„No przecież robimy tak od zawsze i nikt nie narzeka…” często daje się słyszeć podczas rozmów z osobami kierującymi kasą zapytanymi o niedochowywanie formalności podczas zwoływania zebrań. Ale czynność zwołania zebrania zarządu, komisji rewizyjnej czy walnego zebrania (dalej WZ), a także późniejszego procedowania na nich kluczowych dla KZP dokumentów musi spełniać wymagania określone w ustawie o kasach zapomogowo pożyczkowych oraz w innych przepisach. Niestety tak bywa, że ten „nasz” dotychczasowy sposób najczęściej wytworzył się jeszcze przed nowymi regulacjami i zarówno nie spełnia norm prawnych jak i nie odpowiada współczesnym oczekiwaniom właścicieli KZP, czyli członkom.
Może się zatem okazać, że większość lub nawet wszystkie zwoływane zebrania od czasu zakończenia okresu przejściowego po wejściu w życie ustawy o KZP, czyli w czasie, w którym jeszcze można było stosować zarówno „stare” jak i „nowe” praktyki nie są już prawidłowe. Spotkania nie powinny być nazywane „walnymi zebraniami”, a wytworzone tak dokumenty są „wadliwe prawnie” i mogą być nieakceptowalne przez właścicieli. Co przykre, również wszystkie ustalenia takich spotkań mogą okazać się bezskuteczne, zwłaszcza, gdyby okazały się niekorzystne dla któregoś świadomego swych praw członka, który przed sądem łatwo może je podważyć.
Aby jeszcze lepiej zrozumieć, czemu jest to ważne wyobraźmy sobie, że część osób kierujących kasą chce zawłaszczyć sobie pieniądze członków. Taką tylko jego „niewielką” część, tylko z odsetek z lokat. „Ot na wakacje, tak, aby nikt nie poczuł się okradziony, przecież na kontach leżą grube miliony”. Wpierw wskazywanych jest kilku „zaufanych” delegatów, co już jest nielegalne, ale kto by tam się sprzeciwiał, że to nie on „musi” iść na zebranie. Następnie ogłasza się, że walne zebranie delegatów odbędzie się w celu zatwierdzenia sprawozdania, a przy okazji podziału i skorzystania ze środków funduszu rezerwowego, na „wakacyjne zapomogi”, oczywiście nic o tym w ogłoszeniu nie wspominając. Pomińmy, że współcześnie KZP mogą udzielać zapomóg jedynie w wypadkach losowych, żadne święta czy wakacje nie wypełniają tego wymogu. Typowy schemat może też w majestacie prawa umarzać pieniądze już wyciągnięte z KZP na wakacje w postaci umorzenia zwykłych udzielonych pożyczek. W kasach, gdzie fundusze to spuścizna dziesięcioleci i tysięcy członków wartości funduszu rezerwowego dochodzą do kilku lub kilkunastu milionów złotych, a więc kwota kilkunastu tysięcy może być nawet niezauważalna. Odkrytych scenariuszy defraudacji jest sporo i wszystkie mają jedną cechę wspólną – na początku lub na końcu formalnie to walne zebranie dokonuje autoryzacji. Ale najczęściej jest ona nieuprawniona. WZ nie zostało poprawnie ogłoszone, spotkanie nie miało kworum lub wiążące ustalenia podjęto w drugim terminie, a przypuszczalnie na takie działanie członkowie KZP lub ich delegaci nigdy by się nie zgodzili.
