Sposoby prowadzenia dokumentacji księgowej w PKZP zgodne z ustawą o Rachunkowości.

W Pracowniczych Kas Zapomogowo-Pożyczkowych często spotyka się z  niezgodnym z Ustawą o Rachunkowości  prowadzeniem dokumentacji księgowej. Główny błąd polega na tym, że księgowość  PKZP  jest prowadzona na komputerze  z wykorzystaniem nieprzystosowanego do tego celu systemu komputerowego lub co gorsza w różnego rodzaju arkuszach kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne nie spełniają choćby polityki bezpieczeństwa związanej z ochroną danych osobowych i nie posiadają odpowiedniej polityki haseł itd. – nie spełniają wymogów narzuconych przez Ustawę o rachunkowości.

Poniżej przedstawiamy kilka sposób na prowadzenie rachunkowości PKZP tak aby była ona zgodna z Ustawą o Rachunkowości.

Szczegółowe informacje są przedstawione w Rozporządzeniu z 19. grudnia 1992 r w paragrafie 43. który, mówi :

1. pkt 1. „Rachunkowość PKZP prowadzona jest zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia  rachunkowości”,
2. pkt 2. „Rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy”.

 W polskim ustawodawstwie zasady prowadzenia księgowości uregulowane są w Ustawie o rachunkowości.  Rachunkowość w PKZP prowadzona jest wg zasad tzw. pełnej księgowości. Na początku roku obrachunkowego, tak jak w każdej innej jednostce, należy określić tzw. politykę rachunkowości. Przez to, że PKZP jest w pełni odrębną jednostką w stosunku do zakładu pracy, przy którym została utworzona, powinna być przyjęta także, odrębna polityka rachunkowości. Ustawa o rachunkowości określa również wymogi, jakie powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia księgowości. Zakładam, że programy księgowe do obsługi PKZP, które są  obecnie dostępne na rynku polskim są zgodny z Ustawą o rachunkowości. Jeszcze kilkanaście lat temu nie było to to takie pewne. Decyzję o wykorzystywaniu danego programu do prowadzenia księgowości w danej jednostce podejmuje jej kierownik. W PKZP jego zarząd.

W Kasach Zapomogowo-Pożyczkowych spotyka się różne sposoby prowadzenia rachunkowości Kasy.

Do najczęściej spotykanych należą:

1. Księgowość prowadzona „ręcznie” (karty kontowe, „amerykanka”),
2. Prowadzenie PKZP w module płacowym,
3. Ewidencja księgowa w programach księgowych zakładu pracy,
4. Wspomaganie arkuszem kalkulacyjnym Excel,
5. Prowadzenie PKZP w programie dedykowanym.

Ad 1.     Księgowość prowadzona „ręcznie” (karty kontowe, „amerykanka”)

Na początku lat 90-tych ubiegłego wieku (gdy weszło rozporządzenie o funkcjonowaniu PKZP) jeszcze większość jednostek sektora publicznego jak i firm prywatnych korzystała z „ręcznego”, „papierowego” księgowania operacji finansowych. Najczęściej spotykanym sposobem „ręcznego” księgowania było: księgowanie analitycznie na kartach kontowych, a syntetycznie w Księdze Handlowej (zwanej Dziennikiem tabelarycznym lub Amerykanką).

Generalnie rzecz biorąc, obecnie nie używa się takich sposobów. Wyjątkiem są szczególne jednostki (zazwyczaj małe). Szacuje się, że jeszcze ponad 15% Kas Zapomogowo-Pożyczkowych prowadzi księgowość ręcznie. Po prostu w takich jednostkach nie oszczędza się czasu (a co za tym idzie kosztów) pracy księgowej/księgowego .  

Odnosząc się do samej zgodności takiego sposobu prowadzenia ewidencji księgowej z Ustawą o rachunkowości - oczywiście jest to zgodne z ustawą.

Ad 2. Prowadzenie PKZP w module płacowym

Prowadzenie PKZP w module płacowym. Niektóre zakłady pracy, idąc w kierunku upraszczania procesów, rozwijają programy kadrowo-płacowe o moduły do ewidencji danych związanych z PKZP. Zazwyczaj takie programy ewidencjonują stany wkładów i pożyczek dla każdego członka kasy, oraz wysokość raty pożyczki i wysokość składki co pozwala na ułatwienie automatycznego przygotowania naliczania list płac w takim programie. Na rynku z pewnością są dziesiątki tak „rozwiniętych” programów płacowych, ale wątpliwym jest że są one zgodne z Ustawą o rachunkowości. Ja spotkałem się z kilkoma takimi – niestety żaden z nich nie odzwierciedlał pełnej księgowości, a co za tym idzie nie był zgodny z Ustawą o rachunkowości. Można by określać cechy, które pozwoliłyby odróżnić program księgowy zgodny z Ustawą o rachunkowości od niezgodnego z tą ustawą (zapewne byłoby wystarczająca ilość materiału na cały artykuł), ale jest rzeczą najważniejszą aby upewnić się, pytając się o to producenta programu płacowego. Producent powinien się pod tym „podpisać”. Warto również przypomnieć, że za dopuszczenie do korzystania z danego programu księgowego odpowiada kierownik jednostki, w przypadku PKZP jej zarząd.

