Przegląd czynności i dokumentów związanych z komisją rewizyjną KZP:
– zgoda członka KZP na kandydowanie do komisji rewizyjnej, zawierająca oświadczenie o niekaralności lub zaświadczenie o niefigurowaniu w rejestrze osób skazanych za przestępstwo gospodarcze lub przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego (por. art. 18 pkt. 5);
– protokół walnego zebrania, na którym podjęto uchwałę o zatwierdzeniu wyboru składu osobowego komisji rewizyjnej. Wybory przeprowadzone mogą być różnie (głosowaniem jawnym podczas walnego zebrania, głosowaniem tajnym z użyciem kart do głosowania, głosowaniem zdalnym itd.), ale zawsze zgodnie z zapisami ordynacji wyborczej wpisanej w statut danej KZP. Sama ustawa nie określa tej ordynacji (por. art. 5 ust. 5 pkt. 1 oraz art. 15 ust. 1 pkt 4 i inne);
– identyfikacja członków komisji rewizyjnej tj. sprawdzenie dowodów osobistych przez zarząd KZP, dokonanie ich odpisu lub fotokopii, uzyskanie lub potwierdzenie poprawności zaświadczenia o niekaralności, pobranie naocznych wzorów podpisów na potrzeby późniejszego składania oświadczeń woli lub podpisów na sprawozdaniach, uchwałach lub protokołach, ustalenie sposobu komunikacji dla zarządu oraz interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Identyfikacja dla KZP (jako zrzeszenia), dla członków KZP, pracodawcy, podmiotu kontrolującego, banków czy pozostałych kontrahentów następuje najczęściej w formie publikacji uchwały lub protokołu posiedzenia walnego zebrania zatwierdzającego wybór komisji lub poprzez wytworzenie i rozpowszechnienie dedykowanej informacji na ten temat wraz z uzgodnionymi danymi kontaktowymi (por. art. 12 ust. 2 pkt. 7 i inne);
– po zdeponowaniu w zarządzie pisemnej deklaracji zachowania poufności przez każdego członka komisji rewizyjnej udzielenie im przez zarząd pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (por. art. 43 ust. 4 i inne)
– zapoznanie członków komisji rewizyjnej z jej czynnościami, sposobem działania KZP, praktyką prowadzenia ewidencji, rejestrów i rodzajami dokumentów obecnymi w KZP. Członkowie komisji muszą poznać na czym polega praca zarządu, jak wygląda obsługa ze strony pracodawcy np. ewidencyjna, rachunkowa, księgowa itd. Muszą poznać proces obiegu informacji i podpisywania dokumentów, sposób podejmowania i dokumentowania decyzji, sposób ochrony danych osobowych i finansowych. Muszą zorientować się w jaki sposób skorzystać z pomocy prawnej, poznać funkcjonowanie archiwum KZP, wiedzieć jak są zabezpieczane dane informatyczne, nośniki danych, dokumenty pisemne, wnioski, uchwały, a także jak i kiedy mogą zostać brakowane. Uczą się z jakich usług w tym również informatycznych KZP korzysta u pracodawcy, a które usługi zapewniają zewnętrzni świadczeniodawcy (np. na potrzeby strony www lub transmisji posiedzeń walnego zebrania), a także jakimi kanałami i przy użyciu jakich środków komunikowania prowadzona jest ta zarówno względem członków jak i zewnętrznie;
– uzyskanie przez członków komisji rewizyjnej dostępu do dokumentacji papierowej oraz do systemów elektronicznych poprzez nadanie indywidualnych loginów i haseł, przekazanie urządzeń biurowych, dostępu do biblioteczki, aktów prawnych, utworzenie indywidualnych profili, zabezpieczonego magazynu lub osobistych nośników danych i przypisanie skrzynek e-mailowych oraz weryfikacja działania dedykowanej poczty (por. art. 28 ust. 1);