Jak czytamy w ustawie o KZP (art. 17) uchwały wszystkich organów zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy liczby ich członków. Każda więc decyzja, czy to przeksięgowanie szkody lub straty, czy zatwierdzenie sprawozdania finansowego, zawierającego wadliwe zapomogi, czy też odwołanie członka zarządu to uchwały, przy których wymagana jest obecność co najmniej połowy liczby członków lub połowy liczby delegatów. Co ważne – liczba delegatów nie jest tak całkowicie dowolna. Po pierwsze, by móc ich wybierać liczba członków tworzących daną kasę musi być wyższa niż 100 osób (art. 16 ust. 2). A po drugie, zgodnie z art. 16 ust. 3 „liczbę delegatów ustala zarząd, w drodze uchwały, zgodnie z proporcją, o której mowa w art. 15 ust. 1 pkt 7.(…)”. Zatem nim dojdzie do ogłoszenia terminu Walnego Zebrania zarząd wpierw musi sprawdzić ilu jest obecnie zrzeszonych członków. To będzie możliwe, jeśli rzetelnie prowadzone są listy członków, uwzględniające opłacenie wpisowego i dochowanie obowiązku sfinansowania wszystkich tegorocznych miesięcznych minimalnych wkładów. Jeśli liczba ta jest mniejsza niż 100 to zarząd zwołuje walne zebranie członków, jeśli zaś większa, musi sprawdzić jaka proporcja została zapisana w statucie tj. na ilu członków ma przypadać jeden delegat. Absolutnie nie ma mowy o wskazywaniu delegatów przez związki zawodowe, pracodawcę, członków zarządu czy komisji rewizyjnej. Wyboru delegatów zawsze dokonują członkowie KZP i wybór ten powinien odbywać się zgodnie z przyjętą i zapisaną w statucie przejrzystą regułą tj. ordynacją wyborczą delegatów, czyli mówiąc wprost opisanym punktowym sposobem wyboru, dokumentowania i rozstrzygania sporów wyborczych. Wybór delegatów, wybór członków zarządu, członków komisji rewizyjnej, komisji likwidacyjnej, a także wszystkich pozostałych komisji (np. skrutacyjnej, mandatowej, statutowej itd.) może, a nawet powinien być różny, gdyż różne są cele, czas i okoliczności ich powoływania lub działania. W odniesieniu do walnego zebrania delegatów najprościej jest przyjąć, że każdy członek jest delegatem i będzie reprezentować siebie (czyli popiera go 1 głos). Może poprzeć go dowolna liczba innych członków (czyli dostanie konkretną liczbę głosów poparcia zapisaną w formie imiennej listy poparcia z podpisami). Należy pamiętać, że zarówno ordynacja, metody głosowania, głosowania elektronicznego, jak również konkretna stała proporcja to nowe wymogi ustawowe i muszą znaleźć się wprost w treści statutu (art. 15.1.4-7). Dajmy na przykład, że zapisano, iż 1 delegat przypada na każdą rozpoczętą dziesiątkę członków, zaś wszystkich członków jest 125. Według proporcji 1:10 ma zostać wybranych 13 delegatów. Zatem jedynie pierwszych 13 kandydatów, którzy posiadają listy poparcia z największą liczbą podpisów staną się delegatami KZP na walne zebranie. Ordynacja powinna przewidywać nie tylko warunki wyboru, ale czasu jego trwania, jak również nadzwyczajnej utraty mandatu. Nietrudno dojść do wniosku, że jeśli delegat będzie nieodwoływalny, niezastępowalny, albo częstotliwość wyborów będzie rzadka to doprowadzi do rutyny i nieprawidłowości.
Zarząd zwołując walne zebranie ma obowiązek wskazać w ogłoszeniu:
- planowaną datę zebrania oraz ew. jego kolejny numer porządkowy;
- datę i ew. numer uchwały, w której podjął decyzję o celu zwołania walnego zebrania, trybu zebrania, ustaleniu liczby członków KZP, ustaleniu rodzaju zebrania, ustaleniu liczby delegatów, ustaleniu formy procedowania, ustaleniu daty i miejsca zebrania, ponumerowanych przyjętych projektów uchwał walnego zebrania do upublicznienia przed i procedowania podczas WZ;
- rodzaj walnego zebrania tj. „walne zebranie członków” lub „walne zebranie delegatów KZP”;
- nazwę własną KZP. Tutaj należy przypomnieć, że „KZP” lub „MKZP” to rodzaje (typy) zrzeszenia, a nie ich nazwy własne. Warto sobie uświadomić, że to trochę tak jakby bank nazwać bankiem lub fundację fundacją, i już dla wszystkich ma być wiadomo, o którym banku czy fundacji mówimy bez określenia samej nazwy właściwej fundacji czy banku.
- numer REGON KZP, miejscowość i adres siedziby KZP (w przypadku MKZP jest to miejsce odbywania się zebrań zarządu i przechowywania dokumentacji normatywnej, a w przypadku KZP siedziba pracodawcy) oraz nazwę i adres pracodawcy.
- cel lub cele w jakich jest zwoływane WZ np. „w celu zatwierdzenia wyborów uzupełniających do zarządu”, „w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego”, „w celu rozstrzygnięcia sposobu pokrycia straty”, „w celu zmiany statutu zgodnie z ustawą”, „w celu zmiany wysokości minimalnej kwoty miesięcznego wkładu”, „w celu zmiany kwoty i czasu spłaty maksymalnych pożyczek” itd.