Ad 3. Ewidencja księgowa w programach księgowych zakładu pracy

Zakład pracy delegując swego pracownika do prowadzenia księgowości PKZP powinien zapewnić mu odpowiednio wyposażone stanowisko pracy. Będąc przekonanym o dobrej jakości oprogramowania księgowego, które jest używane na potrzeby rozliczania głównego biznesu w swojej firmie, wyposażają w taki sam program księgowy stanowisko osoby prowadzącej rachunkowość w PKZP. Takie oprogramowanie jest zapewne zgodne z Ustawią o rachunkowości (np. Symfonia Księgowość). Odpowiednio rozbudowując plan kont, tworząc konta analityczne kont rozliczeniowych dla każdego członka kasy, bez wątpienia, można prawidłowo prowadzić rachunkowość w PKZP. Niestety dla np. 500 członków PKZP w takim planie kont będzie ponad tysiąc kont, a każdy zapis księgowy będzie musiał być wpisany oddzielnie. Nie ma księgowań automatycznych (a także innych udogodnień) , które możliwe są w dedykowanych programach księgowych dla Kas Zapomogowo-Pożyczkowych (warto je poznać – patrz opisy w punkcie 5-tym).

Ad 4. Wspomaganie PKZP arkuszem kalkulacyjnym Excel

Zdarza się także , że ewidencja księgowa w PKZP prowadzona jest przy pomocy arkusza kalkulacyjnego Excel. Jedynie niektóre warunki narzucone przez Ustawę o rachunkowości (UoR) spełnia ten program (lecz nie wszystkie). Tak sądzi większość osób zajmujących się tą problematyką, aczkolwiek pojawiają się także śmiałkowie próbujący większość warunków UoR w sprytny sposób „obejść”. Obiektywnie rzecz biorąc musimy stwierdzić, że arkusz kalkulacyjny Excel nie jest przystosowany do prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z UoR (nie jest zgodny z UoR). Arkusz kalkulacyjny Excel jest produktem amerykańskiej firmy Microsoft. Trudno sobie wyobrazić, aby projektanci systemu Excel brali pod uwagę jakiekolwiek wymogi polskiej Ustawy o rachunkowości.

Konkludując - prowadzenie ewidencji księgowej z wykorzystaniem Excel’a nie jest zgodne z ustawą (UoR).

Chyba nie znajdzie się osoba, która nie zgodzi się, że program ten jest potężnym narzędziem o przeróżnych zastosowaniach.  Co zrobić, aby jednak móc prowadzić księgowość zgodnie z Ustawą o rachunkowości z wykorzystaniem Excel’a ?

Zazwyczaj osoby prowadzące ewidencję księgową tworzą specjalne arkusze odwzorowujące karty kontowe poszczególnych członków PKZP. Wprowadzając zapisy księgowe na poszczególnych kartach (arkuszach) możemy chociaż zyskać automatyczne podsumowania, no i mamy ewidencję wszystkich operacji księgowych. Tak prowadzona księgowość jest odwzorowaniem księgowości „ręcznej” - na papierze. Wiemy (punkt  1.) , że sposób takiego prowadzenia ewidencji księgowej jest zgodny z Ustawą o rachunkowości. Więc co nam pozostaje ? Jeżeli arkusz kalkulacyjny Excel potraktujemy jako narzędzie pomocne w naszej pracy (tak jak np. kalkulator) to możemy z niego korzystać. Ażeby było to zgodne z ustawą o rachunkowości wystarczy jedynie drukować okresowo wszystkie karty kontowe. Jak często to robić ? Możemy tutaj wykorzystać sformułowanie, że ewidencję księgową powinniśmy prowadzić na bieżąco. Co to znaczy ? Tydzień spóźnienia – znaczy na bieżąco ? Trzy miesiące spóźnienia – znaczy na bieżąco ? Myślę, że racjonalnie na to patrząc (szczególnie w przypadku charakterystycznej księgowości w PKZP) można zaakceptować spóźnienie jednomiesięczne. Łącząc to w całość można dojść do wniosku, że jeśli prowadzimy ewidencję księgową w Excelu i wydrukujemy „wszystko” (każdą kartę księgową) co miesiąc, to będzie to odwzorowaniem kart kontowych prowadzonych ręcznie - będzie to zgodne z ustawą o rachunkowości. Niestety w rzeczywistości może okazać się to kłopotliwe. Koszty czasu pracowników na księgowanie w excelu oraz koszty okresowego drukowania nie równoważą korzyści ze stosowania tego programu. Warto korzystać z rozwiniętych programów komputerowych, ale najlepiej z dedykowanych rozwiązań- systemów przygotowanych do prowadzenia Pracowniczych Kas Zapomogowo-Pożyczkowych.

