapomogowo-pożyczkową w nowy, nieznany dotąd świat. Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych zapisuje po stronie kompetencji zarządu szereg spraw, które de facto realizuje na co dzień pani księgowa, dostępna zdecydowanie częściej niż sam zarząd.
Wyręczanie przez księgowe komisji rewizyjnej w kontroli finansowej zarządu, to nie tylko częsta praktyka, ale wręcz norma. Członkowie komisji rewizyjnej, nie posiadają często stosownych kompetencji do ochrony mienia kasy (art. 28 ust. 2 pkt 1). Kuleje również zdolność do kontroli przestrzegania przez zarząd przepisów prawa, postanowień statutu i uchwał organów (art. 28 ust. 2 pkt 2). Dodając konieczność weryfikacji i czuwania nad prawidłowym dokumentowaniem wszystkich wpłat i wypłat (art. 28 ust. 2 pkt 3), mamy kompletny zbiór wyzwań i obowiązków komisji rewizyjnej, których często nie ma komu realizować. Działania takowe powinny być przeprowadzane co najmniej raz na kwartał, co powinno być dodatkowo potwierdzone stosownym protokołem (art. 28 ust. 4). Gdy komisja rewizyjna stwierdzi nieprawidłowości może nawet w konsekwencji złożyć wniosek o odwołanie nieudolnego zarządu (art. 29). Nie chcąc się nikomu narażać, komisja rewizyjna „kapituluje” w każdym z powyżej przytoczonych działań, a jej obowiązki spadają często na barki pani księgowej – dla dobra członków i całej KZP poświęcającej wiele, często zbyt wiele…
Zdarza się, że panie księgowe argumentują swoje działania, daleko wykraczające poza ich zwyczajowe kompetencje, obawą przed utratą pracy. Niekompetentny zarząd i nieaktywna komisja rewizyjna to w oczach pań księgowych częsty fakt, z którym „jakoś” trzeba sobie radzić. Z sytuacją taką mamy rzadziej do czynienia, w przypadku, kiedy obowiązki księgowe w KZP to dodatek do zakresu obowiązków w danej firmie – wówczas łatwiej o asertywność i brak zgody na podobne wypaczenia. Beztroska, czy też czasem zwykły brak świadomości „szeregowych” członków kasy zapomogowo-pożyczkowej, bywa przyczyną dramatu w postaci nadużyć – bądź defraudacji – środków funduszu oszczędnościowego bądź rezerwowego. „Ufaj, ale sprawdzaj”, to w tym przypadku nie tyle maksyma klasyków sowieckiego totalitaryzmu, ale zwykła konieczność. Wynika ona zarówno z przepisów prawa, jak i „zasad współżycia społecznego”. Ustawa wyposaża kasy zapomogowo-pożyczkowe w odpowiednie narzędzia – warto się z nimi zapoznać i je stosować.
Pamiętajmy, że możemy w kasach zapomogowo-pożyczkowych korzystać z outsourcingu różnych zadań, także księgowości. Taką usługę oferuje firma Casco, która prowadzi specjalistyczne biuro księgowe dla KZP. To ciekawa, ambitna i sprawdzona już w działaniu inicjatywa, która ze względu na swój zewnętrzy charakter, wspomaga zarówno pracodawcę jak i organy KZP w realizowaniu ich obowiązków. Wszelkie wątpliwości wyjaśnią zapewne chętnie kompetentni specjaliści. Usługę można potraktować również jako hybrydowe wsparcie pani księgowej bez konieczności rezygnacji z jej usług. Może być to ciekawa alternatywa i zarazem motywacja do wprowadzenia Państwa kasy zapomogowo-pożyczkowej w nowy „internetowy” wymiar działania.