- tryb – czy jest to zebranie zwyczajne, zwoływane raz do roku w terminie zgodnym z przyjętym w statucie okresie, czy może jakieś nadzwyczajne walne zebranie;
- formę – w jakiej będzie odbywało się samo zebranie np. zdalne, hybrydowe, stacjonarne, ale także w jaki sposób będą odbywały się głosowania lub wybory np. jawne, korespondencyjne, elektroniczne, a także co jest wymagane do wzięcia udziału np. dowód osobisty, numer telefonu i e-mail oraz zgoda na udział w posiedzeniu elektronicznym, zainstalowany komunikator, czytnik plików PDF, Internet itd.
- projekty uchwał zawierające ich jednoznaczną nazwę lub numerację, a także wskazanie miejsca publikacji lub sposobu zapoznania się z ich treścią, uzasadnieniem i opiniami zarządu, komisji rewizyjnej, związków zawodowych, pracodawcy, prawników itd. A w przypadku sprawozdania finansowego, możliwość pobrania lub przesłania dokumentu elektronicznego wraz z niezbędnymi objaśnieniami i dodatkowymi kalkulacjami czy statystykami.
- planowany przebieg z uwzględnieniem czasu na dyskusję, przerwy, głosowanie oraz inne istotne warunki uczestniczenia np. dla delegatów walnego zebrania w ramach posiedzenia o godzinie 13:00 przewidziany jest obiad w pobliskiej restauracji sfinansowany ze środków funduszu kosztów własnych KZP, delegaci ze specjalnymi wymaganiami proszeni są o wcześniejszy kontakt w celu ustalenia dla nich bezpiecznego menu;
- podstawę prawną, czyli przepisy z ustawy, statutu lub uchwał, które dookreślają warunki, cel, sposób procedowania, dokumentowania czy skuteczność zebrania.
W wielu kasach funkcjonują różne „regulaminy walnego zebrania”. Najczęściej pisane przez kogoś z zarządu KZP i przyjmowane są jako wyrocznia w sprawach proceduralnych. Tutaj warto jednak przypomnieć, że wiążące i skuteczne są jedynie te regulaminy, które zostały wpisane w treści statutu albo wspomniano w nim, że będą stanowić odrębny dokument. Ze względu na wymóg ustawy ich przyjęcie musiało zostać dokonane w sposób identyczny jak dla statutu, formalnie jako załącznik do niego. Wtedy taki regulamin procedowany i przyjmowany przez walne zebranie zgodnie z przepisami ustawy o KZP art. 15 ust. 1 pkt. 17 oraz zgodnie z art. 7 ust. 2 musiał również zostać podpisany przez minimum 10 członków. Niedopuszczalne więc są samoistne tworzenie lub zmiany regulaminów wyborczych czy posiedzeń przez zarząd.
Dobrze zredagowane ogłoszenie, poprawne pod względem formalnym; atrakcyjny, artystyczny plakat umieszczony w widocznym miejscu, czy nawet zwrotnie potwierdzony wysłany do wszystkich członków e-mail z zaproszeniem na spotkanie to jeszcze nie wszystko. Najważniejszym elementem tytułowego „zwołania WZ” jest jego skuteczność, czyli uzyskanie wymaganego zainteresowania i frekwencji pozwalającej na podejmowanie wiążących ustaleń tzw. kworum. Często o możliwości obecności członków decydują nie tylko warunki obiektywne jak na przykład: - czy członek dysponuje wtedy czasem? - czy miejsce nie jest odległe lub niedostępne? - czy zastosowano odpowiednie zachęty lub zniwelowano przeciwności? Również o obecności członków decydują ich subiektywne odczucia: chęć pomocy pracującym społecznie członkom zarządu i komisji rewizyjnej, zrozumienie własnej roli jako właściciela i suwerena KZP, odpowiedzialność za organizację, którą powołano, wybór na delegata itd. Zwołując zebranie należy również pamiętać o odpowiednio wczesnym zarezerwowaniu dla niego sali. Sprawdza się wpisanie terminu w firmowym rocznym kalendarzu. Zadbanie o uzyskanie akceptacji przez kierownictwo, w okresie mniejszego zaangażowania w zadania służbowe. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów, projektów uchwał, komentarzy i opinii, a także stworzenie przyjaznych modeli wyborczych. Należy również pamiętać, że przedstawiając sprawozdanie finansowe, o którym jest mowa w ustawie o rachunkowości art. 45 ust. 1 do zatwierdzenia zarząd musi dostarczyć je WZ na co najmniej 15 dni wcześniej. Najlepiej więc jest przygotować zestaw: plakat z informacją, stronę internetową z dokumentami, mail dla przypomnienia i oczywiście formalne, indywidualnie stylizowane pismo z zaproszeniem na posiedzenie WZ. Ale weryfikacją przyjętej strategii komunikacyjnej i poprawności zwołania walnego zebrania będzie zawsze obecność członków lub delegatów. Powodzenia!