 Ad 5. Prowadzenie PKZP w programie dedykowanym

Warto zastanowić się co  zyskujemy prowadząc sprawy PKZP w programie dedykowanym ? Korzystając z rozwiązań informatycznych dedykowanych do PKZP  mamy pewność, że są one zgodne z ustawą o rachunkowości co potwierdza nabyta licencja. Producent programu powinien przekazać Użytkownikowi oprócz instrukcji obsługi także dokumentację techniczną wraz ze szczegółowym opisem struktury i powiązań danych w bazie danych. Na podstawie powyższego kierownik jednostki (zarząd PKZP) podejmuje decyzję o dopuszczeniu do użytkowania dany program księgowy.

Rozwinięty program komputerowy obsługujący PKZP może zaoferować:

• pełną ewidencję danych i spraw w PKZP,
• możliwość importu danych z poprzednio wykorzystywanego oprogramowania lub z plików excela,
• w pełni automatyczne przygotowanie harmonogramu spłat pożyczki, z wszechstronną kontrolą warunków określonych w statucie (np. max. ilość, rat, maks. wielkość pożyczki, kontrola spłaty pożyczki poprzedniej, kontrola obowiązku żyrowania itd.) ,
• w pełni automatyczne księgowanie zatwierdzonej pożyczki,
• w pełni automatyczne przygotowanie przelewu do postaci: „gotowy do zatwierdzenia”
• w pełni automatyczne przygotowanie list potrąceń (wpisowego,  składki, raty pożyczki, ewentualnie innych elementów zgodnie ze statutem PKZP),
• elektroniczne przesyłanie list potrąceń do programu płacowego,
• w pełni automatyczne (jednym kliknięciem) księgowanie zatwierdzonych list potrąceń,
• zautomatyzowane księgowanie wyciągów bankowych (jeżeli bank Użytkownika programu przewiduje postać elektroniczną wyciągu),
• zautomatyzowanie księgowań sporadycznych (wycofanie wkładów, przeksięgowanie wkładów, księgowanie wpłaty),
• automatyczne przygotowanie sprawozdania rocznego (bilansu jak i informacji dodatkowych),
• prowadzenie spraw w podziale na jednostki / wydziały, jeżeli jest to wymagane,
• możliwość bieżącego monitorowania przez każdego z członków PKZP stanu swoich wkładów oraz pożyczki (w przypadku korzystania z systemu internetowego).
• oraz wiele innych cech, z którymi spotykamy się w podstawowych programach księgowych i ewidencyjnych (szybkie wyszukiwanie wg różnych parametrów, bieżący dostęp do stanu finansów każdego z członków, bieżąca możliwość wydruku wszystkich używanych druków i zestawień (bez posiadania specjalistycznej wiedzy informatycznej, bez kompletowania danych z różnych zestawień w jedno itd. – po prostu gotowych do wydruku) itd.

Podsumowując:  szacujemy, że korzystając z programu dedykowanego oszczędzamy ponad 60% czasu pracy pracownika księgowego.

 Na koniec podsumujmy wady i zalety stosowanych sposobów prowadzenia księgowości PKZP:

 W jaki sposób jest prowadzona księgowość w PKZP jest zależne od  Zakładu pracy jak i Zarządu PKZP, ale to Zarząd PKZP musi zgodzić się na wykorzystanie danego programu do  prowadzenia księgowości w Kasie (najważniejszą przesłanką jest zgodność pracy programu z Ustawą o Rachunkowości).

Przedstawiliśmy zalety i wady spotykanych metod.

Polecamy dedykowane Kasom oprogramowanie  firmy Casco Sp. z o.o. Szczegóły informacji : http://www.casco.pl/oprogramowanie-pkzp .

Polecamy także ofertę prowadzenia księgowości Kasy Zapomogowo-Pożyczkową: https://casco.pl/ksiegowosc