– opracowanie kalendarza posiedzeń oraz kalendarza i zakresu planowanych czynności kontrolnych bezpośrednich oraz przy zaangażowaniu kompetentnych specjalistów, a także planowanej formy i scenariuszy przebiegu poszczególnych posiedzeń, informowania się wzajemnie o ich organizowaniu, potwierdzaniu obecności, wymianie kontaktów, sporządzaniu dokumentacji wewnętrznej, podziale obowiązków, wprowadzeniu dziennika dokumentów, rejestru dokumentów wypożyczanych lub skontrolowanych, organizacji współdzielenia zasobów sieciowych, korzystania z urządzeń biurowych, wzorów druków, zapoznania się z instrukcjami wewnętrznymi KZP i pracodawcy w odniesieniu do realizowanych czynności oraz określenie własnej praktyki itd. (por. art. 16 ust. 1 pkt. 3, art. 28 ust. 3 i inne);
– sporządzenie w każdym kwartale odrębnego protokołu kontroli polegającego na określeniu co, z czym, gdzie, kiedy, jak i przez kogo zostało skontrolowane, a także czy wynik można uznać za oczekiwany lub może wymaga podjęcia dalszych nadzwyczajnych czynności (por. art. 28 ust. 4),
– po przedstawieniu na posiedzeniu komisji rewizyjnej protokołu kontroli i przyjęciu go zwykłą większością przy obecności co najmniej połowy składu organu uchwałą, a następnie jego zanonimizowaniu zaoferowanie go do przekazania instytucji kontrolującej (związkom zawodowym, radzie pracowniczej lub osobie reprezentującej załogę, w przypadku, gdy u pracodawcy wcześniej wymienione nie funkcjonują)(por. art. 5 ust. 5 pkt. 1-2);
– prowadzenie kontroli, z których większość realizowana przez członków komisji polega na towarzyszeniu, aktywnym słuchaniu, notowaniu, rejestrowaniu lub protokołowaniu, porównywaniu oraz asystowaniu podczas realizacji właściwych czynności kontrolnych prowadzonych przez osoby kompetentne (posiadające wiedzę i doświadczenie w sposobie prowadzenia kontroli kontrolowanego zagadnienia) najczęściej wskazane lub specjalnie zatrudniane do tego celu przez pracodawcę.
[Przykład 1: Kierownik działu księgowego w obecności członka komisji rewizyjnej sprawdza na okoliczność poprawności stosowanych zapisów na wszystkich dowodach księgowych danego miesiąca oraz na okoliczność poprawności klasyfikacji ich księgowania, względem przyjętej uchwałą zarządu KZP polityki rachunkowości KZP – swojego podwładnego, zatrudnionego na stanowisku księgowego, który przez pracodawcę został oddelegowany w wymiarze 1/n części etatu jako osoba do prowadzenia rachunkowości dla KZP.
Przykład 2: Komisja inwentaryzacyjna w obecności członka komisji rewizyjnej KZP sprawdza na dzień 31.12 w punkcie kasowym ilość gotówki należącej do KZP, w którym zgodnie z określonym w uchwale zarządu kwotami może na co dzień znajdować się nie więcej jak 30.000 zł, za wyjątkiem 14 dni w roku - 7 dni przed jego zamknięciem i 7 dni po rozpoczęciu nowego roku – co oznacza, że w dniu 31.12 żadna gotówka należąca do KZP nie powinna się tam znajdować itd.];
– opracowanie protokołu z działalności komisji rewizyjnej za dany okres (np. półroczny, roczny, czteroletni) lub w danym obszarze (np. ochrony danych osobowych, ściągalności składek, terminów realizacji wypłat pożyczek itd.), ale także wszystkie odrębnie wypracowanie stanowiska, opinie, informacje dotyczącego działań i zaniechań zarządu, a także przedstawienie obu podczas walnego zebrania – zwykłego (raz do roku) lub – nadzwyczajnego (każdorazowo). Uzyskiwanie od zarządu wyjaśnień w przypadkach tego wymagających, a także formułowanie i publikowanie własnej opinii w sprawie skierowanej przez zarząd (por. art. 28 ust. 3);
– wyznaczenie czasu i formy komunikacji z interesariuszami np. w formie dyżurów oraz podejmowanie pozaplanowych lub nadzwyczajnych czynności kontrolnych na wniosek członków KZP, pracodawcy, innego zewnętrznego podmiotu kontrolującego KZP lub w związku z uzyskaniem informacji o możliwych działaniach bądź zaniechaniach, w których zagrożone mogą być chronione przez komisję rewizyjną wartości KZP (por. art. 28 ust. 2);
