Zbliża się koniec roku kalendarzowego, który jest jednocześnie dla kas zapomogowo-pożyczkowych rokiem obrotowym (patrz: art. 49 ust. 2 ustawy o KZP), w instytucjach mających do czynienia ze środkami finansowymi pojawia się konieczność ustalenia wyniku finansowego. Kasa zapomogowo-pożyczkowa na podstawie zapisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, powinna posiadać politykę rachunkowości (przykład takiego dokumentu znajduje się w książce pt.: „Kasy Zapomogowo-Pożyczkowe – Kompendium wiedzy”). Integralną część wspomnianej polityki stanowi plan kont, który zakłada możliwość dokumentowania w odpowiednio precyzyjny sposób m.in. rozrachunków z członkami KZP, przepływów finansowych między przyjętym w statucie funduszami, także środków pieniężnych znajdujących się w kasie gotówkowej. Przyjęcie rozliczeń bezgotówkowych jest organizacyjnie dużo prostsze (brak kasjera) i bezpieczniejsze (brak gotówki eliminuje ryzyko wyprowadzenia środków pieniężnych z kasy gotówkowej). W przypadku, gdy KZP dopuszcza obrót gotówkowy, sprawozdanie roczne uwzględniać będzie również i te środki.
Zgromadzone dowody księgowe w postaci wyciągów bankowych, poleceń księgowania (dla kas gotówkowych również dowodów wpłaty i wypłaty) oraz deklaracje przystąpienia do KZP, wnioski o udzielenie pożyczek i umowy pożyczek oraz wnioski o skreślenie z listy członków i zwrot wkładów, są podstawą operacji „gospodarczych” pojawiających się w księgach (KZP nie prowadzi działalności gospodarczej, ale zdarzenia gospodarcze tu występują). Warto posiłkować się kontami analitycznymi, które powinny wspierać zapisy na kontach syntetycznych. W przypadku KZP już sama ustawa wymusza konieczność prowadzenia imiennych kont członkowskich, gdzie ewidencjonujemy wkłady i ewentualne zobowiązania pożyczkowe. Sposób tworzenia zespołów kont, przewidzianych w funkcjonowaniu KZP, przedstawiamy również na oferowanych przez firmę Casco zwięzłych szkoleniach specjalistycznych, do udziału w których zainteresowanych serdecznie zapraszamy. Ze specyfikacji funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych wynika pewne uproszczenie i księgowanie zbiorcze potrąceń na rzecz KZP z listy płac. Podobnie jak do poprawiania ewentualnych błędów w księgowaniu (wykrytych i ustalonych), polecenie księgowania stosowane jest w KZP jako dokument wewnętrzny powiązany z listą płac.
W dobie Internetu i systemów informatycznych, trudno sobie wyobrazić ewidencję księgową prowadzoną w sposób ręczny. Dziś nawet arkusze kalkulacyjne (popularny Excel) nie mogą być w tym przypadku traktowane jako prowadzenie ksiąg zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości. Nie spełniają standardów, zwłaszcza bezpieczeństwa, integralności i ciągłości danych. Oferta rynkowa programów wspomagających działanie KZP oraz wypełniających regulacje zawarte w ustawie o rachunkowości nie powala. Polecamy oprogramowanie stworzone w ścisłej współpracy z kasami zapomogowo-pożyczkowymi, które wciąż zyskuje na popularności i zapewnia zaawansowaną funkcjonalność, bezpieczeństwo danych i wielopoziomowe uprawnienia – programy dla KZP są dostępne w trzech wersjach; więcej na ten temat na stronie internetowej, pod adresem: https://casco.pl/kzp/.
Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania zapewnia oczywiście prowadzenie bieżącej i rzetelnej rachunkowości, ale również odpowiedni poziom nadzoru sprawowanego przez zarząd, czy wreszcie kontroli wynikającej z zadań komisji rewizyjnej. Jednym z elementarnych sposobów weryfikacji sald kont księgowych obowiązujących w KZP, jest działanie zarządu polegające na informowaniu członków KZP (przynajmniej raz w roku) o stanie ich wkładów członkowskich i aktualnego zadłużenia. Wspomniane wyżej oprogramowanie umożliwia bieżący dostęp przez członków KZP do tych informacji – odciążając w ten sposób zarząd. Aby mieć pewność zgodności sald wkładów i pożyczek warto przeprowadzić na koniec roku stosowną inwentaryzację/kontrolę. Podobnie weryfikacji podlega stan środków pieniężnych w kasie (w drodze spisu z natury) na 31 grudnia. Środki finansowe zgromadzone rachunku bankowym muszą mieć potwierdzone salda (dla każdego z prowadzonych kont) przez konkretny bank. Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów powinna odbywać się na zasadach zapisanych w przyjętej polityce rachunkowości. Sprowadza się to oczywiście do dokładnej analizy zapisów na kontach w świetle prawidłowo sporządzonych dokumentów. Fundusze KZP powinny być zatem inwentaryzowane poprzez weryfikację ich stanu (zwiększenia lub zmniejszenia) w minionym roku, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.
Roczne sprawozdanie finansowe, do którego sporządzenia ustawa o kzp wyznaczyła (nieco na wyrost) zarząd, przygotowuje oczywiście osoba prowadząca rachunkowość KZP (nawet w przypadku outsourcingu rachunkowego). Podpisać taki dokument powinni wszyscy członkowie organów KZP, czyli zarząd i komisja rewizyjna, a także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Komisja rewizyjna, to organ zobligowany do przeprowadzenia kontroli działalności KZP (jeszcze przed podpisaniem sprawozdania). Doświadczenie podpowiada, że komisja rewizyjna jest często najsłabszym ogniwem KZP – wówczas warto skorzystać z uprawnień kontrolnych przyznawanych na mocy ustawy o kzp (art. 5) zakładowej organizacji związkowej, reprezentacji związkowej, rady pracowników, czy reprezentacji osób wyłonionej u danego pracodawcy. Wsparcie takie może przełożyć się na bardziej rzetelne przygotowanie sprawozdania finansowego. Warto wiedzieć, że sprawozdanie takie od kilku lat wymaga zarówno formy elektronicznej, jak i elektronicznych podpisów wszystkich wymienionych wcześniej osób. Tak podpisany dokument archiwizujemy w KZP i nie przekazujemy żadnym zewnętrznym podmiotom (od pracodawcy poczynając, a na urzędzie skarbowym kończąc). Warto w tym miejscu życzyć wszystkim czytelnikom jak największych sald na poszczególnych funduszach wynikających z ustawy o KZP oraz ich rachunkowej przejrzystości i weryfikowalności.