– na każde własne żądanie (uchwała komisji rewizyjnej w tej sprawie przyjęcia wniosku o WZ) lub w przypadkach wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości w KZP, które powinny być wyjaśnione członkom KZP przez zarząd lub inne osoby (np. księgową, IOD, przedstawiciela pracodawcy), komisja rewizyjna może złożyć do zarządu KZP wniosek o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania, którego termin nie może przypadać wcześniej niż po 5 dniach roboczych, ale nie później niż po 30 dniu od dnia złożenia tego wniosku. Zatem każda decyzja, działanie czy wyjaśnienie, które wymaga skorzystania z kompetencji lub obecności Walnego Zebrania może zostać wymuszone przez formalne działanie komisji rewizyjnej;
– w przypadku wykrycia karalnych nieprawidłowości, których sprawcą, współsprawcą lub organem odpowiedzialnym za ich powstanie jest lub może okazać się zarząd KZP lub jego członkowie składanie w imieniu KZP do organów ścigania zawiadomień i wniosków;
– w przypadku odmowy lub braku zorganizowania walnego zebrania w terminie komisja rewizyjna ma możliwość złożenia wniosku do sądu o wykonanie obowiązku zorganizowania walnego zebrania lub wskazanie, zgodnie z Kodeksem Cywilnym, kuratora do dokonania zmiany zarządu tj. zwołania walnego zebrania oraz przeprowadzenia wyborów i zatwierdzenia wyboru nowego.
– w przypadkach wykrycia nieprawidłowości, gdy podejrzanym lub sprawcą są osoby spoza zarządu KZP komisja rewizyjna powinna przekazać zgromadzone informacje i dokumenty zarządowi KZP do dalszego procedowania zgodnie z jego kompetencjami (por. art. 42 KC, art. 25 ustawy o KZP).
KZP czy MKZP to zrzeszenia, które mogą zgromadzić ogromny kapitał liczony w milionach złotych, a przy tym zarządzać danymi osobowymi tysięcy członków. Ze względu na dobrowolny charakter przystępowania, nieodpłatny charakter sprawowania funkcji w organach zarządczych czy kontrolnych, trudności ze zrozumieniem i stosowanie przepisów prawa, brak wydzielonych własnych funduszy służących pokrywaniu innych wydatków związanymi z ogólnymi kosztami zarządu organizacji, czy wreszcie ze względu na niechlubną dotychczasową praktykę, która często prowadziła do patologii, wypatrzenia funkcji kontrolnej do parafowania raz w roku czterech sztuk kwartalnych kontroli bez ich wykonywania, czy w skrajnych przypadkach nawet niewybieraniem składu takiej komisji sprawiły, że działalność KZP przestała być poprawnie nadzorowana. Członkom wydaje się, że czuwa pracodawca, a pracodawcy, że zarząd, księgowa lub związek zawodowy. Tymczasem organem, który powinien zgromadzić wiedzę, dobre praktyki oraz systemowo kontrolować wszystkie procesy, dokumenty i finanse w KZP jest właśnie komisja rewizyjna. Niestety nie rzadko trafiają do niej bardzo przypadkowe osoby, choć i zdarzają się osoby posiadające cechy predestynujące: dyskrecję, zaufanie społeczne, asertywność, stanowczość i konsekwencję, ale także umiejętności audytorskie, znajomość przepisów księgowych lub doświadczenia w sferze finansów, informatyki, ochrony danych osobowych itp. Dla każdej firmy takie osoby są wartościowe i często znajdują się wśród pracowników. Pozyskanie ich na potrzeby działalności komisji rewizyjnej KZP powinno stać się ważnym celem oddziaływania całej społeczności członków KZP. Po solidnym i wielokierunkowym przeszkoleniu z aktualnych zagadnieniach KZP, osoby takie same zrozumieją na jakich zasadach opiera się działalność współczesnej KZP a wtedy będą zdolne podejmować czynności kontrolne, które realnie zwiększą bezpieczeństwo powierzonych im przez ogół członków wartości pieniędzy i danych osobowych.
(autor: Grawit Nosiadek, 12.01.2024-26.01.2024)
